Masa Depan Model Kerja Hibrida

Sejak pandemi, sebagian besar tenaga kerja di Amerika Serikat beralih ke model kerja hibrida. Perubahan ini berdampak pada manajemen karyawan, teknologi, praktik perekrutan, dan banyak lagi.

Para profesional sumber daya manusia perlu menyadari perubahan ini sehingga mereka dapat menyesuaikan kebijakan perusahaan untuk memenuhi perubahan tersebut sambil memastikan perusahaan tetap berjalan dengan lancar.

Mari jelajahi masa depan model kerja hibrida dan apa yang perlu Anda ketahui untuk menghadapi tantangan ini.

Tenaga kerja menjadi hibrida

Tahun ini, Microsoft merilis Indeks Tren Kerja yang pertama. Sebuah perusahaan survei independen mensurvei lebih dari 30.000 orang di 31 negara untuk mengungkap tren kerja yang dapat meningkatkan produktivitas. Apa yang mereka pelajari memberikan banyak wawasan tentang masa depan pekerjaan jarak jauh dan hibrida.

Data menunjukkan bahwa sejumlah besar pekerja menginginkan opsi kerja jarak jauh yang fleksibel dan lebih banyak waktu bersama rekan kerja mereka. Mereka juga menemukan bahwa masalah penting yang memengaruhi produktivitas adalah kelelahan karyawan.

Meskipun kerja jarak jauh mungkin terdengar ideal, rapat, email, chatting, dan komunikasi digital lainnya telah meningkat secara substansial. Karyawan menghabiskan banyak sekali waktu untuk online, sebuah tren yang tidak sehat dan tidak seproduktif kedengarannya.

Namun, pekerjaan jarak jauh masih diinginkan. Penelitian dari Upwork pada tahun 2021 menunjukkan bahwa pekerja jarak jauh menikmati jam kerja yang fleksibel, waktu perjalanan yang lebih singkat, dan otonomi yang lebih besar.

Solusi logisnya? Ciptakan opsi kerja hibrida untuk tim Anda.

Menciptakan model kerja hibrida

Transisi dari bekerja penuh waktu di kantor atau di rumah ke model hybrid bisa membuat karyawan stres. Namun, ini adalah pilihan terbaik untuk meringankan kesulitan yang dihadapi para pekerja saat ini.

Karyawan yang bekerja di rumah merasa kehilangan sosialisasi dan merindukan persahabatan saat bekerja secara langsung dengan tim. Namun, bekerja penuh waktu di kantor bisa menjadi beban dengan adanya kebijakan baru pasca pandemi. Model kerja hibrida dapat mengatasi masalah tersebut, membantu karyawan yang memiliki kewajiban keluarga, meningkatkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi, dan bahkan meningkatkan produktivitas.

Creating a hybrid work model for your staff should be comparable to setting standard work hours. You cannot accommodate every single employee’s request. However, you can design a system that balances the best of both remote and in-office work modes.

Perusahaan Amerika memimpin dalam mengatasi hambatan rencana kerja hibrida:

• Raksasa asuransi Prudential telah mengubah kantornya menjadi lebih kolaboratif dan terbuka.
• General Motors meminta masukan dari karyawan jarak jauh sebelum mengubah tempat kerjanya.
• Perusahaan layanan makanan dan manajemen fasilitas, Sodexo, mengandalkan percakapan dan umpan balik dari para karyawannya untuk menciptakan opsi pekerjaan baru mereka.

Setiap perusahaan dapat mengambil pendekatan yang berbeda, namun pada intinya harus menjaga agar karyawan tetap bersatu dan fokus pada tujuan perusahaan.

Menggunakan video untuk menjaga kebersamaan tim

Untuk membuat model kerja hibrida yang berfungsi, Anda dapat melakukan beberapa langkah awal yang sederhana untuk mengintegrasikan video dengan cara yang membantu semua orang untuk bekerja sama dengan lebih baik:

• Adakan lebih sedikit rapat "tatap muka", terutama jika Anda sering mengadakan rapat yang berlangsung lama. Undang staf yang penting dan rekamlah agar semua orang bisa menonton sesuai jadwal mereka.
• Rekam terlebih dahulu bagian-bagian penting yang menjawab pertanyaan umum atau memberikan informasi yang dibutuhkan semua orang untuk transisi.
• Gunakan sistem berbasis cloud bagi karyawan untuk bekerja bersama dan berbagi video dan rekaman lainnya. Izinkan staf untuk mengaksesnya di rumah.

Video adalah salah satu cara untuk mendukung elemen penting yang mendukung model kerja hibrida: komunikasi dengan staf.

Komunikasi adalah kuncinya

Apa pun tujuan yang Anda tetapkan, hal terpenting yang harus diperhatikan saat menciptakan model kerja hybrid adalah menjaga staf Anda tetap mendapatkan informasi. Komunikasi terbuka sangat penting untuk menciptakan kepercayaan, baik saat pekerja kembali ke kantor atau menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja dari rumah. Teknologi harus mendukung kolaborasi di antara semua karyawan, di mana pun mereka bekerja.

Meskipun tujuannya tentu saja untuk memastikan transisi yang stabil ke model hibrida ini, namun kegagalan dalam menangani masalah staf dapat mengganggu produktivitas. Meskipun Anda perlu menetapkan standar kerja, Anda juga harus memberikan otonomi untuk memberdayakan pekerja.

Setelah pandemi, beberapa karyawan mungkin ragu untuk kembali ke kantor. Sangat penting untuk memahami sumber keraguan mereka untuk membantu Anda merancang model kerja yang lebih baik. Lakukan survei terlebih dahulu kepada karyawan Anda.

Pertanyaan yang membahas kebijakan kerja pasca-COVID19 serta keraguan untuk kembali ke kantor meliputi:

• Apakah mereka memiliki kekhawatiran tentang virus di tempat kerja?
• Apakah mereka tertantang untuk mencari tempat penitipan anak jika anak-anak mereka masih bersekolah di tempat yang jauh?
• Apakah mereka merawat anggota keluarga yang berisiko tinggi?
• Apakah mereka sekarang telah mengatur ulang kehidupan mereka sehingga kembali ke kantor menjadi lebih mahal atau rumit?

Apapun kebijakan yang Anda pilih untuk dibuat, Anda harus terus terlibat dengan karyawan Anda. Gunakan alat komunikasi yang akan memberdayakan staf dengan pilihan seperti komunitas, grup, umpan, pengumuman, dan banyak lagi. Semua ini akan membuat semua orang selalu mendapatkan informasi terbaru tentang kebijakan yang berkembang atau berubah.

Memberdayakan staf Anda

Pertama, Anda harus menangani keselamatan kerja dengan kebijakan perlindungan. Hal ini juga mengharuskan Anda untuk mempertimbangkan mandat negara bagian dan federal, serta saran dari Departemen Kesehatan, OSHA, dan CDC.

Ketahuilah bahwa mungkin akan ada penguncian di masa depan atau mandat tambahan yang akan berdampak pada kantor Anda. Tanggapilah kemungkinan-kemungkinan ini juga.

Namun, SDM dan manajemen juga harus mengambil kesempatan ini untuk membangun budaya perusahaan yang komprehensif yang memberdayakan karyawan untuk terlibat dan produktif.

Sebagai contoh, keragaman dan inklusivitas perusahaan dapat meningkatkan pendapatan. Hal ini juga membantu karyawan merasa aman dan nyaman. Mengatasi masalah ini dengan transparansi dan ketekunan dapat membangun suasana kerja yang beragam dan kuat.

Inklusi budaya, perekrutan yang beragam, dan program penghargaan karyawan adalah tujuan yang membantu membangun perusahaan Anda. Terus kumpulkan data dan metrik tentang kemajuan Anda untuk memberi manfaat bagi karyawan dan perusahaan Anda secara umum. Berusahalah untuk menciptakan cara yang aman dan hemat biaya agar semua orang dapat kembali bekerja dengan model hibrida.

Merancang alur kerja Anda

Dari mana Anda mulai merancang opsi kerja hibrida atau fleksibel? Mulailah dengan membuat model alur kerja yang efisien. Dimulai dengan menempatkan karyawan Anda sebagai pusat dari rencana Anda. Bagaimana Anda membuat mereka berhasil secara efektif dan efisien sambil mencapai tujuan perusahaan Anda?

Lanjutkan menelusuri dengan melihat beberapa elemen, seperti:

• Budaya organisasi Anda
• Prioritas pemangku kepentingan
• Kebijakan yang ada saat ini
• Rantai keputusan
• Bagaimana departemen-departemen tersebut saling melengkapi satu sama lain
• Alur kerja saat ini

Setelah Anda memahami elemen-elemen perusahaan ini, Anda sekarang dapat membangun sistem untuk memberdayakan staf di sekitar tujuan perusahaan Anda. Pikirkan berbagai cara untuk mencapainya. Pada akhirnya, Anda akan ingin menguji ide-ide Anda, termasuk opsi hibrida dan cara-cara untuk bertransisi.

Transisi staf Anda

Selanjutnya, Anda perlu mengatasi transisi ke model kerja hybrid permanen. Anda bisa mengatur bagaimana dan kapan orang-orang kembali ke kantor. Misalnya, jika fungsi-fungsi utama menjadi lebih sulit tanpa tim tertentu di kantor, mereka bisa menjadi orang pertama yang kembali ke kantor.

Keputusan lain yang harus diambil adalah bagaimana mengubah standar 40 jam kerja Anda saat ini. Apakah akan ada satu hari dalam seminggu di rumah? Satu hari dalam sebulan? Jam kerja yang lebih pendek? Ada 20 jadwal kerja alternatif yang bisa Anda sesuaikan untuk menciptakan model yang tepat bagi perusahaan Anda. Pertimbangkan waktu untuk uji coba sampai Anda mendapatkan sistem yang tepat.

Beberapa dari desain ini akan datang dari umpan balik karyawan. Misalnya, jika beberapa karyawan tidak dapat bekerja di pagi hari karena ada kewajiban, Anda memiliki beberapa pilihan. Anda bisa mengatur shift kerja atau membuat hari-hari tertentu mulai bekerja dari rumah dan kemudian meminta mereka datang ke kantor.

Perlu diingat bahwa beberapa karyawan akan lebih diuntungkan dengan jam kerja 40 jam seminggu di kantor. Apakah Anda bersedia melakukan hal itu, atau Anda lebih suka menutup kantor pada hari-hari tertentu? Ingatlah bahwa menutup kantor akan menghemat tagihan perusahaan dan juga mengurangi jejak karbon Anda. Bahkan memungkinkan Anda untuk pindah ke lokasi kantor yang lebih kecil dan lebih hemat biaya jika Anda membutuhkan lebih sedikit ruang.

Pilihan Anda akan berpengaruh pada karyawan Anda, yang semuanya akan bergantung pada teknologi yang tepat untuk membuatnya berjalan lancar.

Teknologi untuk pekerjaan jarak jauh

Salah satu tantangan teknologi terbesar dari opsi kerja jarak jauh adalah memastikan bahwa data perusahaan Anda tetap aman. Tantangan "Internet of Things" (IoT) harus diatasi. Saat itulah teknologi yang terhubung ke internet mengirimkan data dan melakukan tugas tanpa bantuan manusia. Sistem keamanan, misalnya, melindungi rumah atau kantor Anda dengan memperingatkan pihak berwenang tentang penyusup ketika Anda tidak berada di sana.

Sayangnya, hal ini dapat menciptakan peluang untuk pelanggaran keamanan seperti data yang dicuri, instalasi malware, atau kerentanan ketika perangkat lunak tidak diperbarui dengan benar. Pengguna juga dapat mengalami masalah ketika mereka tanpa sadar menggunakan teknologi dengan cara yang berisiko.

Bekerjasamalah dengan departemen TI Anda untuk memberikan solusi, seperti blockchain, untuk meningkatkan keamanan IoT. Blockchain adalah cara untuk menyebarkan data dalam beberapa bagian yang aman, bukan hanya di satu lokasi. Akses ke data ini sangat dipantau. Ada banyak pro dan kontra, jadi bicarakan dengan tim teknologi Anda untuk mengetahui apakah ini pilihan yang tepat untuk melindungi perusahaan Anda.

Saat bertransisi ke model kerja hibrida permanen, ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan. Kesejahteraan dan produktivitas staf harus menjadi pertimbangan pertama Anda. Jaga agar jalur komunikasi tetap terbuka, berdayakan karyawan, dan rancang alur kerja dengan menggunakan alat dan teknologi terbaik yang Anda miliki.