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Collecting honest feedback and getting the best insights is essential most of the time to notice various perspectives. One of the critical situations in which you may need the best insights is resignations.
Viele Beschäftigte verlassen ihr Unternehmen aus vielen Gründen, z. B. wegen der Unternehmenskultur, unzureichender Löhne, der Arbeitsumgebung, der Arbeitszeiten und der Arbeitsbelastung. Die Arbeitgeber sollten diese Gründe untersuchen und entsprechend den Rückmeldungen die notwendigen Änderungen vornehmen, wenn das Unternehmen sie braucht.
There are various ways to collect constructive feedback from employees who resign. The most common way to do it is to conduct exit surveys.
Exit surveys are preferred because they can be created online and filled out quickly via mobile applications. In this article, you will learn methods, questions, and reasons to obtain the best insights in your surveys in a detailed way.
What is an employee exit survey?
An employee exit survey is a structured questionnaire given to departing employees to understand their reasons for leaving, gather feedback on their work experience, and identify areas for improvement within the organization.
Unlike exit interviews, which can sometimes lead to guarded responses, exit surveys provide employees with a confidential platform to share honest insights about management, workplace culture, compensation, career growth, and job satisfaction.
Leaders can create a better company culture when employees express their opinions about why they are leaving the organization.
The responses to the exit surveys show more clearly where the company has shortcomings. For this reason, the reactions should be noted and analyzed to improve employee engagement and retention. So companies can make the necessary moves to correct their shortcomings.
4 Reasons you should use employee exit surveys
Sie fragen sich vielleicht, welche weiteren Vorteile Austrittsbefragungen für die Arbeitskultur und die Unternehmen bringen können. In vielerlei Hinsicht geben diese Umfragen Ihrem Unternehmen eine neue Perspektive, und Sie werden zu einem Unternehmen, in dem die Mitarbeiter um eine Stelle bei Ihnen konkurrieren.
1. Nützliches Feedback einholen
With the feedback and various ideas you get, you can bring new perspectives to the HR department and make existing employees more satisfied. This feedback is usually about situations that employees are uncomfortable with.
Engaged employees will be more committed to their workplace. In addition, they will embrace workplace projects as their own.
2. Stärkere Beziehungen aufbauen
Auch wenn Mitarbeiter kündigen, bedeutet das nicht, dass sie nie wieder am selben Ort arbeiten werden. Es kann sein, dass sie ihre Kollegen oder, was noch wichtiger ist, ihre Arbeit an ihrem neuen Arbeitsplatz nicht mögen, und dass sie wieder mit Ihnen zusammenarbeiten möchten.
Aus diesem Grund können Umfragen zum Ausscheiden von Mitarbeitern dazu beitragen, den Kontakt zu ihnen aufrechtzuerhalten und sogar eine engere Bindung aufzubauen.
3. Entdecken Sie die Schwachstellen und Stärken
Criticism is one of the best ways to detect your weak points to improve yourself. Companies and their management groups need to be open to both positive and negative criticism because only in this way can they discover their strengths and weaknesses.
Wenn Sie mehr tun, um Ihre Schwächen zu verbessern, werden Sie Ihre neuen Mitarbeiter automatisch zufrieden stellen.
4. Weitere Abwanderung vermeiden
While many people can work for you, hiring a new employee for a company is an important and lengthy process. Both employees and employers need to trust each other mutually. Every employee who leaves is a waste of time and effort for the company, and proper communication with employees can help you avoid these losses.
So erstellen Sie eine Austrittsumfrage
Die Erstellung einer Austrittsumfrage kann sich als wertvoll erweisen, wenn es darum geht, Feedback von Personen zu sammeln, die Ihre Organisation oder Ihr Programm verlassen. Die Umfrage kann Ihnen dabei helfen, verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln und Einblicke in die Gründe für den Austritt zu gewinnen.
Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie bei der Erstellung einer effektiven Austrittsumfrage unterstützt:
1. Definieren Sie Ihre Ziele
Determine the specific goals you want to achieve with the exit survey. For example, you should understand the reasons for employee turnover, identify areas of dissatisfaction, or gather suggestions for improvement.
2. Wählen Sie die Erhebungsmethode
Entscheiden Sie sich für das Format und die Übermittlungsmethode für Ihre Umfrage. Sie können zwischen Online-Umfragetools und Umfragen auf Papier wählen.
3. Wählen Sie die Fragen für die Umfrage
Develop a set of questions that align with your objectives. Consider a mix of closed ended (multiple-choice or rating scale) and open-ended (free text) questions. Here are some common types of questions to include:
- Demografische Informationen: Sammeln Sie grundlegende Daten wie Stellenbezeichnung, Abteilung, Betriebszugehörigkeit oder Gründe für das Ausscheiden.
- Fragen mit Likert-Skala: Verwenden Sie Bewertungsskalen, um den Grad der Zufriedenheit zu messen, z. B. indem Sie die Teilnehmer bitten, Aspekte ihrer Arbeit oder des Unternehmens zu bewerten.
- Multiple-choice questions: Offer predefined options for respondents, such as asking about the primary reason for their departure.
- Offene Fragen: Geben Sie den Befragten die Möglichkeit, detailliertes Feedback, Vorschläge oder zusätzliche Kommentare abzugeben.
4. Gewährleistung von Vertraulichkeit und Anonymität
Versichern Sie den Befragten, dass ihre Antworten vertraulich und anonym bleiben. Dies trägt dazu bei, ehrliche und unvoreingenommene Antworten zu erhalten.
5. Halten Sie die Umfrage kurz und bündig
Respektieren Sie die Zeit der Befragten, indem Sie die Umfrage kurz und konzentriert halten. Vermeiden Sie unnötige oder sich wiederholende Fragen.
6. Pilottest der Umfrage
Bevor Sie die Umfrage auf breiter Basis verteilen, sollten Sie einen Pilottest mit einer kleinen Gruppe von Personen durchführen, die das Unternehmen verlassen werden oder kürzlich verlassen haben. Auf diese Weise können Sie etwaige Probleme oder Unklarheiten in der Umfrage erkennen und die notwendigen Anpassungen vornehmen.
7. Verteilen Sie die Umfrage
Once confident in the survey's design, distribute it to the intended audience. Send it via email, link to your organization's website, or distribute paper copies if necessary.
8. Setzen Sie eine Frist und senden Sie Erinnerungen
Communicate the deadline for survey completion and consider sending reminder emails to encourage participation.
9. Analysieren Sie die Daten
Sobald Sie die Antworten gesammelt haben, analysieren Sie die Daten, um Muster, Trends und wichtige Erkenntnisse zu ermitteln. Suchen Sie nach gemeinsamen Themen, wiederkehrenden Problemen und verbesserungswürdigen Bereichen.
10. Maßnahmen ergreifen
Use the insights from the exit survey to inform your decision-making and improve your organization or program. Implement changes based on feedback to address any identified issues or concerns.
Gain Actionable Insights with Empuls Employee Exit Surveys
Understand why employees leave and improve retention with Empuls’ employee exit surveys. Get honest feedback, identify workplace challenges, and make data-driven decisions to enhance employee experience. Ensure every departure leads to meaningful organizational growth.
How to conduct an employee exit survey: 5 Best methods
Wenn Sie durch die Informationen, die Sie gelesen haben, erkannt haben, wie nützlich diese Umfragen für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter sein können, denken Sie wahrscheinlich darüber nach, wie Sie sie erstellen können.
We have compiled three frequently used methods for you so that you will have an average knowledge of each one and can choose the best one for yourself.
1. Von Angesicht zu Angesicht
Eine der am häufigsten verwendeten Methoden zur Durchführung einer Austrittsbefragung ist die persönliche Befragung. Die älteren und traditionelleren Papierfragebögen werden von den Personalabteilungen erstellt und sollen von den Mitarbeitern beantwortet werden, die ihre Absicht erklärt haben, zu kündigen.
You can ensure employees read the survey questions completely and answer them themselves. The downside is that the answers to these questions must be recorded and analyzed individually, which is a very long process.
2. Gedruckte Umfragen
Printed surveys are another way to collect honest feedback from your employees. You can quickly print the surveys you create on the computer and then give them to those who resign from their jobs. This method is more costly and laborious than others.
Employees must also be physically present in the office to complete the printed questionnaires, which many people do not want to deal with.
3. Telefonanruf
Surveying by phone call is also one of the methods used, although it is not very popular. The first reason for its unpopularity is the low response rate to these surveys.
According to Pew Research, the response rate to telephone surveys continues to decline. During phone calls, the person in charge reads the previously prepared text to the resigned employees and records their answers.
However, this method is a very tiring process for both parties. Misunderstandings and poor connections can also hurt the results of the survey.
4. Erstellen Sie eine Umfrage durch Schreiben von Code
Another well-known method is to write code to build an online exit survey. With this method, you can create a survey with your desired look. You need to know how to code or hire a program to do this.
The downsides of coding are that it is expensive and takes too long to create a survey. For this reason, although it is a well-known method, it is also a method that is no longer preferred.
5. Verwendung von Umfrageerstellungstools
Another frequently preferred and popular method is online employee feedback and survey tools. One of the most preferred reasons is that online survey tools do not require coding knowledge, and surveys can be created online.
Darüber hinaus enthalten viele Umfrageerstellungstools Vorlagen für Ausstiegsumfragen, was Ihre Arbeit noch einfacher macht. Vorgefertigte Vorlagen und Themen helfen Ihnen, Umfragen in einer Minute zu erstellen.
How to summarize the findings of exit interviews to improve performance
You'll have a tone of helpful information in your possession after conducting an employee departure interview. One issue remains for you to consider after the departing employee has been subjected to all of those exit interview questions: What will I do with this information?
Too frequently, businesses file it away without acting on the new information. In reality, 37% of HR managers claim to utilize departure interview data seldom. #Stop allowing it to happen to you.
Im Folgenden werden einige Schritte zur Zusammenfassung der Ergebnisse von Austrittsgesprächen beschrieben:
1. Führen Sie Austrittsgespräche mit ausscheidenden Mitarbeitern
When your employees inform the human resources department that they want to resign, you should send them the exit survey you prepared earlier. You can do this in the way you think will be most useful for you. For example, these can be online surveys or paper surveys.
Your exit survey should include engaging questions with a purpose similar to other HR survey questions. Employees should answer questions without wasting too much time after leaving their work. Otherwise, it can be challenging to get the most honest feedback.
2. Analysieren Sie die Daten, um festzustellen, ob es ein gemeinsames Muster gibt
Der nächste und einer der wichtigsten Schritte ist die Analyse der Antworten. Bei der Analyse der Antworten sollte man zunächst darauf achten, ob es gemeinsame Antworten gibt. Diese gemeinsamen Muster erleichtern es, die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens zu ermitteln.
You should especially note your weak points so that you don't face the same problems in the future. You should also record your employees' favorite features in your company so that you don't have to put effort into developing them further.
3. Vergleich der Ergebnisse der Austrittsbefragung mit den Ergebnissen anderer Umfragen
Another way to analyze the survey results is to compare them with other employee surveys and forms. The general purpose of these surveys is to measure employee satisfaction with their work and to improve their performance. In all surveys, you can check whether employees answer the questions consistently.
If employees are dissatisfied with the same aspects across all surveys, the human resources department should prioritize improving them. This way, you can enhance your company culture and obtain more engaged employees.
4. Schwachstellen erkennen und an deren Verbesserung arbeiten
Ein weiterer Schritt besteht darin, die Schwachstellen zu ermitteln und zu kategorisieren. Sobald Sie diese kategorisiert haben, wird es einfacher sein, sie zu verbessern. Die Bedenken der Mitarbeiter können zum Beispiel mit der Arbeit, dem Arbeitsumfeld, der Unternehmenskultur, wirtschaftlichen Gründen oder Mobbing zusammenhängen.
Wenn eine direkte Person für diese Probleme verantwortlich ist, sollten Sie dies mit ihr besprechen. Wenn es sich bei diesen Problemen um Dinge handelt, die das Unternehmen verbessern und verändern kann, sollte man ihnen Bedeutung beimessen und sich um die Umsetzung dieser Innovationen bemühen.
5. Teilen Sie Ihre Erkenntnisse mit Führungskräften, um neue Strategien zu entwickeln
Der letzte Schritt besteht darin, dass Sie alle Ihre Analysen im Detail festhalten und eine Gesamtbewertung vornehmen. Sie sollten alle Ergebnisse mit Ihren Managern in Ihrer Organisation teilen und neue Strategien zur Verbesserung dieser Unzulänglichkeiten ausarbeiten.
Wenn es Ihnen gelingt, all diese Schwächen in Stärken umzuwandeln, können Sie Ihr Unternehmen aus Sicht Ihrer Mitarbeiter noch attraktiver machen.
Ready-to-Use Employee Survey Templates for Instant Insights
Save time and get the right feedback with Empuls’ employee survey templates. Choose from a variety of pre-designed surveys to measure engagement, satisfaction, and workplace culture—customizable for your organization’s needs.
Exit interview questions HRs should ask employees
If you want to create an exit survey from scratch and are unsure what questions to include, you should use the questions below.
Even if you don’t use the same questions below, you can take inspiration from them and develop more relevant questions for your own company.
General exit interview questions HRs should ask employees
The questions listed below are more generic exit interview questions. These inquiries may be asked during an exit interview regardless of the reasons for a candidate's departure from the organization. We will offer more detailed questions based on the kind of departure.
1. Why did you decide to leave [company]?
2. Was hat Sie dazu veranlasst, sich anderweitig um Arbeit zu bemühen?
3. Was a specific event that made you leave your position? Then what?
4. Was bietet Ihre neue Stelle, was Ihre vorherige nicht getan hat?
5. Could anything has been done to keep you working for the company? Then what?
6. Haben Sie sich mit jemandem beraten, bevor Sie sich zum Rücktritt entschlossen haben?
7. Würden Sie auf das Unternehmen zurückkommen? Ob oder ob nicht
8. Would others consider working for the company? Why not, then?
9. Haben Sie jemals irgendeine Form von Mobbing oder Belästigung erlebt? Wenn ja, haben Sie die Personalabteilung kontaktiert?
10. Haben Sie während Ihrer Tätigkeit eine engagierte oder ermutigende Führung erlebt?
11. Did you have the right equipment, materials, and/or training to fulfill your role's requirements? What was lacking if not?
12. Haben Sie Vorschläge zur Verbesserung der Attraktivität der Organisation?
13. Haben Sie noch weitere Anmerkungen zu machen?
14. Is it acceptable if a representative of our human resources division contacts you to inquire about anything further?
Fragen für ein Kündigungsgespräch mit einem Mitarbeiter, wenn dieser in den Ruhestand geht
Der Ruhestand ist eine bittersüße Angelegenheit. Sie verlassen den Arbeitsplatz, den sie kannten und liebten, aber es kann auch bedeuten, dass sie mehr freie Zeit und Möglichkeiten für neue Erfahrungen haben werden. Sie können mehr über den beruflichen Werdegang und die zukünftigen Ziele eines ausscheidenden Mitarbeiters erfahren, wenn Sie ihm in einem Austrittsgespräch die folgenden Fragen stellen.
15. Wie beurteilen Sie Ihre berufliche Entwicklung und Ihre Leistungen im Unternehmen?
16. Was wollen Sie nach Ihrer Pensionierung tun?
17. Glauben Sie, dass Sie genug Geld haben, um Ihren Lebensunterhalt im Ruhestand zu bestreiten?
18. Wurden Sie während Ihrer gesamten Laufbahn vom Unternehmen ausreichend geschult und unterstützt?
19. Was hätte man tun können, um Ihre Erfahrung zu verbessern oder sie erfolgreicher zu machen?
20. Haben Sie Empfehlungen für die derzeitigen oder zukünftigen Mitarbeiter des Unternehmens?
21. Haben Sie Vorschläge zur Verbesserung der Sozialleistungen oder der Altersvorsorge des Unternehmens?
22. Beabsichtigen Sie, weiterhin in irgendeiner Form mit dem Unternehmen zusammenzuarbeiten, z. B. durch Beratung oder ehrenamtliche Tätigkeit?
Exit interview questions for terminated employees
Even though termination is never a simple topic, exit interviews are crucial. There are situations when a separation can be amicable. It might not be at other times. The following questions can be used to learn how a fired employee feels about the company and, ideally, address any rules or practices that may have contributed to their termination.
23. Können Sie die Umstände beschreiben, die zu Ihrer Kündigung geführt haben?
24. Gab es vor der Entlassung irgendwelche Warnsignale oder Warnzeichen?
25. Did you receive the assistance and instruction you need for your role before your employment was terminated?
26. Did you feel that the management valued your work?
Exit interview questions to ask employees when they resigns voluntarily
There are many different causes for voluntary resignations, from personal to professional. The following questions can be used in an exit interview with a departing employee to learn more about their time there and, ideally, to change any rules or practices that may have contributed to their choice to leave.
27. Why did you decide to leave your position?
28. Gab es eine Möglichkeit, wie das Unternehmen Ihre Kündigung hätte verhindern können?
29. Waren Sie der Meinung, dass Sie die richtige Anleitung und Unterstützung für Ihre Position erhalten haben?
30. Hat die schlechte Kommunikation mit der Geschäftsleitung oder Ihren Kollegen Ihre Entscheidung, zu kündigen, beeinflusst?
31. Haben Sie irgendwelche Empfehlungen zur Verbesserung der Unternehmenskultur oder des Arbeitsplatzes?
32. Würden Sie das Unternehmen als einen guten Arbeitsplatz empfehlen?
33. Möchten Sie noch etwas zu Ihrer Zeit im Unternehmen oder zu Ihrem Ausscheiden hinzufügen?
Fragen für ein Kündigungsgespräch, wenn ein Praktikant das Unternehmen verlässt
The success of the intern program and the degree to which interns were assimilated into the company may be learned through exit interviews with interns. The following questions can be asked of a departing intern during an exit interview to learn more about their time with the company and, perhaps, to enhance any rules or procedures for future intern recruits.
34. What would you say about your time as an intern at the company?
35. Did you believe that you were given the proper instruction and assistance for your position?
36. Did poor communication with management or coworkers contribute to your decision to leave the internship program?
37. Do you have any recommendations about how to make the intern program or the workplace for interns better?
38. Would you suggest the company to prospective interns looking for experience?
39. Do you have any further comments on your time as an intern at the company and/or your decision to leave the program?
40. Would you think your experience working for the organization as an intern was beneficial to your career and personal development?
41. Would you ever think about submitting an application for full-time employment with the company? If not, why not?
How can exit interviews affect the retention of employees
Employee retention is greatly influenced by employee engagement. However, departure interviews will only affect employee retention if the lessons learned are acted upon and applied to benefit the rest of your staff.
Man geht davon aus, dass etwa 85 % der Arbeitnehmer bei der Arbeit unmotiviert sind. 1 Auch wenn diese Zahl schwer zu begreifen ist, gibt es dennoch Schritte, die Sie unternehmen können, um den Lauf der Dinge zu ändern.
Die folgenden drei Elemente haben einen erheblichen Einfluss auf das Engagement der Mitarbeiter:
- Die Beziehung zwischen einem Vorgesetzten und einem Mitarbeiter
- Das Vertrauen der Mitarbeiter in die Unternehmensführung
- Der Sinn der Mitarbeiter für Teamarbeit
Keep these in mind as you prepare for the departure interview and ask questions to discover how you may enhance relationships, trust, and pride in your company.
Wie Sie von Mitarbeiterbefragungen profitieren können
You may learn a lot from exit interviews. Don't waste the opportunity to learn by failing to use employee departure surveys. Employee surveys may be used at any time, not only when someone is leaving, but they are especially crucial when someone is about to leave. It's important to receive comments from others since, according to 71% of workers, it makes them more productive.
One of the last opportunities you have to hear from an employee before they leave your firm is when they are about to leave. Don't pass up the chance to learn from them; utilize constructive criticism to improve your team's workplace.
Remember that the main objective of departure interviews is to use the knowledge you gain to improve workplace culture for your current and future teams. Take advantage of every employee leaving to enhance your business.
Improve employee retention with the Empuls exit survey software
Losing employees is inevitable, but understanding why they leave can help organizations build a better workplace. Empuls’ employee exit survey software provides structured feedback to uncover key reasons for attrition, helping HR teams make informed decisions that improve retention.
🔹 Automated & customizable surveys: Make exit surveys effortlessly with pre-designed templates or create your own.
🔹 Confidential & honest feedback: Ensure departing employees feel safe sharing their experiences.
🔹 AI-driven analytics: Identify trends and recurring issues to address workplace concerns.
🔹 Easy integration: Conduct surveys seamlessly via Slack, Microsoft Teams, or email.
🔹 Actionable insights: Use real-time data to refine policies, improve engagement, and boost retention.
Don’t let valuable feedback walk out the door. With Empuls’ employee exit interview survey, turn departures into opportunities for workplace growth and improvement.
Die wichtigsten Punkte zum Mitnehmen
Wenn Sie ehrliches Feedback einholen und Ihre Mitarbeiter nach ihrer Meinung fragen, können Sie Ihr Unternehmen verbessern. Sie können Ihre Unternehmenskultur und Ihre Arbeitsbedingungen so verändern, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Höchstmaß an Effizienz erreichen können.
Exit surveys are one of the best ways to get the most honest feedback because a resigning employee can freely offer his or her opinions about coworkers and the work environment without hesitation.
To get the best results, face-to-face and online surveys built by survey-maker tools are the most practical and effective.
Moreover, with the ready-made templates offered by survey maker tools, you can create professional surveys in no time and ensure that employees can access these surveys from anywhere, thanks to the phone application. Start creating exit surveys to collect feedback without wasting time!
