Wie man eine Austrittsumfrage erstellt, um das beste Feedback zu erhalten

Um ehrliches Feedback zu erhalten und die besten Erkenntnisse zu gewinnen, ist es wichtig, verschiedene Perspektiven zu berücksichtigen. Eine der kritischen Situationen, in denen Sie die besten Erkenntnisse benötigen, sind Rücktritte.

Viele Beschäftigte verlassen ihr Unternehmen aus vielen Gründen, z. B. wegen der Unternehmenskultur, unzureichender Löhne, der Arbeitsumgebung, der Arbeitszeiten und der Arbeitsbelastung. Die Arbeitgeber sollten diese Gründe untersuchen und entsprechend den Rückmeldungen die notwendigen Änderungen vornehmen, wenn das Unternehmen sie braucht.  

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, konstruktives Feedback von Mitarbeitern einzuholen, die kündigen. Die gängigste Methode ist die Durchführung von Austrittsbefragungen.

Exit-Umfragen werden bevorzugt, weil sie online erstellt werden können und sich über mobile Anwendungen schnell ausfüllen lassen. In diesem Artikel lernen Sie Methoden, Fragen und Gründe kennen, mit denen Sie auf detaillierte Weise die besten Erkenntnisse aus Ihren Umfragen gewinnen.

Was ist eine Ausstiegsumfrage?

Austrittsbefragungen sind eine Art von Befragung, die zu dem Zweck durchgeführt wird, Informationen von ausscheidenden Arbeitnehmern zu erhalten. Diese Umfragen enthalten Fragen zu den Gründen für das Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis.

Führungskräfte können eine bessere Unternehmenskultur schaffen, wenn Mitarbeiter ihre Meinung zu den Gründen für ihr Ausscheiden aus dem Unternehmen äußern.

Die Antworten auf die Austrittsbefragungen zeigen deutlicher, wo das Unternehmen Defizite hat. Aus diesem Grund sollten die Antworten zur Kenntnis genommen und analysiert werden, um das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter zu verbessern. So können die Unternehmen die notwendigen Schritte unternehmen, um ihre Defizite zu beheben.

4 Gründe, warum Sie Austrittsumfragen verwenden sollten

Sie fragen sich vielleicht, welche weiteren Vorteile Austrittsbefragungen für die Arbeitskultur und die Unternehmen bringen können. In vielerlei Hinsicht geben diese Umfragen Ihrem Unternehmen eine neue Perspektive, und Sie werden zu einem Unternehmen, in dem die Mitarbeiter um eine Stelle bei Ihnen konkurrieren.

1. Nützliches Feedback einholen

Mit dem Feedback und den verschiedenen Ideen, die Sie erhalten, können Sie neue Perspektiven in die Personalabteilung einbringen und die Zufriedenheit der bestehenden Mitarbeiter erhöhen. Bei diesen Rückmeldungen geht es in der Regel um Situationen, mit denen die Mitarbeiter nicht zurechtkommen.

Engagierte Mitarbeiter engagieren sich stärker für ihren Arbeitsplatz. Darüber hinaus werden sie Projekte am Arbeitsplatz als ihre eigenen betrachten.

2. Stärkere Beziehungen aufbauen

Auch wenn Mitarbeiter kündigen, bedeutet das nicht, dass sie nie wieder am selben Ort arbeiten werden. Es kann sein, dass sie ihre Kollegen oder, was noch wichtiger ist, ihre Arbeit an ihrem neuen Arbeitsplatz nicht mögen, und dass sie wieder mit Ihnen zusammenarbeiten möchten.

Aus diesem Grund können Umfragen zum Ausscheiden von Mitarbeitern dazu beitragen, den Kontakt zu ihnen aufrechtzuerhalten und sogar eine engere Bindung aufzubauen.

3. Entdecken Sie die Schwachstellen und Stärken

Kritik ist eines der besten Mittel, um die eigenen Schwachstellen zu erkennen und sich in jeder Hinsicht verbessern zu können. Unternehmen und ihre Führungskräfte müssen sowohl für positive als auch für negative Kritik offen sein, denn nur so können sie ihre Stärken und Schwächen entdecken.

Wenn Sie mehr tun, um Ihre Schwächen zu verbessern, werden Sie Ihre neuen Mitarbeiter automatisch zufrieden stellen.

4. Weitere Abwanderung vermeiden

Während viele Menschen für Sie arbeiten können, ist die Einstellung eines neuen Mitarbeiters für ein Unternehmen ein wichtiger und langwieriger Prozess. Arbeitnehmer und Arbeitgeber müssen sich gegenseitig vertrauen. Jeder Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, ist eine Verschwendung von Zeit und Mühe für das Unternehmen, und die richtige Kommunikation mit den Mitarbeitern kann Ihnen helfen, diese Verluste zu vermeiden.

Wie man eine Austrittsbefragung durchführt: Die 5 besten Methoden

Wenn Sie durch die Informationen, die Sie gelesen haben, erkannt haben, wie nützlich diese Umfragen für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter sein können, denken Sie wahrscheinlich darüber nach, wie Sie sie erstellen können.

Wir haben 3 häufig verwendete Methoden für Sie zusammengestellt, damit Sie einen Überblick über die einzelnen Methoden haben und die beste für sich auswählen können.

1. Von Angesicht zu Angesicht

Eine der am häufigsten verwendeten Methoden zur Durchführung einer Austrittsbefragung ist die persönliche Befragung. Die älteren und traditionelleren Papierfragebögen werden von den Personalabteilungen erstellt und sollen von den Mitarbeitern beantwortet werden, die ihre Absicht erklärt haben, zu kündigen.

Sie können dafür sorgen, dass die Mitarbeiter die Fragen der Umfrage vollständig lesen und selbst beantworten. Der Nachteil ist, dass die Antworten auf diese Fragen einzeln erfasst und ausgewertet werden müssen, was ein sehr langwieriger Prozess ist.

2. Gedruckte Umfragen

Gedruckte Umfragen sind eine weitere Möglichkeit, ehrliches Feedback von Ihren Mitarbeitern zu erhalten. Sie können die Umfragen, die Sie am Computer erstellen, schnell ausdrucken und sie dann denjenigen geben, die ihren Arbeitsplatz aufgeben. Diese Methode ist etwas kostspieliger und aufwändiger als andere.

Außerdem müssen die Mitarbeiter physisch im Büro anwesend sein, um die gedruckten Fragebögen auszufüllen, was viele Menschen nicht wollen.

3. Telefonanruf

Auch die telefonische Befragung gehört zu den Methoden, die allerdings nicht sehr beliebt sind. Der erste Grund für ihre Unbeliebtheit ist die sehr geringe Rücklaufquote bei diesen Umfragen.

Nach Angaben von PewResearch geht die Rücklaufquote bei telefonischen Umfragen weiter zurück. Bei Telefonanrufen liest die verantwortliche Person den ausgeschiedenen Mitarbeitern den zuvor vorbereiteten Text vor und zeichnet deren Antworten auf.

Diese Methode ist jedoch für beide Parteien sehr anstrengend. Auch Missverständnisse und schlechte Verbindungen können sich negativ auf die Ergebnisse der Umfrage auswirken.

4. Erstellen Sie eine Umfrage durch Schreiben von Code

Eine weitere bekannte Methode ist das Schreiben von Code, um eine Online-Umfrage zu erstellen. Mit dieser Methode können Sie eine Umfrage mit dem von Ihnen gewünschten Aussehen erstellen. Dazu müssen Sie wissen, wie man programmiert, oder einen Programmierer beauftragen.

Der Nachteil der Kodierung ist, dass sie sowohl teuer ist als auch zu lange dauert, um eine Umfrage zu erstellen. Aus diesem Grund ist es zwar eine bekannte, aber auch nicht mehr bevorzugte Methode.

5. Verwendung von Umfrageerstellungstools

Eine weitere häufig bevorzugte und beliebte Methode sind Online-Tools für Mitarbeiterfeedback und Umfragen. Einer der beliebtesten Gründe ist, dass Online-Umfrage-Tools keine Programmierkenntnisse erfordern und Umfragen online erstellt werden können.

Darüber hinaus enthalten viele Umfrageerstellungstools Vorlagen für Ausstiegsumfragen, was Ihre Arbeit noch einfacher macht. Vorgefertigte Vorlagen und Themen helfen Ihnen, Umfragen in einer Minute zu erstellen.

So erstellen Sie eine Austrittsumfrage

Die Erstellung einer Austrittsumfrage kann sich als wertvoll erweisen, wenn es darum geht, Feedback von Personen zu sammeln, die Ihre Organisation oder Ihr Programm verlassen. Die Umfrage kann Ihnen dabei helfen, verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln und Einblicke in die Gründe für den Austritt zu gewinnen.

Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie bei der Erstellung einer effektiven Austrittsumfrage unterstützt:

1. Definieren Sie Ihre Ziele

Bestimmen Sie die spezifischen Ziele, die Sie mit der Austrittsbefragung erreichen wollen. So können Sie beispielsweise die Gründe für die Mitarbeiterfluktuation ermitteln, Bereiche der Unzufriedenheit identifizieren oder Verbesserungsvorschläge sammeln.

2. Wählen Sie die Erhebungsmethode

Entscheiden Sie sich für das Format und die Übermittlungsmethode für Ihre Umfrage. Sie können zwischen Online-Umfragetools und Umfragen auf Papier wählen.

3. Wählen Sie die Fragen für die Umfrage

Entwickeln Sie eine Reihe von Fragen, die mit Ihren Zielen übereinstimmen. Ziehen Sie eine Mischung aus geschlossenen (Multiple-Choice oder Bewertungsskala) und offenen (Freitext) Fragen in Betracht. Hier sind einige gängige Fragetypen, die Sie verwenden können:

• Demografische Informationen: Sammeln Sie grundlegende Daten wie Stellenbezeichnung, Abteilung, Betriebszugehörigkeit oder Gründe für das Ausscheiden.
• Fragen mit Likert-Skala: Verwenden Sie Bewertungsskalen, um den Grad der Zufriedenheit zu messen, z. B. indem Sie die Teilnehmer bitten, Aspekte ihrer Arbeit oder des Unternehmens zu bewerten.
• Multiple-Choice-Fragen: Bieten Sie vordefinierte Optionen an, aus denen die Befragten wählen können, z. B. die Frage nach dem Hauptgrund für ihre Abreise.
• Offene Fragen: Geben Sie den Befragten die Möglichkeit, detailliertes Feedback, Vorschläge oder zusätzliche Kommentare abzugeben.

4. Gewährleistung von Vertraulichkeit und Anonymität

Versichern Sie den Befragten, dass ihre Antworten vertraulich und anonym bleiben. Dies trägt dazu bei, ehrliche und unvoreingenommene Antworten zu erhalten.

5. Halten Sie die Umfrage kurz und bündig

Respektieren Sie die Zeit der Befragten, indem Sie die Umfrage kurz und konzentriert halten. Vermeiden Sie unnötige oder sich wiederholende Fragen.

6. Pilottest der Umfrage

Bevor Sie die Umfrage auf breiter Basis verteilen, sollten Sie einen Pilottest mit einer kleinen Gruppe von Personen durchführen, die das Unternehmen verlassen werden oder kürzlich verlassen haben. Auf diese Weise können Sie etwaige Probleme oder Unklarheiten in der Umfrage erkennen und die notwendigen Anpassungen vornehmen.

7. Verteilen Sie die Umfrage

Sobald Sie vom Entwurf der Umfrage überzeugt sind, verteilen Sie sie an die gewünschte Zielgruppe. Versenden Sie sie per E-Mail, stellen Sie einen Link auf der Website Ihrer Organisation bereit oder verteilen Sie bei Bedarf Papierkopien.

8. Setzen Sie eine Frist und senden Sie Erinnerungen

Geben Sie die Frist für das Ausfüllen der Umfrage klar und deutlich an und erwägen Sie das Versenden von Erinnerungs-E-Mails, um die Teilnahme zu fördern.

9. Analysieren Sie die Daten

Sobald Sie die Antworten gesammelt haben, analysieren Sie die Daten, um Muster, Trends und wichtige Erkenntnisse zu ermitteln. Suchen Sie nach gemeinsamen Themen, wiederkehrenden Problemen und verbesserungswürdigen Bereichen.

10. Maßnahmen ergreifen

Nutzen Sie die Erkenntnisse aus der Austrittsbefragung, um Ihre Entscheidungsfindung zu unterstützen und Ihre Organisation oder Ihr Programm zu verbessern. Führen Sie Änderungen auf der Grundlage des erhaltenen Feedbacks ein, um festgestellte Probleme oder Bedenken zu beseitigen.

Wie man Entlassungsgespräche zur Leistungssteigerung nutzt

Wenn Sie noch nie ein Entlassungsgespräch erlebt haben und nicht wissen, worauf Sie achten müssen, werden die von Ihnen vorbereiteten Fragen möglicherweise nicht die gewünschte Wirkung erzielen.

Selbst wenn Sie den allgemeinen Zweck anhand von Beispielen für Austrittsbefragungen verstehen, müssen Sie eine detailliertere Untersuchung durchführen, um die Leistung im Unternehmen zu verbessern. Wenn Sie die nachstehenden Schritte nacheinander befolgen, werden Sie auf einen erfolgreichen Weg geführt.

1. Führen Sie Austrittsgespräche mit ausscheidenden Mitarbeitern

Sobald Ihre Mitarbeiter der Personalabteilung mitteilen, dass sie kündigen wollen, sollten Sie ihnen die von Ihnen vorbereitete Austrittsbefragung zusenden. Sie können dies auf die Art und Weise tun, die Sie für am sinnvollsten halten. Das können zum Beispiel Online-Umfragen oder Papierumfragen sein.

Ihre Austrittsbefragung sollte aus ansprechenden Fragen bestehen, die einem bestimmten Zweck dienen, ähnlich wie andere Fragen in Personalumfragen. Die Mitarbeiter sollten die Fragen beantworten, ohne zu viel Zeit zu verlieren, nachdem sie ihren Arbeitsplatz verlassen haben. Andernfalls kann es schwierig sein, ein möglichst ehrliches Feedback zu erhalten.

2. Analysieren Sie die Daten, um festzustellen, ob es ein gemeinsames Muster gibt

Der nächste und einer der wichtigsten Schritte ist die Analyse der Antworten. Bei der Analyse der Antworten sollte man zunächst darauf achten, ob es gemeinsame Antworten gibt. Diese gemeinsamen Muster erleichtern es, die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens zu ermitteln.

Sie sollten vor allem Ihre Schwachstellen notieren, damit Sie in Zukunft nicht mit den gleichen Problemen konfrontiert werden. Sie sollten auch die Lieblingsmerkmale Ihrer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen aufzeichnen, damit Sie sich nicht um deren Weiterentwicklung bemühen müssen.

3. Vergleich der Ergebnisse der Austrittsbefragung mit den Ergebnissen anderer Umfragen

Eine weitere Möglichkeit, die Umfrageergebnisse zu analysieren, besteht darin, sie mit anderen Mitarbeiterumfragen und -formularen zu vergleichen. Der allgemeine Zweck dieser Umfragen besteht darin, die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihrer Arbeit zu messen und ihre Leistung zu verbessern. Bei allen Umfragen können Sie überprüfen, ob die Mitarbeiter die Fragen einheitlich beantworten.

Wenn die Mitarbeiter in allen Umfragen mit denselben Aspekten unzufrieden sind, sollte die Personalabteilung sich vorrangig um deren Verbesserung kümmern. Auf diese Weise können Sie sowohl Ihre Unternehmenskultur verbessern als auch engagiertere Mitarbeiter gewinnen.

4. Schwachstellen erkennen und an deren Verbesserung arbeiten

Ein weiterer Schritt besteht darin, die Schwachstellen zu ermitteln und zu kategorisieren. Sobald Sie diese kategorisiert haben, wird es einfacher sein, sie zu verbessern. Die Bedenken der Mitarbeiter können zum Beispiel mit der Arbeit, dem Arbeitsumfeld, der Unternehmenskultur, wirtschaftlichen Gründen oder Mobbing zusammenhängen.

Wenn eine direkte Person für diese Probleme verantwortlich ist, sollten Sie dies mit ihr besprechen. Wenn es sich bei diesen Problemen um Dinge handelt, die das Unternehmen verbessern und verändern kann, sollte man ihnen Bedeutung beimessen und sich um die Umsetzung dieser Innovationen bemühen.

5. Teilen Sie Ihre Erkenntnisse mit Führungskräften, um neue Strategien zu entwickeln

Der letzte Schritt besteht darin, dass Sie alle Ihre Analysen im Detail festhalten und eine Gesamtbewertung vornehmen. Sie sollten alle Ergebnisse mit Ihren Managern in Ihrer Organisation teilen und neue Strategien zur Verbesserung dieser Unzulänglichkeiten ausarbeiten.

Wenn es Ihnen gelingt, all diese Schwächen in Stärken umzuwandeln, können Sie Ihr Unternehmen aus Sicht Ihrer Mitarbeiter noch attraktiver machen.

20 Erstaunliche Fragen, die Sie in Ihren Umfragen stellen können

Wenn Sie eine Austrittsumfrage von Grund auf neu erstellen möchten und sich nicht sicher sind, welche Art von Fragen Sie einbeziehen sollten, sollten Sie die folgenden Fragen verwenden.

Auch wenn Sie nicht dieselben Fragen wie unten verwenden, können Sie sich von ihnen inspirieren lassen und sich für Ihr eigenes Unternehmen relevantere Fragen ausdenken.

1. Welche Gründe haben Sie dazu bewogen, eine neue Stelle zu suchen?
2. Hatte einer Ihrer Kollegen etwas mit Ihrem Rücktritt zu tun?
3. Hatte einer Ihrer Vorgesetzten Einfluss auf Ihren Rücktritt?
4. Wurden Sie an Ihrem Arbeitsplatz schon einmal gemobbt?
5. Glauben Sie, dass sich das Unternehmen ausreichend um die Meinung der Mitarbeiter kümmert?
6. Denken Sie, dass die Unternehmenskultur unterstützend ist?
7. Was muss Ihrer Meinung nach im Unternehmen verbessert werden?
8. Was hat Ihnen an dem Unternehmen am besten gefallen?
9. Was hat Ihnen bei Ihrer Arbeit am meisten Spaß gemacht?
10. Sind Sie mit den Zusatzleistungen zufrieden, die Ihnen das Unternehmen bietet?
11. Hätte Ihr Vorgesetzter Ihre Vorschläge in Betracht gezogen?
12. Wie würden Sie ein Problem lösen, wenn Sie auf eines stoßen?
13. Machen die Arbeitszeiten Sie müde?
14. Hatten Sie das Gefühl, dass Ihre Verantwortung bei der Arbeit zu groß war?
15. War Ihr Gehalt ausreichend für Ihren Lebensstandard?
16. Haben Sie sich aus wirtschaftlichen Gründen nach einem neuen Arbeitsplatz umgesehen?
17. Wenn Sie noch einmal an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren könnten, was würden Sie ändern wollen?
18. Würden Sie sich bei der Arbeit gestresst fühlen?
19. Hatten Sie neben der Arbeit noch Zeit für Ihr Privatleben?
20. Was haben Sie bei der Bewerbung um Ihre neue Stelle berücksichtigt?

Die wichtigsten Punkte zum Mitnehmen

Wenn Sie ehrliches Feedback einholen und Ihre Mitarbeiter nach ihrer Meinung fragen, können Sie Ihr Unternehmen verbessern. Sie können Ihre Unternehmenskultur und Ihre Arbeitsbedingungen so verändern, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Höchstmaß an Effizienz erreichen können.

Austrittsbefragungen sind eine der besten Möglichkeiten, um ein möglichst ehrliches Feedback zu erhalten, da ein ausscheidender Mitarbeiter seine Meinung über Kollegen und das Arbeitsumfeld ohne Zögern äußern kann.  

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, scheinen persönliche und Online-Umfragen, die mit Hilfe von Umfragetools erstellt werden, am praktischsten und effektivsten zu sein.

Darüber hinaus können Sie mit den vorgefertigten Vorlagen, die von Survey Maker-Tools angeboten werden, in kürzester Zeit professionelle Umfragen erstellen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter dank der Telefonanwendung von überall auf diese Umfragen zugreifen können. Beginnen Sie mit der Erstellung von Austrittsumfragen, um Feedback zu sammeln, ohne Zeit zu verschwenden!