جدول المحتويات
قد تبدو الأتمتة والموارد البشرية وكأنهما فكرتان متناقضتان - الآلات والبشر ليسوا دائما شركاء طبيعيين. ولكن في الواقع ، يمكن لأتمتة الموارد البشرية تحسين كفاءة الأعمال بشكل كبير ، وجعل سير العمل في فريق الموارد البشرية الخاص بك أكثر سلاسة ، وتقليل الأخطاء.
كيف تحقق أتمتة الموارد البشرية ذلك بالضبط؟ في هذا المنشور ، سنستكشف الطرق العشر التي يمكن بها لأتمتة الموارد البشرية زيادة كفاءة عملك وإفادة مؤسستك بأكملها.
دعونا نبدأ!
ما هي أتمتة الموارد البشرية؟
من المحتمل أن يقوم فريق الموارد البشرية الخاص بك بالكثير من المهام اليدوية التي تستغرق وقتا طويلا للحفاظ على تشغيل كل شيء بسلاسة. وعلى الرغم من أن هذه المهام تحتاج إلى إنجازها ، إلا أنها تستغرق وقتا يمكن إنفاقه على أنشطة أكثر قيمة.
لماذا أتمتة الموارد البشرية؟
يمكن أن تساعدك الأتمتة في إدارة الموارد البشرية على:
- تنظيم الوثائق الهامة إلكترونيا.
- استيراد الوثائق المطلوبة
- تخزين الملفات بتنسيقات قياسية حتى تتمكن من استخدامها عبر الأجهزة
- العمل كأرشيف للسجلات.
- إعدادك لعمليات التدقيق من خلال الحفاظ على تنظيم المعلومات والبيانات.
هذه المهام الإدارية كلها مهمة ، لكن الآلات يمكنها أن تفعل الآلات بنفس سرعة البشر. ومع تقلص ميزانيات الموارد البشرية في العديد من الأماكن، فإن إنجاز هذه المهام بسرعة وكفاءة دون توظيف عدد إضافي من الموظفين أمر حيوي. أتمتة الموارد البشرية هي الحل.
الأتمتة مقابل الاستعانة بمصادر خارجية
ولا يزال دور الموارد البشرية يتطور بوتيرة أسرع من ذي قبل. تحاول المؤسسات الآن إيجاد التوازن المثالي بين العمل الاستراتيجي الداخلي والأتمتة والاستعانة بمصادر خارجية.
تشير الدراسات الحديثة حول الدور المتطور لأخصائي الموارد البشرية إلى أن جزءا كبيرا من وظائف الموارد البشرية ، مثل المسؤوليات الإدارية ، إما أن يكون آليا أو يتم الاستعانة بمصادر خارجية للآخرين.
10 أفضل ممارسات أتمتة الموارد البشرية
إذن كيف يمكن أن تبدو أتمتة الموارد البشرية لشركتك؟ لنلق نظرة على بعض من أفضل أمثلة أتمتة الموارد البشرية حول كيفية زيادة كفاءة الأعمال باستخدام أدوات الموارد البشرية المناسبة.
1. انخفاض معدلات الخطأ
لا تزال العديد من مهام إدخال البيانات لفرق الموارد البشرية تتم عبر الإدخال اليدوي - إدخال تواريخ الإجازات وكشوف المرتبات والمعلومات بالساعة ومعلومات الموظفين. لكن القيام بكل هذه المهام يدويا يترك مجالا كبيرا للأخطاء للتسلل إليها. يتعب الموظفون أو يشتت انتباههم أو يذهلون قليلا من الطبيعة المملة والمتكررة لإدخال البيانات ، وتحدث الأخطاء.
إصلاح هذه الأخطاء ليس مجرد إزعاج - فهي تؤدي في بعض الأحيان إلى أخطاء محبطة أو مكلفة تسبب مشكلات أكبر في المستقبل. يمكن أن يؤدي تجنب هذه الأخطاء اليدوية البسيطة إلى توفير الوقت والتكلفة لنشاطك التجاري.
2. المزيد من التحفيز للموظفين
دعونا نواجه الأمر - لا أحد تقريبا يستمتع بتولي تلك المهام الصغيرة الطائشة مثل إدخال البيانات. يكون الموظفون أكثر انخراطا عندما يكون لعملهم غرض ومعنى ، ولا يتناسب إدخال معلومات الموظف في جدول بيانات مع هذه الفاتورة. حتى مديرو الموارد البشرية لديك يشعرون بالضغط - فهم يقضون ما معدله 14 ساعة في الأسبوع في إكمال المهام التي يمكن أتمتتها يدويا.
إن تحرير فريق الموارد البشرية الموهوب لديك للتركيز أكثر على ما يفعلونه بشكل أفضل - مثل إدارة أداء الموظفين ، وقيادة استراتيجية الشركة ، وإدارة التغيير - يساعد الموظفين على البقاء أكثر تحفيزا لأداء جيد وبذل قصارى جهدهم.
3. تبسيط سير العمل
العديد من مهام الموارد البشرية القديمة والعمليات وسير العمل معقدة للغاية. هناك العديد من الخطوات الضرورية لإكمال كل مرحلة ، وفريق كامل من الأشخاص المعنيين ، ويبدو أن كل شيء يستغرق إلى الأبد. هذا هو عكس الكفاءة.
ولكن مع أتمتة الموارد البشرية ، أصبح التحقق من عمليات الموارد البشرية هذه وإدارتها أبسط بكثير. على سبيل المثال ، يعد التحقق من أيام العطلات والإجازات المرضية وإدارتها مهمة كبيرة ومعقدة عند القيام بها يدويا.
ولكن مع أتمتة الموارد البشرية ، تكون جميع المعلومات في متناول الفريق بمجرد البحث السريع - لا حاجة لسحب الملفات أو إرسال طلب إلى الموارد البشرية. إنها بسيطة وسريعة ودقيقة.
4. إضافة الأمان إلى البيانات
تعد ملفات ومعلومات الموارد البشرية أمرا حيويا لإدارة عملك. قد يطلب منك الاحتفاظ بالمعلومات من سنوات أو حتى عقود مضت، وتحتاج إلى الاحتفاظ بالمعلومات في حالة عمليات التدقيق أو للرجوع إليها في المستقبل.
مع وجود العديد من أنظمة الموارد البشرية القديمة ، توجد كل هذه المعلومات على منصة واحدة - وإذا كان ذلك يمثل مشكلة ، فيمكن أن تختفي بياناتك إلى الأبد. (لن نتحدث حتى عن رعب نظام ورقي يسقط في حريق أو فيضان!)
من ناحية أخرى ، عند استخدام أتمتة الموارد البشرية ، يتم نسخ بياناتك احتياطيا إلى خوادم شركتك عبر الإنترنت. إنه آمن حتى في حالة حدوث حادث أو انقطاع التيار الكهربائي أو كارثة طبيعية أو أي شيء آخر قد يحدث. إنها واحدة من أكبر أفضل ممارسات أتمتة الموارد البشرية لتوفير هذه النسخ الاحتياطية في حالات الطوارئ.
5. تحسين عملية التوظيف والتأهيل
يعد التوظيف وتأهيل الموظفين الجدد أحد أهم مهام فريق الموارد البشرية الخاص بك. في حين أنه لا يمكن لأي برنامج للموارد البشرية أن يحل محل خبير توظيف ماهر للمهام التي تركز على الناس مثل إجراء المقابلات مع المرشحين ، إلا أن الأتمتة يمكن أن تلعب دورا حاسما أيضا.
يمكن أن تساعدك أتمتة الموارد البشرية في عملية التوظيف على تصفية مجموعة كبيرة من المرشحين وصولا إلى أكثرهم وعدا واختيار الملفات الشخصية بناء على المهارات والخصائص التي من المحتمل أن تنجح ، وهو أمر مهم بشكل خاص لأن 52٪ من المتخصصين في الموارد البشرية يقولون إن فجوة المهارات للمرشحين قد ساءت في العامين الماضيين.
ويمكنك أتمتة إبقاء المرشحين المؤهلين في الحلقة خلال المرحلة الأولى من عملية التوظيف. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد الأنظمة القائمة على الذكاء الاصطناعي في منع التحيز والتمييز الضمني من التأثير على من يصل إلى مجموعة المرشحين.
6. مزيد من التركيز على احتياجات الموظفين
إن معرفة ما يريده موظفوك ويحتاجون إليه وقيمته ليس بالأمر السهل على أي مؤسسة موارد بشرية - ولكنها مهمة حاسمة. هناك العديد من الأدوات تحت تصرفك لهذا الغرض (مثل استطلاعات مشاركة الموظفين واستطلاعات رضا الموظفين) ، ولكن أتمتة الموارد البشرية لها دور تلعبه أيضا.
يمكن أن تساعد أدوات الذكاء الاصطناعي فريق الموارد البشرية على تحديد احتياجات الموظفين من خلال تحليل سلوكهم واكتشاف الأنماط. يمكن أن يساعدك أيضا في اكتشاف المشكلات قبل أن تصبح مشاكل كبيرة وتحديد الحلول الممكنة.
7. اتخاذ قرارات تجارية أفضل
يعد تحليل البيانات والتعلم منها أحد أفضل الطرق التي يمكن لعملك من خلالها اتخاذ قرارات أفضل بشأن أي شيء تقريبا - بما في ذلك الموارد البشرية.
يمكن أن يساعدك استخدام أدوات أتمتة الموارد البشرية في جمع بيانات دقيقة حول الجوانب المتعلقة بالموارد البشرية، مثل عدد الموظفين وبيانات الموظفين والتعويضات واتجاهات الرواتب والمزيد. ويمكن أن يساعدك استخدام الذكاء الاصطناعي في هذه الأدوات على إجراء تحليلات متطورة لتلك البيانات لاتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أفضل لشركتك أيضا.
على سبيل المثال ، يمكنك استخدام الذكاء الاصطناعي لتحديد الموظفين الذين ينجحون في أدوارهم وأيهم يكافحون ومعرفة ما إذا كان التحول سيكون مناسبا بشكل أفضل. أو يمكنك إلقاء نظرة على فريق يواجه مشكلة في النجاح ومعرفة التغييرات التي يمكن أن تحدث فرقا كبيرا. بدلا من التخمين بناء على الغريزة ، يمكنك إضافة بيانات إلى المزيج والحصول على نتائج حقيقية من فرقك. إذا كنت تتطلع إلى بناء فريق الذكاء الاصطناعي داخلي ، فإليك دليل متعمق لتوظيف مطوري الذكاء الاصطناعي.
8. خلق كفاءة من حيث التكلفة
تقاوم العديد من الشركات الانتقال إلى أتمتة الموارد البشرية بسبب التكلفة الأولية مقدما. وهذا صحيح - هذه الأنظمة ليست رخيصة معظم الوقت (على الرغم من أن بعض الخيارات أقل تكلفة).
الميزانيات ضيقة ، ومستقبل الأعمال غير مؤكد بعض الشيء في الوقت الحالي ، لذلك من المنطقي توخي الحذر. ولكن في الواقع ، يمكن أن يظهر النظر إلى المدخرات طويلة الأجل من أداة أتمتة الموارد البشرية انخفاضا كبيرا في التكاليف بشكل عام حتى عندما تأخذ في الاعتبار تكلفة الأداة نفسها.
فكر في الأمر على أنه استثمار طويل الأجل في عملك. نعم ، أنت تنفق المال الآن ، ولكن هناك العديد من كفاءات التكلفة التي ستكسبها أثناء استخدامك لهذه الأداة أو الأدوات بمرور الوقت.
تأتي هذه الوفورات من انخفاض معدلات الخطأ بشكل كبير ، وتحسين عمليات التوظيف ، وتحسين التحكم في البيانات ، والأمن ، وانخفاض عدد الموظفين ، وزيادة التحفيز والإنتاجية بين الموظفين الحاليين. مقنع جدا ، أليس كذلك؟
9. الحفاظ على اتساق الأمور
كل فرد في فريق الموارد البشرية الخاص بك يفعل الأشياء بشكل مختلف قليلا. يعالج أحد أعضاء الفريق إدخال البيانات، ويستخدم آخر نظاما مختلفا. تقوم مجموعة واحدة بتشغيل عملية بطريقة معينة ، بينما تستخدم مجموعة أخرى طريقة أخرى.
على الرغم من أنه لا يجب القيام بكل شيء في الموارد البشرية بنفس الطريقة ، إلا أن زيادة اتساق البيانات والعمليات يمكن أن تؤدي إلى كفاءات كبيرة.
هذا صحيح بشكل خاص في بيئة الموارد البشرية المعقدة اليوم. تضمن أتمتة عمليات الموارد البشرية اكتمال المهام الحيوية بنفس الطريقة في كل مرة ، مما يقلل من الحاجة إلى التدخلات اليدوية ويضمن أن الجميع على نفس الصفحة طوال الوقت. يساعدك على الالتزام بمهام سير العمل المحددة مسبقا ومنع العمليات غير المنتظمة من الحفاظ على الكفاءة.
10. بناء المرونة التنظيمية
إذا كان لديك بعض النجوم في فريقك ، فأنت محظوظ! ولكن يمكنك أيضا أن تنمو لتعتمد عليها أكثر من اللازم. عندما يغادر هؤلاء النجوم ، تترك لك فجوات في المعرفة وأحيانا البيانات والعمليات أيضا.
ولكن عندما تقوم بتضمين أتمتة الموارد البشرية ، يمكنك إنشاء نسخ احتياطية لجميع هذه العمليات والمعلومات ، لذلك لا تعتمد كليا على حفنة من الموظفين للالتصاق بها.
وهذا يساعد مؤسستك على أن تصبح أكثر مرونة - فأنت مستعد عندما يغادر الأشخاص ، كما سيفعلون حتما ، ولن يتوقف فريقك بأكمله عندما يحدث ذلك.
الوجبات السريعة الرئيسية
في بيئة الأعمال التنافسية للغاية اليوم ، تحتاج إلى اكتساب كل الكفاءة التي يمكنك التنافس فيها. تعد أتمتة الموارد البشرية طريقة رائعة لشركتك للعمل بشكل أسرع وأكثر ذكاء وخدمة موظفيك القيمين بشكل أفضل. قد يبدو من الغريب استخدام الآلات لمساعدة موظفيك على النجاح ، ولكن هذا هو بالضبط هدف أدوات أتمتة الموارد البشرية - ومن الأسهل من أي وقت مضى العثور على الأدوات التي تناسبك.
If you're looking for an automated tool to help you reward, recognize, and engage your employees every day with data-driven technology, Book a Demo or Schedule a Free Trial of Empuls today.
أطلق العنان لأكبر سر من أسرار المشاركة للاحتفاظ بأفضل أدائك.
تعرف على كيفية القيام بذلك
