جدول المحتويات
إن التعامل مع ضرورة إنهاء الموظف هو مهمة تتطلب البراعة والتعامل الدقيق. إن التعامل مع هذه العملية بحساسية وعقلية استراتيجية ليس فقط مراعيا للموظف ولكنه ضروري أيضا للحفاظ على سمعة الشركة.
في منشور المدونة هذا ، سنتعمق في الفن الدقيق لكيفية إنهاء الموظف بالطريقة الصحيحة. من خلال هذه الإرشادات خطوة بخطوة والاعتبارات القانونية وأهمية التعاطف ، سنزودك بالأدوات اللازمة للتنقل في هذه المهمة الصعبة مع الحفاظ على الاحتراف والاحترام.
لماذا يجب عليك إنهاء الموظف؟
هناك العديد من الأسباب الوجيهة لإنهاء الموظف. تنبع هذه الأسباب عادة من أداء الموظف أو سلوكه أو التغييرات داخل الشركة.
تتضمن بعض الأسباب الشائعة ما يلي:
1. ضعف الأداء
إذا فشل الموظف باستمرار في تلبية توقعات الوظيفة ، على الرغم من التدريب والدعم الكافيين ، فقد يكون من الضروري إنهاء عمله. يمكن أن يؤثر الأداء الضعيف سلبا على معنويات الفريق والإنتاجية والنجاح العام للمؤسسة.
2. انتهاك سياسات الشركة
إذا تجاهل الموظف باستمرار سياسات الشركة ، أو انخرط في سلوك غير أخلاقي ، أو انتهك قواعد مكان العمل ، فقد يؤدي ذلك إلى تعطيل بيئة العمل وتعريض قيم الشركة وسمعتها للخطر.
3. سوء السلوك الجسيم
يمكن أن يؤدي سوء السلوك مثل السرقة أو المضايقة أو الاحتيال أو العنف إلى خلق بيئة عمل معادية وتعريض سلامة ورفاهية الموظفين الآخرين للخطر. في مثل هذه الحالات ، قد يكون الإنهاء ضروريا لحماية المنظمة وموظفيها.
4. العصيان
إذا رفض الموظف باستمرار اتباع التوجيهات أو تحدى السلطة أو لم يحترم المشرفين والزملاء ، فقد يؤدي ذلك إلى تعطيل سلسلة القيادة والتأثير سلبا على العمل الجماعي والتعاون.
5. قضايا الحضور
يمكن أن يؤدي التغيب المفرط أو التأخير أو الغياب المتكرر بدون عذر إلى تعطيل جداول العمل وإعاقة الإنتاجية. إذا استمرت مشكلات حضور الموظف على الرغم من الاستشارة والإجراءات التصحيحية ، فقد يتم النظر في إنهاء الخدمة.
6. إلغاء الوظيفة أو إعادة الهيكلة
قد تتطلب التغييرات في احتياجات العمل أو التقدم التكنولوجي أو التحولات الاستراتيجية من الشركة إعادة هيكلة أو إلغاء بعض الوظائف. في مثل هذه الحالات ، قد يتم إنهاء خدمة الموظفين بسبب أن أدوارهم أصبحت زائدة عن الحاجة.
7. فشل تحسين الأداء
إذا تم منح الموظف قدرا معقولا من الوقت والدعم لتحسين أدائه ولكنه فشل في تلبية المعايير المطلوبة ، فقد يتم اعتبار الإنهاء كملاذ أخير.
8. قيود الميزانية
قد تؤدي العوامل الاقتصادية أو التحديات المالية إلى الحاجة إلى خفض تكاليف العمالة ، مما قد يؤدي إلى تسريح العمال أو إنهاء الخدمة.
9. صحة الموظف أو سلامته
إذا كانت الصحة البدنية أو العقلية للموظف تشكل خطرا على نفسه أو على الآخرين ، ولا يمكن إجراء تسهيلات معقولة ، فقد يكون من الضروري إنهاء عملهم لضمان السلامة.
10. الاستقالة الطوعية
في بعض الأحيان ، قد يختار الموظفون الاستقالة لأسباب شخصية أو فرص التقدم الوظيفي أو عروض أفضل من شركات أخرى. في حين أن هذا ليس إنهاء بدأه صاحب العمل ، إلا أنه لا يزال يؤدي إلى مغادرة الموظف للمنظمة.
عند التفكير في الإنهاء ، من المهم التأكد من أن الأسباب صحيحة وموثقة ومتوافقة مع سياسات الشركة واللوائح القانونية. يجب اتخاذ قرار إنهاء الموظف بعد دراسة متأنية ، ومن الناحية المثالية ، يجب أن يكون الملاذ الأخير بعد محاولة معالجة المشكلة من خلال تقديم المشورة أو خطط تحسين الأداء أو غيرها من التدابير المناسبة.
كيفية إنهاء الموظف بالطريقة الصحيحة
إليك كيفية إنهاء الموظف بالطريقة الصحيحة
1. التحضير
قبل بدء عملية الإنهاء، من المهم التأكد من أن لديك أسبابا وجيهة للإنهاء. قد يشمل ذلك الأداء الضعيف أو انتهاك سياسات الشركة أو التغييرات في احتياجات العمل أو غيرها من الأسباب المشروعة. راجع سجلات أداء الموظف وسجل الحضور وأي وثائق ذات صلة للتأكد من أن قرارك قائم على أسس سليمة.
2. الامتثال القانوني والسياسي
تأكد من أنك على دراية بقوانين ولوائح العمل في ولايتك القضائية. تأكد من أن عملية الإنهاء تتبع كلا من القانون وسياسات وإجراءات شركتك. سيساعدك هذا على تجنب أي تحديات أو نزاعات قانونية لاحقا. تجنب الممارسات التمييزية وضمان أن القرار يستند إلى معايير موضوعية.
3. التوثيق
طوال فترة عمل الموظف ، احتفظ بتوثيق شامل لمراجعات أدائه وتعليقاته وتحذيراته وأي حوادث أدت إلى قرار الإنهاء. ستكون هذه الوثائق بمثابة دليل إذا طعن الموظف في الإنهاء أو إذا ظهرت مشكلات قانونية.
4. اختر الوقت والمكان المناسبين
حدد وقتا ومكانا لاجتماع الإنهاء يحترم خصوصية الموظف ويقلل من الإحراج المحتمل. حدد موعدا لاجتماع خاص في مكان هادئ وسري. تجنب الفترات المزدحمة أو الأوقات التي قد يكون فيها للموظف التزامات شخصية أو اجتماعات مهمة.
5. كن مباشرا وشفافا
في اجتماع الإنهاء ، ابدأ بمعالجة المشكلة بشكل مباشر وشفاف. التواصل بوضوح سبب الإنهاء. تجنب استخدام لغة غامضة أو عبارات ملطفة ، لأن هذا يمكن أن يؤدي إلى الارتباك أو سوء الفهم. إذا أمكن ، قدم أمثلة أو أمثلة محددة أدت إلى القرار.
6. استخدم التواصل المتعاطف
أثناء تقديم الأخبار ، تعامل مع الموقف بتعاطف وحساسية. إدراك أن الإنهاء تجربة صعبة للموظف. استمع باهتمام إلى ردود أفعالهم وأسئلتهم. حافظ على سلوك متماسك ومتعاطف طوال المحادثة.
7. تفاصيل العرض والدعم
تزويد الموظف بالتفاصيل الأساسية المتعلقة بعملية الإنهاء. يتضمن ذلك معلومات حول حزم إنهاء الخدمة ، وشيكات الرواتب النهائية ، وأيام الإجازة غير المستخدمة ، وأي مزايا أخرى يحق لهم الحصول عليها. قدم المساعدة في جمع المتعلقات الشخصية من مساحة العمل الخاصة بهم ونقل مسؤولياتهم إلى أعضاء الفريق الآخرين.
8. الحفاظ على السرية
التأكيد على أهمية الحفاظ على السرية فيما يتعلق بتفاصيل الإنهاء. هذا لا يحترم خصوصية الموظف فحسب ، بل يساعد أيضا في الحفاظ على سمعة الشركة.
9. ممتلكات الشركة والوصول إليها
أثناء أو بعد اجتماع الإنهاء مباشرة ، اجمع أي ممتلكات للشركة من الموظف. يمكن أن يشمل ذلك المفاتيح أو بطاقات الوصول أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو أي معدات أخرى ربما استخدموها أثناء عملهم.
10. إنهاء المهام الإدارية
تحديث الأنظمة والسجلات الداخلية لتعكس حالة إنهاء خدمة الموظف. إخطار الإدارات ذات الصلة ، مثل الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات وكشوف المرتبات ، بالإنهاء حتى يتمكنوا من اتخاذ الإجراءات المناسبة لتسهيل الانتقال السلس.
11. التواصل مع الفريق
اعتمادا على الظروف ، فكر في كيفية ووقت إبلاغ المغادرة لبقية الفريق. الحفاظ على خصوصية الموظف المغادر مع ضمان بقاء الفريق على اطلاع بأي تغييرات قد تؤثر على سير عملهم.
12. تقديم الخطوات التالية
قدم إرشادات حول الخطوات التي يمكن للموظف الذي تم إنهاء خدمته اتخاذها بعد ذلك. أبلغهم بموارد مثل مزايا الكوبرا (إن وجدت) ، ودعم البحث عن وظيفة ، والاستشارات المهنية ، والمراجع المحتملة من الشركة.
13. المتابعة
إظهار الدعم المستمر من خلال جدولة اجتماع متابعة في غضون أسبوع أو نحو ذلك بعد الإنهاء. يسمح هذا للموظف بمعالجة أي أسئلة أو مخاوف أو مسائل لوجستية قد تنشأ أثناء انتقاله بعيدا عن الشركة.
أمثلة على خطاب إنهاء خدمة الموظف
فيما يلي 3 أمثلة على خطاب إنهاء الموظف لإنهاء الموظف بالطريقة الصحيحة.
1. خطاب إنهاء الخدمة بسبب ضعف الأداء
تبلغ هذه الرسالة الموظف بإنهاء خدمته بناء على مشكلات الأداء المستمرة ، معربا عن تقديره لمساهماته ويقدم تفاصيل بشأن الراتب النهائي والمزايا.
[التاريخ]
[اسم الموظف]
[عنوان الموظف]
[المدينة ، الولاية ، الرمز البريدي]
عزيزي [اسم الموظف]،
أكتب إليكم لإبلاغكم بأننا، بعد دراسة متأنية واستعراض شامل للأداء، قررنا إنهاء عملكم مع [اسم الشركة]، اعتبارا من [آخر يوم عمل، عادة أسبوعين من تاريخ الرسالة].
يعتمد هذا القرار على مشكلات الأداء المستمرة ، والتي تمت مناقشتها معك أثناء عملك. على الرغم من بذل قصارى جهدنا لدعم تحسينك ، إلا أننا لم نشهد التقدم المطلوب. نعتقد أن هذا هو أفضل مسار للعمل لك وللشركة.
سوف تتلقى شيك راتبك النهائي في آخر يوم عمل لك ، بما في ذلك أي أيام إجازة مستحقة ، ومعلومات تتعلق بمزايا موظفيك. يرجى إعادة جميع ممتلكات الشركة والمفاتيح في يومك الأخير.
إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة أثناء هذا الانتقال ، فيرجى عدم التردد في التواصل مع قسم الموارد البشرية لدينا.
نحن نقدر المساهمات التي قدمتها خلال فترة وجودك مع [اسم الشركة] ، ونتمنى لك النجاح في مساعيك المستقبلية.
اخلاص
[اسمك]
[عنوانك]
[اسم الشركة]
2. خطاب إنهاء بسبب إعادة هيكلة الشركة
يخطر هذا الخطاب الموظف بإنهاء خدمته بسبب إعادة هيكلة الشركة ، مع التأكيد على أن القرار لا يتعلق بأدائه وتقديم الدعم في إيجاد فرص عمل جديدة
[التاريخ]
[اسم الموظف]
[عنوان الموظف]
[المدينة ، الولاية ، الرمز البريدي]
عزيزي [اسم الموظف]،
أكتب إليكم لإبلاغكم أنه بسبب إعادة هيكلة الشركة مؤخرا، سيتم إنهاء منصبك في [اسم الشركة]، اعتبارا من [آخر يوم عمل، عادة أسبوعين من تاريخ الرسالة].
هذا القرار هو نتيجة للتغييرات الضرورية في هيكل المنظمة وليس انعكاسا لأدائك أو تفانيك في الشركة. نأسف بشدة لأننا يجب أن نتخذ هذه الخطوة ونعترف بعملكم الشاق ومساهماتكم خلال فترة وجودكم هنا.
سوف تتلقى شيك راتبك النهائي في آخر يوم عمل لك ، بما في ذلك أي أيام إجازة مستحقة ، ومعلومات تتعلق بمزايا موظفيك. يرجى إعادة جميع ممتلكات الشركة والمفاتيح في يومك الأخير.
إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى مساعدة في العثور على فرص عمل جديدة ، فإن قسم الموارد البشرية لدينا متاح للمساعدة.
نعرب عن امتناننا لخدمتكم في [اسم الشركة] ونتمنى لكم كل التوفيق في مساعيكم المستقبلية.
اخلاص
[اسمك]
[عنوانك]
[اسم الشركة]
3. خطاب إنهاء الخدمة بسبب انتهاك سياسة الشركة
تبلغ هذه الرسالة عن إنهاء خدمة الموظف بسبب انتهاك السياسة ، وتحدد خرق السياسة وتؤكد على خطورة الانتهاك ، مع تقديم معلومات عن الراتب النهائي والمزايا.
[التاريخ]
[اسم الموظف]
[عنوان الموظف]
[المدينة ، الولاية ، الرمز البريدي]
عزيزي [اسم الموظف]،
أكتب إليكم لإبلاغكم بأننا، بعد إجراء تحقيق شامل، قررنا إنهاء عملكم مع [اسم الشركة]، اعتبارا من [آخر يوم عمل، عادة أسبوعين من تاريخ الرسالة].
هذا القرار هو نتيجة انتهاك سياسة الشركة ، وتحديدا [ذكر السياسة المنتهكة وتفاصيل المخالفة]. نحن نأخذ انتهاكات سياساتنا على محمل الجد ، وعلى الرغم من المناقشات والتحذيرات ، لم يتوقف السلوك.
سوف تتلقى شيك راتبك النهائي في آخر يوم عمل لك ، بما في ذلك أي أيام إجازة مستحقة ، ومعلومات تتعلق بمزايا موظفيك. يرجى إعادة جميع ممتلكات الشركة والمفاتيح في يومك الأخير.
إذا كانت لديك أي أسئلة أو تحتاج إلى مزيد من التوضيح ، فلا تتردد في التواصل مع قسم الموارد البشرية لدينا.
نحن نقدر مساهماتك خلال فترة وجودك في [اسم الشركة] ، ونتمنى لك التوفيق في مساعيك المستقبلية.
اخلاص
[اسمك]
[عنوانك]
[اسم الشركة]
كيف لا لإنهاء الموظف
إنهاء الموظف هو عملية دقيقة تتطلب دراسة متأنية واحترافية. لضمان عدم إساءة التعامل مع الموقف ، إليك كيفية عدم إنهاء الموظف:
1. الإنهاء المفاجئ
تجنب إطلاق الإنهاء على الموظف دون أي تحذير أو مناقشة مسبقة. يمكن أن يؤدي الإنهاء المفاجئ إلى الارتباك والاستياء والتعقيدات القانونية. من الضروري تقديم ملاحظات واضحة وفرصة كبيرة للتحسين قبل اللجوء إلى الإنهاء.
2. نقص الوثائق
لا تقم بإنهاء الموظف دون توثيق مناسب لمشكلات الأداء أو الانتهاكات أو الأسباب المشروعة الأخرى. بدون دليل واضح ، قد ينظر إلى قرارك على أنه تعسفي أو غير عادل ، مما يؤدي إلى تحديات قانونية محتملة.
3. الإنهاء العلني أو المهين
لا تقم بإنهاء الموظف أمام زملائه أو الموظفين الآخرين. هذا يمكن أن يسبب الإذلال ويؤثر سلبا على معنويات الفريق. قم دائما بإجراء مناقشات إنهاء الخدمة على انفراد لاحترام كرامة الموظف.
4. التواصل غير الواضح
تجنب استخدام لغة غامضة أو تفسيرات غير واضحة عند الإبلاغ عن سبب الإنهاء. يمكن أن يؤدي عدم الوضوح إلى سوء فهم وحتى اتهامات بالظلم. كن مباشرا ومحددا وشفافا بشأن الأسباب.
5. عدم التعاطف
لا تتعامل مع الموقف بسلوك بارد أو رافض. يعد إنهاء خدمة الموظف تجربة مؤلمة ، ويمكن أن يؤدي الافتقار إلى التعاطف إلى تفاقم التأثير العاطفي. أظهر التفهم والتعاطف طوال العملية.
6. تجاهل الإجراءات القانونية والموارد البشرية
يمكن أن يؤدي عدم اتباع المتطلبات القانونية وإجراءات الموارد البشرية للشركة إلى عواقب قانونية. تأكد دائما من أن عملية الإنهاء تلتزم بقوانين العمل المحلية والسياسات الداخلية لتجنب النزاعات القانونية المحتملة.
7. تجاهل التأثير العاطفي
لا تقلل من شأن التأثير العاطفي للإنهاء. يمكن أن يتأثر احترام الموظف لذاته ورفاهه العقلي بشدة بهذا الحدث. توفير الموارد والدعم والتوجيه لمساعدتهم على اجتياز هذه الفترة الصعبة.
8. عدم التفكير في الانتقال
تجنب إهمال الجوانب العملية لمغادرة الموظف. تقديم إرشادات حول جمع المتعلقات الشخصية وإعادة ممتلكات الشركة ونقل المسؤوليات. يمكن أن يؤدي إهمال هذه التفاصيل إلى حدوث ارتباك وقضايا لوجستية.
9. التسرع في العملية
لا ينبغي أبدا التسرع في الإنهاء. امنح الموظف وقتا كافيا لطرح الأسئلة وطلب التوضيح والتعبير عن مخاوفه. التسرع في العملية يمكن أن يعطي الانطباع بأن القرار قد اتخذ بشكل تعسفي.
10. تجاهل الجوانب القانونية والعقود
لا تتجاهل شروط عقد العمل أو أي التزامات قانونية مرتبطة بالإنهاء. راجع أي اتفاقيات تعاقدية وبنود غير تنافسية ومزايا إنهاء الخدمة للتأكد من أنك تتصرف ضمن حدود القانون.
11. عدم المتابعة
لا تنهي الموظف ثم تقطع جميع الاتصالات. يمكن أن يؤدي عدم المتابعة إلى الشعور بالتخلي عن الموظف الذي تم إنهاء خدمته. قدم الدعم بعد الإنهاء ، وأجب عن أسئلتهم ، وقدم التوجيه حسب الحاجة.
12. اللوم أو التشهير
تجنب إلقاء اللوم فقط على الموظف أثناء مناقشة إنهاء الخدمة. ركز على الحقائق وأسباب القرار، بدلا من مهاجمتها أو فضحها.
بدأت شركة IBM ، وهي شركة تكنولوجيا متعددة الجنسيات ، برنامج إعادة هيكلة في عام 2018 للتكيف مع ظروف السوق المتغيرة وإعادة تخصيص الموارد للمجالات الاستراتيجية. كجزء من إعادة الهيكلة هذه ، أجرت الشركة إنهاء جماعي للموظفين.
عملية الإنهاء المهني
غالبا ما يتم الاستشهاد بنهج IBM لإنهاء خدمة الموظفين أثناء إعادة الهيكلة هذه كنموذج للاحتراف:
→ الشفافية: كانت شركة IBM شفافة بشأن الأسباب الكامنة وراء تسريح العمال، مشيرة إلى الحاجة إلى إعادة تنظيم تركيز الشركة والحفاظ على قدرتها التنافسية في المشهد التكنولوجي سريع التغير.
خدمات الدعم →: قدمت الشركة للموظفين المتضررين خدمات دعم متنوعة ، بما في ذلك الاستشارات المهنية ، والمساعدة في العثور على فرص عمل جديدة ، والتوجيه بشأن المزايا وحزم إنهاء الخدمة.
→ حزم إنهاء الخدمة: قدمت شركة IBM حزم إنهاء خدمة عادلة وتنافسية للموظفين المتضررين، مما يضمن حصولهم على الدعم المالي أثناء انتقالهم.
التواصل →: تواصلت الشركة مع الموظفين المتأثرين قبل فترة طويلة من إنهاء الخدمة، مما أتاح لهم الوقت للتحضير للانتقال واستكشاف خياراتهم.
→ السلوك المحترم: تم توجيه المديرين وموظفي الموارد البشرية لمعاملة الموظفين باحترام وتعاطف أثناء عملية إنهاء الخدمة ، ومساعدتهم على الخروج من الشركة بكرامة.
→ الامتثال: ضمنت IBM الامتثال لجميع المتطلبات القانونية وقوانين التوظيف فيما يتعلق بإنهاء الخدمة، بما في ذلك تقديم إشعار مناسب واتباع اللوائح الخاصة بتسريح العمال.
→ سياسة الباب المفتوح: حافظت الشركة على سياسة الباب المفتوح للموظفين الذين لديهم أسئلة أو مخاوف أثناء العملية ، وشجعوا التواصل المفتوح.
التأثير: في حين أن أي تسريح للعمال على نطاق واسع له حتما تأثير كبير على كل من الموظفين والشركة، إلا أن النهج المهني لشركة IBM ساعد في تقليل العواقب السلبية. وقد اعترف الكثيرون بالتزام الشركة بمعاملة الموظفين باحترام وشفافية أثناء إعادة الهيكلة، وغالبا ما يتم الاستشهاد به كمثال على كيفية إجراء عمليات إنهاء الخدمة بشكل احترافي حتى في الأوقات الصعبة.
استنتاج
إنهاء الموظف هو عملية معقدة تتطلب اللباقة والحساسية والالتزام بالمعايير القانونية والأخلاقية. من خلال تجنب هذه المزالق الشائعة ، يمكنك التأكد من أن الإنهاء يتم باحترام ومهنية وبطريقة تقلل من الآثار السلبية على كل من الموظف والمنظمة.
كل حالة إنهاء فريدة من نوعها ، لذا قم بتكييف هذه الخطوات وفقا للسياق المحدد وثقافة الشركة. إن معاملة الموظف بكرامة واحترام وإنصاف طوال العملية أمر بالغ الأهمية للحفاظ على بيئة عمل إيجابية والحفاظ على سمعة المنظمة.
