Bagaimana Menangani PHK: 12 Praktik Terbaik untuk Perusahaan dan SDM

Aspek yang paling memuaskan dari peran manajer SDM adalah mengoptimalkan sumber daya manusia dalam organisasi. Namun, hal ini juga disertai dengan aspek yang tidak diinginkan, yaitu menangani pemutusan hubungan kerja (PHK). PHK merupakan tren baru dalam dunia HR dan merupakan tantangan yang paling sulit diatasi oleh HR.

Banyak sektor yang mengalami pemutusan hubungan kerja dalam jumlah besar di dunia pasca pandemi. Dan pada tahun 2023 sejauh ini, PHK di AS telah mencapai titik tertinggi dalam dua tahun terakhir, yang berdampak pada lebih dari 100.000 pekerja.

Meskipun HR mungkin berusaha sebaik mungkin untuk menghormati perasaan karyawan dalam peristiwa seperti ini, karyawan mungkin tidak memahami situasi dari sudut pandang hukum. Dan, ketika pemutusan hubungan kerja terjadi dengan cara yang tidak baik, hal ini dapat berdampak negatif pada branding perusahaan.

Jadi, apa cara terbaik bagi organisasi untuk menangani PHK? Kita akan memahami semua itu secara rinci dalam artikel ini. Pertama-tama, mari kita mulai dengan beberapa terminologi penting dan artinya.

PHK vs Pemecatan vs Cuti

Mari kita pahami perbedaan antara PHK, pemecatan, dan cuti untuk pemahaman yang lebih baik tentang topik ini.

PHK - PHK adalah ketika seorang karyawan diberhentikan atau diminta untuk berhenti bekerja tanpa kesalahan apa pun. PHK karyawan sering kali disebabkan oleh gejolak keuangan di perusahaan dan biasanya diikuti dengan pesangon berdasarkan kontrak yang ditandatangani antara karyawan dan organisasi. Tujuannya adalah perampingan tenaga kerja untuk memangkas biaya.

Pemecatan - Pemecatan adalah hasil dari perilaku yang tidak etis atau tidak dapat diterima, misalnya mencuri, pelanggaran tugas, pelecehan, dll., dari pihak karyawan. Tidak ada pesangon yang diberikan kepada mereka dalam kasus ini. Selain itu, organisasi dapat memecat karyawan tanpa alasan yang sah jika mereka dipekerjakan sesuka hati.

Cuti - Cuti adalah ketika seorang karyawan diberhentikan sementara tetapi dapat mempertahankan jabatan dan tunjangan karyawan. Hal ini terjadi pada industri yang berbasis permintaan dan juga dilakukan pada peristiwa seperti perbaikan pabrik atau kejatuhan ekonomi selama pandemi. Karyawan dipekerjakan kembali setelah situasi kembali normal.

5 Alasan utama terjadinya PHK

Beberapa alasan utama terjadinya PHK antara lain:

• Kejatuhan ekonomi - Ketika seluruh perekonomian dilanda depresi keuangan, hal ini dapat memengaruhi berbagai industri dan menyebabkan pemutusan hubungan kerja (PHK) massal.
• Berkurangnya permintaan pelanggan - Permintaan yang lebih rendah dari biasanya dari pelanggan dapat mengurangi penjualan dan berdampak pada arus kas. PHK dapat mengembalikan keseimbangan dalam kasus ini.
• Restrukturisasi perusahaan - Restrukturisasi perusahaan termasuk menghilangkan posisi yang sudah tidak diperlukan lagi, yang mengakibatkan pemutusan hubungan kerja. Salah satu contohnya adalah memberhentikan pekerja lini pabrik dengan memperkenalkan otomatisasi dan robotika.
• Perubahan produk atau layanan - Ketika sebuah produk atau lini layanan berevolusi, hal ini dapat menyebabkan perubahan organisasi dan menciptakan kebutuhan, misalnya, mempekerjakan tenaga kerja yang lebih terampil atau lebih baik. Hal ini dapat menjadi alasan yang signifikan untuk PHK.
• Perusahaan memp ekerjakan pekerja lepas - Ada permintaan yang sangat besar untuk pekerja lepas dan permintaan ini semakin lama semakin besar. Perusahaan mempekerjakan pekerja lepas, yang mengakibatkan PHK

12 Praktik terbaik bagi perusahaan dan SDM untuk menangani PHK dan meminimalkan dampaknya

Proses merumahkan karyawan tidak pernah mudah, tetapi dalam lingkungan ekonomi yang tidak menentu seperti sekarang ini, perusahaan sering kali menghadapi keputusan sulit untuk melakukan PHK.

Proses perampingan dapat menjadi tantangan bagi pemberi kerja dan karyawan, namun penting bagi profesional Sumber Daya Manusia (SDM) untuk menangani PHK secara efisien guna meminimalkan dampak negatif terhadap reputasi perusahaan dan karyawan yang terdampak.

Berikut adalah cara-cara efektif untuk menangani PHK di tempat kerja:

1. Rencanakan ke depan

Langkah pertama dalam menangani PHK secara efektif adalah membuat perencanaan. HR harus mulai merencanakan PHK jauh-jauh hari. Rencana yang terstruktur dengan baik akan membantu perusahaan meminimalkan dampak terhadap karyawan dan mempertahankan operasional bisnis. HR harus membuat rencana yang menguraikan prosesnya, termasuk kriteria pemilihan karyawan yang akan di-PHK, jadwal, dan strategi komunikasi. Penting untuk mempertimbangkan kewajiban hukum perusahaan dan memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan.

HR juga harus bekerja sama dengan para pemimpin perusahaan untuk mengidentifikasi langkah-langkah penghematan biaya yang potensial dan pilihan alternatif selain PHK. Misalnya, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk mengurangi jam kerja karyawan, menerapkan cuti, atau membekukan perekrutan hingga situasi ekonomi membaik.

2. Menyediakan pelatihan untuk para manajer

Manajer memainkan peran penting dalam proses PHK. Mereka bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan karyawan dan mengimplementasikan rencana tersebut. HR harus memberikan pelatihan kepada para manajer tentang cara menangani PHK secara efektif, termasuk proses komunikasi, memberikan dukungan kepada karyawan, dan menangani reaksi emosional. Hal ini membantu memastikan bahwa proses tersebut dilakukan secara profesional dan dengan empati.

Para manajer juga harus dilatih tentang bagaimana mengelola karyawan yang tersisa setelah proses PHK selesai. Hal ini termasuk mengkomunikasikan setiap perubahan dalam operasi atau strategi perusahaan, mengatasi kekhawatiran tentang keamanan kerja, dan menjaga moral dan produktivitas karyawan.

3. Menjaga kerahasiaan

HR harus menjaga kerahasiaan selama proses PHK untuk menghindari munculnya rumor atau kepanikan. HR harus memastikan bahwa hanya mereka yang perlu tahu yang diberitahu tentang PHK. Hal ini membantu menjaga kepercayaan karyawan terhadap perusahaan dan mengurangi risiko tuntutan hukum.

HR juga harus memastikan bahwa informasi pribadi tentang karyawan yang terkena dampak dijaga kerahasiaannya dan hanya dibagikan jika diperlukan. Ini termasuk informasi tentang alasan PHK, kriteria seleksi, dan paket pesangon yang ditawarkan.

4. Jelajahi alternatif-alternatif

PHK harus menjadi pilihan terakhir; organisasi harus mengeksplorasi pilihan mereka terlebih dahulu sehingga mereka tidak harus membiarkan staf mereka pergi secara permanen. Hal ini sangat penting terutama jika Anda harus memberhentikan beberapa karyawan saja.

Sebagai contoh, cuti dapat secara efektif mengatasi masalah arus kas sementara tanpa mengakibatkan hilangnya karyawan yang berharga. Pemotongan gaji atau pengurangan tunjangan dan tunjangan karyawan untuk sementara waktu juga dapat menjadi solusi yang bagus jika Anda dapat membuat karyawan Anda memahami mengapa tindakan ini diperlukan untuk tetap bertahan.

5. Bantu mereka menemukan pekerjaan baru

Perusahaan dapat membantu karyawan yang di-PHK untuk mendapatkan pekerjaan baru dengan memanfaatkan fleksibilitas dan kenyamanan dari peluang kerja jarak jauh. Dengan pergeseran saat ini ke arah digitalisasi, banyak perusahaan sekarang menawarkan posisi jarak jauh, menyediakan platform yang tepat bagi karyawan yang di-PHK untuk memamerkan keterampilan dan pengalaman mereka.

Organisasi juga dapat melihat berbagai papan lowongan kerja untuk terhubung dengan pencari kerja potensial dan memberi mereka panduan tentang cara mendapatkan pekerjaan baru. Papan lowongan kerja populer seperti Adzuna, Indeed, dan Monster banyak digunakan oleh pemberi kerja, perekrut, dan pencari kerja karena antarmuka yang ramah pengguna dan fitur-fitur yang memudahkan navigasi.

Demikian pula, LinkedIn adalah alat yang sangat baik untuk menemukan peluang kerja baru karena bukan hanya platform untuk membuat profil profesional tetapi juga memungkinkan pengguna untuk mencari pekerjaan yang sesuai dengan keahlian mereka.

Selain itu, platform online seperti Freelancer, Upwork, dan Fivver merupakan sumber daya yang sangat baik untuk mencari pekerjaan lepas di bidang apa pun. Situs-situs ini menyediakan berbagai layanan yang dapat dengan mudah diakses dari rumah atau lokasi lain yang memiliki akses internet.

6. Memahami kepatuhan

PHK harus selalu sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan di negara Anda. Jadi, pastikan bahwa setiap anggota tim SDM mengetahui undang-undang ketenagakerjaan. Misalnya, menurut Undang-Undang WARN di AS, pekerja harus diberikan pemberitahuan minimal 60 hari untuk transisi. Jadi, pastikan tim Anda membaca undang-undang penting seperti Title VII, FLSA, ADEA, INA, dll.

7. Berkomunikasi secara efektif

Jika terjadi PHK, Anda harus memiliki rencana komunikasi internal yang mencakup:

• Proses pemberitahuan kepada karyawan tentang pemutusan hubungan kerja mereka
• Proses mengkomunikasikan PHK secara resmi kepada karyawan yang tersisa
• Siapa yang akan bertanggung jawab untuk menyusun siaran pers dan jumlah informasi yang harus diungkapkan
• Informasi mengenai kriteria untuk memutuskan pemangkasan dan bagaimana restrukturisasi dapat berdampak pada departemen dan posisi
• Informasi mengenai apakah karyawan yang di-PHK akan memenuhi syarat untuk mendapatkan pesangon

Masing-masing poin ini penting untuk memastikan komunikasi yang efektif antara organisasi dan mantan karyawan.

8. Waspadai dampak yang merugikan atau perlakuan yang berbeda

Menurut Equal Employment Opportunity Commission, dampak yang merugikan dapat didefinisikan sebagai "tingkat seleksi yang berbeda secara substansial dalam perekrutan, promosi, atau keputusan ketenagakerjaan lainnya yang merugikan anggota suatu ras, jenis kelamin, atau kelompok etnis." Hal ini termasuk pemutusan hubungan kerja (PHK). Dan perlakuan yang berbeda adalah ketika sebuah organisasi melakukan diskriminasi dengan sengaja berdasarkan ras, agama, warna kulit, jenis kelamin, atau asal kebangsaan.

Jadi, untuk menghindari potensi klaim diskriminasi oleh karyawan yang di-PHK, pastikan bahwa kebijakan Anda mencakup ketentuan-ketentuan yang diperlukan, sehingga tidak ada kelompok yang dilindungi yang terkena dampaknya.

9. Pertimbangkan untuk menawarkan pesangon

Perusahaan di AS tidak berkewajiban membayar pesangon kepada karyawan yang di-PHK kecuali secara eksplisit disebutkan dalam kontrak kerja. Namun, Anda masih dapat memilih untuk menawarkan pesangon dalam jumlah sedang untuk menyampaikan kepada karyawan bahwa mereka dihargai. Hal ini akan melindungi merek perusahaan dan meyakinkan karyawan yang masih ada yang mungkin cemas akan keamanan pekerjaan mereka.

10. Bersiaplah untuk meminta maaf secara terbuka

Saat ini, para CEO diharapkan untuk meminta maaf secara terbuka atas PHK yang terjadi. Dan permintaan maaf harus terdiri dari tiga elemen penting:

• Pengakuan atas kerugian dan permintaan maaf untuk itu
• Penjelasan mengapa langkah ini penting
• Tawaran perbaikan untuk orang-orang yang terkena dampak PHK

Permintaan maaf publik yang disusun dengan cara ini membantu mengkomunikasikan sentimen perusahaan kepada para pekerja dan pasar.

11. Memprioritaskan kesejahteraan karyawan

PHK dapat berdampak signifikan pada kesejahteraan karyawan yang terkena dampaknya. HR harus memastikan bahwa karyawan menerima dukungan selama masa transisi, seperti konseling dan akses ke sumber daya yang dapat membantu mereka mengatasi stres karena kehilangan pekerjaan.

HR juga harus menawarkan bantuan dalam mencari peluang kerja baru, seperti menulis resume, strategi pencarian kerja, dan keterampilan wawancara.

HR juga harus memastikan bahwa karyawan yang tetap bekerja di perusahaan menyadari adanya perubahan dalam peran atau tanggung jawab mereka dan diberikan pelatihan dan dukungan yang diperlukan untuk beradaptasi dengan perubahan ini. Hal ini membantu menjaga moral dan produktivitas karyawan selama masa-masa sulit.

12. Mengevaluasi dan belajar

Setelah PHK dilakukan, HR harus mengevaluasi prosesnya dan belajar dari kesalahan. Hal ini membantu memastikan bahwa PHK di masa depan dapat ditangani dengan baik.

Contoh perusahaan yang telah menangani PHK dengan cerdas dan sukses

Ada banyak contoh perusahaan yang harus menangani PHK selama bertahun-tahun. Berikut adalah beberapa contoh penting:

1. Netflix

Netflix dikenal dengan budaya transparansi dan komunikasi langsungnya. Pada tahun 2020, perusahaan ini mengumumkan akan memberhentikan 15 karyawan di departemen pemasarannya.

Namun, alih-alih mendiamkan berita tersebut, tim manajemen Netflix memutuskan untuk membahas PHK tersebut secara langsung dalam sebuah rapat perusahaan.

Dalam pertemuan tersebut, CEO menjelaskan bahwa PHK tersebut disebabkan oleh perubahan strategi pemasaran perusahaan, dan ia mendorong karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan berbagi pemikiran mereka tentang keputusan tersebut.

Pendekatan ini menunjukkan komitmen Netflix terhadap transparansi dan rasa hormatnya terhadap karyawan.

2. Zappos

Zappos, peritel sepatu online, dikenal dengan budaya unik dan pendekatan yang berpusat pada karyawan. Pada tahun 2020, perusahaan ini mengumumkan bahwa mereka akan merumahkan 8% tenaga kerjanya karena dampak ekonomi dari pandemi COVID-19.

Namun, alih-alih hanya mengumumkan PHK dan memberikan paket pesangon, tim manajemen Zappos melakukan lebih dari itu untuk mendukung karyawan mereka. Perusahaan menawarkan berbagai manfaat kepada karyawan yang terkena dampak, termasuk jaminan kesehatan yang berkelanjutan, akses ke sumber daya kesehatan mental, dan bahkan bantuan pencarian kerja.

Pendekatan ini menunjukkan komitmen Zappos terhadap karyawannya dan keyakinannya untuk memperlakukan mereka dengan hormat dan bermartabat.

3. Cisco

Cisco, perusahaan jaringan dan teknologi, memiliki reputasi sebagai perusahaan yang berbasis data dan analitis. Pada tahun 2020, perusahaan ini mengumumkan bahwa mereka akan memberhentikan sekitar 3.500 karyawan karena pergeseran strategi bisnisnya.

Namun, alih-alih hanya mengandalkan penilaian manajemen untuk menentukan karyawan mana yang akan di-PHK, Cisco menggunakan analisis data untuk mengidentifikasi karyawan yang kemungkinan besar akan keluar secara sukarela.

Perusahaan kemudian menawarkan kepada para karyawan tersebut paket pengunduran diri secara sukarela, yang mencakup pesangon dan bantuan pencarian kerja. Pendekatan ini menunjukkan komitmen Cisco untuk membuat keputusan berdasarkan data dan menghormati otonomi karyawan.

4. Yahoo

Yahoo, perusahaan pencarian internet dan media, telah mengalami beberapa tahun yang sulit, dengan menurunnya pendapatan dan serangkaian pelanggaran keamanan tingkat tinggi. Pada tahun 2017, perusahaan ini mengumumkan bahwa mereka akan memberhentikan sekitar 15% tenaga kerjanya, atau sekitar 2.000 karyawan.

Namun, alih-alih menangani PHK secara langsung, Yahoo mengalihdayakan tugas tersebut kepada perusahaan pihak ketiga. Pendekatan ini dikritik karena kurangnya transparansi dan kegagalannya untuk menunjukkan rasa hormat kepada karyawan yang telah berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.

5. IBM

IBM, perusahaan teknologi dan konsultasi, memiliki reputasi sebagai perusahaan yang analitis dan berorientasi pada hasil. Pada tahun 2020, perusahaan ini mengumumkan bahwa mereka akan memberhentikan sejumlah karyawan yang tidak disebutkan jumlahnya karena pergeseran dalam strategi bisnisnya.

Namun, alih-alih hanya mengumumkan PHK dan memberikan paket pesangon, IBM mengambil pendekatan yang lebih proaktif. Perusahaan menawarkan kesempatan kepada para karyawan yang terkena dampak untuk mengikuti program pelatihan keterampilan, yang akan membantu mereka memperoleh keterampilan baru dan meningkatkan peluang mereka untuk mendapatkan pekerjaan baru.

Pendekatan ini menunjukkan komitmen IBM terhadap karyawannya dan keyakinannya akan pentingnya berinvestasi untuk masa depan mereka.

Hal-hal penting yang dapat diambil

Menangani PHK adalah tugas yang sulit bagi perusahaan mana pun. Namun, setiap perusahaan dapat mengambil pendekatan yang berbeda dalam prosesnya, tergantung pada budaya, model bisnis, dan situasi ekonomi mereka.

Perusahaan yang memprioritaskan transparansi, dukungan karyawan, dan pengambilan keputusan berbasis data lebih mungkin untuk menangani PHK secara efektif dan meminimalkan dampak negatif terhadap karyawan dan reputasi perusahaan.