Les griefs des employés - comment les traiter de manière appropriée

Les griefs des employés constituent une préoccupation pour tout responsable des ressources humaines. Lorsqu'un employé n'est pas satisfait de la façon dont l'organisation est gérée ou administrée, cela peut affecter de façon significative la productivité.

Les griefs qui ne sont pas traités à temps créent des inefficacités sur le lieu de travail et sapent le moral des employés. Cela peut conduire à une augmentation de la baisse de moral, de l'absentéisme et des taux élevés de rotation du personnel - ce qui n'est pas bon pour l'organisation.

De nombreuses raisons peuvent être à l'origine des griefs des employés, mais quelle qu'en soit la cause, prendre soin des travailleurs devrait être au cœur de toute organisation.

Le personnel RH doit trouver des moyens efficaces de traiter chaque grief formel déposé, qu'il soit authentique ou imaginaire.

Cet article a été rédigé pour vous aider à cet égard. Lisez la suite pour découvrir tout ce que vous devez savoir sur les griefs des employés et la façon de les traiter de manière appropriée.

Qu'est-ce qu'un grief d'employé ?

Le grief d'un employé décrit le mécontentement qu'il éprouve à l'égard de son employeur, de son entreprise et de sa direction.

Les employés attendent de leurs employeurs un environnement de travail sûr. Ils misent sur une rémunération adéquate, une connaissance claire de leurs responsabilités et un sentiment de respect et d'appartenance.

Mais lorsqu'il existe un écart entre les attentes de l'employé et ce qu'il reçoit de son organisation, il peut soulever des griefs.

La majorité des professionnels en exercice conviendront que certains des griefs formulés par les employés ne sont pas justifiés . Cependant, ils doivent tous être traités avec sérieux car les conséquences peuvent être graves pour l'organisation.

Les professionnels des RH des entreprises les plus performantes comprennent la vertu de l'écoute. Ainsi, ils connaissent les causes profondes des problèmes et les abordent pour ne pas aggraver le problème ou le propager à d'autres employés.

Indicateurs des griefs des employés

Les griefs des employés sont inévitables, et la meilleure chose que vous puissiez faire est de vous préparer à les reconnaître et à les résoudre.

La première étape à franchir est de comprendre les indicateurs des griefs des employés, qui sont décrits ci-dessous.

1. Changement de comportement

Tout bon collaborateur des RH doit pouvoir dire quand quelque chose ne va pas avec son personnel. Il peut facilement repérer les signes de démotivation et d'insatisfaction et prendre l'initiative d'approcher le personnel concerné pour s'enquérir de ce qui le tracasse.

2. L'ouverture

Les employés peuvent s'ouvrir à leurs superviseurs ou directeurs. Aussi insignifiantes qu'elles puissent paraître, il est bon d'écouter et d'aider le personnel à résoudre ses problèmes, car ne pas le faire peut créer un problème plus important.

3. Une faible productivité

Une baisse de productivité peut être le signe d'un grief d'un employé. Dans ce cas, les experts conseillent au personnel des RH d'envisager de s'entretenir directement avec le personnel concerné afin de trouver la cause du problème.

Plutôt que d'attendre que les problèmes surgissent, le département RH peut adopter une approche proactive en menant des enquêtes d'opinion pour déterminer si des questions et des préoccupations dérangent le personnel.

Motifs de grief des employés

Les raisons les plus courantes des griefs des employés dans une organisation sont énumérées ci-dessous :

1. L'existence de conditions matérielles insatisfaisantes rend les conditions de travail indésirables pour les employés.
2. Mettre en œuvre des changements sans en informer les employés à l'avance.
3. Ajustement inapproprié des salaires des employés sans notification préalable.
4. Politiques insatisfaisantes comme les mutations, les rétrogradations, les promotions, les congés de maternité/paternité, les licenciements et les heures supplémentaires Conditions de santé et de sécurité insatisfaisantes qui mettent l'employé en danger.
5. L'inexistence d'une discipline organisationnelle et les incidences du népotisme et du favoritisme sur le lieu de travail.

Cette liste n'est pas exhaustive, et d'autres facteurs peuvent avoir un impact sur le bien-être d'un employé, mais elle contient certains des problèmes les plus courants.

Il existe de nombreuses façons d'aborder les problèmes de ce type une fois qu'ils sont apparus. Toutefois, le plus important est de traiter ces questions rapidement et de manière appropriée.

N'oubliez pas que vos employés sont la seule source d'avantage concurrentiel unique pour votre entreprise. Ils sont la base d'excellents résultats en matière de revenus déclarés à la fin de la période financière spécifique.

Leurs aptitudes, leur talent et leurs compétences ne peuvent être imités, et les laisser tomber revient à laisser tomber l'organisation. C'est pourquoi votre organisation ne doit jamais considérer leurs intérêts et leurs préoccupations comme acquis.

En outre, le traitement approprié des griefs des employés offre une tonne d'avantages supplémentaires pour votre entreprise. Cela permet de maintenir le moral des employés, d'augmenter la productivité et d'accroître la rétention des meilleurs talents.

Types de griefs des employés

Les griefs des employés peuvent être classés en quatre grandes catégories, comme expliqué ci-dessous :

1. Rémunération et avantages

Ces types de griefs résultent du sentiment de négligence et d'insatisfaction d'un employé à l'égard des politiques de rémunération et d'avantages sociaux mises en œuvre sur le lieu de travail.

Par exemple, un employé peut soulever des griefs s'il gagne moins que quelqu'un du même groupe professionnel. Même si les avantages sociaux peuvent contribuer à réduire le risque de ces problèmes, ils peuvent toujours surgir.

2. Bullying

Les recherches menées sur le harcèlement au travail en 2019 ont indiqué qu'environ 90 % des personnes interrogées avaient été victimes d'intimidation sur leur lieu de travail. 40% de ces employés avaient été victimes de leurs collègues de travail tandis que leurs supérieurs intimidaient les autres. Différentes formes d'intimidation peuvent provoquer des griefs parmi les employés.

3. Les conditions de travail

Il s'agit de griefs qui découlent de mauvaises conditions de travail parmi les employés. Les températures inconfortables sur le lieu de travail, le manque d'étiquette au bureau et les mauvaises conditions d'hygiène sont des exemples de conditions de travail qui peuvent causer ces problèmes.

4. Griefs relatifs à la charge de travail

Un employé peut soulever ces griefs en raison d'une charge de travail anormalement élevée. Par exemple, les employés du service financier s'inquiéteront de la charge de travail supplémentaire si l'entreprise utilise un système de rapports sur papier.

Les employeurs pourraient envisager de passer à un logiciel de gestion des dépenses afin de réduire l'énorme charge de travail et les griefs associés.

Ce ne sont là que quelques-uns des nombreux types de griefs des employés que vous pouvez rencontrer dans votre organisation. Maintenant que vous les connaissez, il est temps de trouver des moyens efficaces de traiter les griefs des employés de manière appropriée.

Méthodes efficaces de traitement des griefs des employés

La première étape du traitement des griefs des employés consiste à mettre en place la procédure de règlement des griefs de l'employeur, qui indique à l'employé qui contacter lorsqu'il a un problème et les étapes à suivre pour le faire.

Vient ensuite l'enquête sur le grief pour déterminer la cause profonde du problème et les autres parties concernées. Organisez une audience de grief au cours de laquelle le professionnel des RH rencontre les employés plaignants pour entendre leurs préoccupations.

Une décision doit être prise à ce sujet, et l'employé doit être informé de la manière dont la décision répondra aux plaintes soulevées dans le cadre de la procédure de grief.

Enfin, vous pouvez traiter les griefs des employés en ouvrant une fenêtre d'appel pour l'employé s'il n'est pas satisfait de la décision et écouter la solution qu'il propose, en évaluant si elle peut être réalisable ou non.

Lorsqu'ils traitent des griefs sur le lieu de travail, les responsables RH efficaces suivent généralement ces cinq étapes, autrement appelées la procédure de règlement des griefs des employés :

Étape 1 : Identifier le problème

La première étape de la procédure de règlement des griefs des employés est l'identification du problème, où le gestionnaire détermine la nature du grief le plus tôt possible.

Étape 2 : Rassembler toutes les informations

Cette étape consiste à enquêter, à recueillir des informations et des faits concernant le grief. Si le salarié a mentionné des incidents ou des situations spécifiques, renseignez-vous à ce sujet et recueillez toutes les données pertinentes.

Étape 3 : Explorer les solutions possibles

L'exploration de différentes solutions possibles au problème. Si possible, on peut envisager de consulter l'employé concerné. Recueillir des informations supplémentaires à partir d'expériences passées et de cas industriels pour parvenir aux meilleures décisions.

Étape n° 4 : finaliser la décision

La dernière étape consiste à finaliser la décision et à en informer l'employé concerné ainsi que les mesures à prendre, par exemple une procédure disciplinaire pour répondre à ses griefs.

Étape n° 5 : Assurer un suivi constant de la question

Même après la résolution du grief de l'employé, vous devez assurer un suivi constant pour vous assurer que tout se passe bien.

Pour vous assurer que vos employés comprennent les processus internes de résolution des griefs, il peut être bénéfique d'utiliser l'une des plateformes de cours en ligne les plus populaires pour développer un cours de formation qui explique comment cela se passe.

Les employés pourraient être tenus de suivre ce cours (ou ces cours) dans le cadre de leur intégration, mais il est également bon de les rendre accessibles aux employés lorsqu'ils ont besoin de les consulter.

Comment réduire les griefs des employés ?

Comme le dit le dicton, mieux vaut prévenir que guérir. Les professionnels des RH intelligents savent comment adopter des mesures préventives pour minimiser les risques que les griefs des employés se retrouvent dans leur organisation.

Le personnel RH peut aider à prévenir les griefs des employés en recherchant toutes les causes possibles et en mettant en œuvre les mesures préventives suivantes :

• Communiquez les changements apportés aux politiques du lieu de travail bien avant le moment où ils sont mis en œuvre sur le lieu de travail. Ces annonces peuvent être faites en personne, à l'aide d'un logiciel de webinaire pour les communications internes, par courriel ou par d'autres moyens que tous les employés sont susceptibles de digérer.
• Distribuez des formulaires ou des modèles de lettres de réclamation pour les employés et encouragez-les à rédiger une lettre de réclamation dès qu'un problème apparaît.
• Instaurez une culture d'entreprise fondée sur la transparence et la compréhension, afin que les employés n'aient pas peur d'exprimer leurs préoccupations.
• Formez les responsables à identifier rapidement les signes possibles de griefs et distribuez des manuels d'employés pour référence ultérieure.
• Chaque année ou même chaque trimestre, utilisez des enquêtes auprès des employés pour identifier les problèmes courants des employés.
• Créez des programmes et des initiatives de bien-être des employés qui traitent également du bien-être mental.

Conclusions significatives sur les griefs des employés sur le lieu de travail

Voici quelques statistiques tirées d'enquêtes récentes sur les griefs des employés sur le lieu de travail et la manière dont les organisations les traitent.

• Environ 59% des organisations suivent les questions relatives aux relations avec les employés.
• Sur les 46 % de nouvelles recrues qui échouent dans les 18 premiers mois, 89 % sont dues à des problèmes d'attitude, tandis que 11 % seulement sont dues à un manque de compétences.
• 16% des employés ont des griefs concernant la discrimination fondée sur l'âge sur le lieu de travail.
• Le harcèlement sexuel représente 27 % des griefs du personnel.

Il est extrêmement troublant de constater que seuls six employeurs sur dix suivent les questions relatives aux relations avec les employés. Bien que cela puisse sembler secondaire, c'est un élément essentiel pour assurer le confort des employés et protéger l'entreprise en cas de procès.

Exemples de griefs d'employés

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de griefs d'employés tirés de diverses situations dans différentes organisations :

• Plaintes d'un employé qui tente de recevoir des indemnités pour couvrir ses frais de déplacement vers son lieu de travail.
• Plaintes contre le harcèlement sexuel, comme les attouchements physiques par un collègue ou un cadre supérieur de l'organisation.
• Plaintes concernant des brimades sur le lieu de travail, telles que l'utilisation de mots durs ou la violence physique à l'encontre d'un collègue.
• Des conditions de travail insupportables, comme des températures extrêmement élevées ou basses dans les bureaux, réduisent la productivité et mettent en danger la santé des employés dans l'unité.
• Une mauvaise hygiène sur le sol du bureau, dans la cuisine, dans les salles de bains ou ailleurs rend le lieu de travail insalubre et augmente le risque que les employés tombent malades.
• L'incapacité à trouver un remplaçant pour le personnel en congé augmente la charge de travail de ceux qui restent dans l'unité.
• Augmenter la charge de travail d'un employé intentionnellement comme mesure de réduction des coûts de production au lieu d'embaucher plus de personnes lorsque le travail augmente.

Ce ne sont là que quelques-uns des nombreux exemples de griefs d'employés qui peuvent survenir dans votre organisation.

Il est important de se rappeler que les griefs des employés peuvent prendre des formes très diverses.

Ainsi, bien qu'il ne soit pas possible de savoir à l'avance ce qui pourrait causer des griefs à vos employés, le fait d'avoir une bonne compréhension des types de griefs des employés (et les étapes efficaces pour les traiter) vous donne plus de chances de pouvoir gérer avec succès les problèmes lorsqu'ils surviennent inévitablement dans votre entreprise.

La responsabilité du personnel RH

Sachant ce que vous savez maintenant, il est important de comprendre la responsabilité du personnel des RH dans le traitement approprié des griefs des employés.

Idéalement, nous vivrions dans un monde où les griefs des employés n'existeraient pas. Mais ce ne sera jamais le cas, quels que soient les efforts déployés par votre organisation pour éviter ces problèmes.

Vos efforts en matière de RH seraient mieux utilisés si vous veilliez à ce que les employés qui rencontrent des problèmes bénéficient d'un traitement équitable pour résoudre leurs griefs.

Un département RH fonctionnant correctement vous permettra d'identifier et de traiter les causes des griefs des employés avant qu'ils ne se transforment en problèmes plus profonds, plus durables et finalement plus coûteux.

Conclusion

Nous sommes arrivés à la fin de cet article sur la façon d'aborder les problèmes et les préoccupations qui peuvent empêcher les employés d'utiliser tout leur potentiel pour faire ce qu'ils font le mieux.

En tant que responsable des RH, vous devriez investir du temps et des ressources pour gérer les griefs des employés, car les résultats se traduiront par une productivité accrue et une compétitivité globale dans votre secteur.

Avez-vous déjà traité des griefs d'employés dans votre organisation ? Si oui, avez-vous suivi l'une des étapes décrites ci-dessus ? Faites-nous en part dans les commentaires ci-dessous !