Hukum dan Peraturan SDM yang Harus Diketahui oleh Setiap Profesional Sumber Daya Manusia di Tahun 2024

Peran Sumber Daya Manusia (SDM) semakin kompleks dan beragam. Berdasarkan data 25 industri selama satu minggu di bulan November, the Conference Board pada tahun 1948 menunjukkan bahwa pendapatan pria rata-rata $60,37 dan pendapatan wanita $40,88.

Selain itu, rata-rata jam kerja mereka masing-masing sekitar 41,2 dan 39 jam. Meskipun gaji perempuan di seluruh industri masih tertinggal dari gaji laki-laki, di zaman sekarang ini, inklusivitas dan keragaman telah membuka jalan menuju kesetaraan dan keadilan. 

Di sinilah Hukum dan Peraturan SDM berperan untuk mengimplementasikan perubahan yang dipimpin oleh undang-undang di tempat kerja untuk mencerminkan kesopanan. Para profesional SDM kini harus menavigasi labirin hukum dan peraturan yang mengatur segalanya, mulai dari standar ketenagakerjaan hingga ruang kerja digital.

Mengikuti perkembangan perubahan ini sangat penting untuk dua alasan utama: memastikan kepatuhan hukum dan membina lingkungan kerja yang aman, saling menghormati, dan kondusif bagi produktivitas.

Panduan komprehensif ini bertujuan untuk menjelaskan area-area utama perubahan dalam undang-undang dan peraturan SDM yang harus diketahui oleh setiap profesional SDM.

Perubahan dalam undang-undang ketenagakerjaan

1. Pembaruan upah minimum

Pembicaraan tentang upah minimum bukanlah hal baru, tetapi pentingnya untuk terus mengikuti perubahan pada undang-undang upah minimum tidak dapat dilebih-lebihkan. Yurisdiksi di seluruh dunia terus merevisi standar upah minimum untuk memastikan pekerja mendapatkan penghasilan yang layak.

Kepatuhan terhadap peraturan federal dan lokal sangat penting, terutama bagi bisnis yang beroperasi di beberapa lokasi di mana undang-undang upah minimum yang berbeda mungkin berlaku. Untuk informasi lebih lanjut tentang perubahan undang-undang ini, teruslah membaca.

2. Peraturan lembur

Undang-undang ketenagakerjaan telah menjadi lebih ketat dalam hal pembayaran lembur. Perubahan ini menekankan perlunya menyimpan catatan yang cermat dan memastikan bahwa karyawan yang tidak dikecualikan mendapatkan kompensasi atas jam kerja ekstra mereka.

Ketidakpatuhan dapat mengakibatkan denda yang signifikan dan juga menodai reputasi perusahaan. Sangat penting bagi para profesional HR untuk mengetahui perubahan terbaru dalam peraturan lembur dan menerapkannya dengan tepat.

Sebagai contoh, pada tahun 2019, Walmart setuju untuk membayar $14 juta untuk menyelesaikan gugatan class action yang menuduh bahwa perusahaan gagal membayar upah lembur yang sesuai kepada karyawannya. Hal ini menekankan pentingnya bagi para profesional SDM untuk terus mengikuti perkembangan undang-undang ketenagakerjaan terkait lembur.

3. Jam kerja yang fleksibel

Jadwal kerja 9-to-5 semakin menjadi peninggalan masa lalu. Undang-undang ketenagakerjaan yang baru memberikan hak kepada karyawan untuk meminta jam kerja yang fleksibel.

Perusahaan harus mempertimbangkan permintaan ini dengan serius dan hanya dapat menolaknya dengan alasan bisnis yang masuk akal. Tren ini tidak hanya ramah terhadap karyawan, namun juga terbukti meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan.

4. Hak-hak pekerja manggung dan pekerja lepas

Munculnya ekonomi pertunjukan telah mengubah sifat pekerjaan secara mendasar, dan hukum sekarang mulai mengejar ketinggalan.

Berbagai undang-undang baru bertujuan untuk memperluas perlindungan ketenagakerjaan tradisional, seperti upah minimum dan tunjangan, untuk pekerja lepas dan pekerja lepas.

Departemen SDM harus mengikuti perkembangan ini, karena hal ini dapat berdampak pada kewajiban kontrak dan klasifikasi pekerja.

Keberagaman, Kesetaraan, dan Inklusi (DEI)

1. Revisi kebijakan non-diskriminasi

Kebijakan non-diskriminasi sedang mengalami perombakan yang signifikan. Kategori baru yang dilindungi sedang ditambahkan, termasuk ketentuan untuk identitas gender dan ekspresi gender.

Departemen SDM harus segera merevisi kebijakan perusahaan untuk mencerminkan perubahan ini dan juga harus terlibat dalam program pelatihan yang komprehensif untuk memastikan bahwa staf dididik tentang pergeseran kebijakan ini.

2. Peraturan yang mempromosikan keragaman di tempat kerja

Peraturan baru sedang diberlakukan yang mewajibkan perusahaan dengan ukuran tertentu untuk mengungkapkan metrik keragaman mereka dan memenuhi target keragaman.

Undang-undang ini dirancang untuk mendorong terciptanya tempat kerja yang lebih inklusif. Ketidakpatuhan tidak hanya dapat mengakibatkan dampak hukum, namun juga dapat memengaruhi citra perusahaan dan kemampuannya untuk menarik talenta.

Misalnya, pada tahun 2020, Google menghadapi kritik karena kurangnya keragaman, terutama dalam peran kepemimpinan. Sejak saat itu, perusahaan telah meningkatkan transparansi dengan merilis laporan keragaman, tetapi kasus ini menggarisbawahi pengawasan yang dapat dihadapi organisasi terkait praktik DEI.

3. Standar dan tindakan inklusivitas

Lebih dari sekadar menghindari diskriminasi, tempat kerja modern diharapkan proaktif dalam bersikap inklusif.

Langkah-langkah inklusivitas yang terstandardisasi, seperti peningkatan fitur aksesibilitas bagi karyawan penyandang disabilitas dan saluran komunikasi yang peka terhadap berbagai latar belakang budaya, telah menjadi hal yang lazim. Para profesional SDM harus memimpin dalam mengimplementasikan langkah-langkah ini.

4. Menangani dan melaporkan masalah terkait DEI

Urgensi penanganan keluhan terkait diskriminasi dan pelecehan selalu tinggi, tetapi undang-undang baru telah menempatkan hal ini menjadi fokus yang tajam.

Jadwal dan protokol pelaporan yang lebih ketat kini diberlakukan, menuntut departemen SDM untuk bertindak cepat dan transparan dalam menyelesaikan masalah terkait DEI.

Peraturan kesehatan dan keselamatan

1. Melanjutkan peraturan terkait pandemi

Dampak pandemi COVID-19 terus terasa di tempat kerja. Terdapat pembaruan berkelanjutan pada pedoman yang terkait dengan kerja jarak jauh, kebijakan vaksinasi, dan langkah-langkah keselamatan.

Kepatuhan terhadap undang-undang dan pedoman yang terus berubah ini merupakan tugas yang sangat besar, namun sangat penting untuk mempertahankan tenaga kerja yang sehat.

2. Dukungan dan kebijakan kesehatan mental

Telah terjadi peningkatan pengakuan akan pentingnya kesehatan mental di tempat kerja, yang mengarah pada undang-undang baru yang mengharuskan perusahaan untuk menawarkan dukungan kesehatan mental kepada karyawan mereka.

Hal ini dapat berkisar dari layanan konseling hingga tunjangan kesehatan mental yang lebih komprehensif, dan kegagalan untuk mematuhinya dapat menyebabkan dampak yang signifikan.

Sebagai contoh, sebelum pandemi, Johnson & Johnson telah menerapkan program ketahanan kesehatan mental yang komprehensif yang menyediakan sumber daya dan dukungan bagi karyawan yang menghadapi stres dan masalah kesehatan mental. Hal ini menggambarkan meningkatnya fokus pada kesehatan mental di tempat kerja.

3. Pedoman dan standar OSHA yang diperbarui

Keselamatan di tempat kerja adalah bidang yang terus berkembang, dan Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja (OSHA) secara teratur memperbarui pedomannya untuk mencerminkan hal ini.

Baik itu tentang ergonomi atau rencana tanggap darurat, para profesional SDM harus memastikan bahwa organisasi mereka mengikuti standar keselamatan terkini.

Pekerjaan digital dan jarak jauh

1. Pedoman keamanan siber untuk pekerja jarak jauh

Kerja jarak jauh menjadi perlengkapan permanen bagi banyak bisnis. Akibatnya, undang-undang keamanan siber beradaptasi untuk mencakup lingkungan kantor di rumah.

Perusahaan kini diwajibkan untuk memastikan bahwa pengaturan kerja jarak jauh memenuhi pedoman keamanan siber yang ketat, yang jika tidak dipenuhi dapat menimbulkan tanggung jawab hukum yang besar.

2. Undang-undang privasi data dan pengawasan karyawan

Kemajuan teknologi telah meningkatkan kemampuan pengawasan karyawan, tetapi undang-undang juga berkembang untuk melindungi privasi karyawan.

Teknik pengawasan, bahkan dalam pengaturan jarak jauh, harus dilakukan dalam batas-batas yang ditetapkan oleh undang-undang baru, yang semakin ketat.

Sebagai contoh, pada tahun 2020, Barclays menghadapi reaksi keras karena menggunakan sistem yang memantau waktu yang dihabiskan karyawan di meja kerja mereka. Contoh ini menunjukkan potensi jebakan yang berkaitan dengan privasi data dan pengawasan karyawan.

3. Pertimbangan kesehatan dan keselamatan untuk karyawan jarak jauh

Bekerja jarak jauh bukannya tanpa tantangan, terutama dalam hal kesehatan dan keselamatan.

Undang-undang diberlakukan yang menetapkan persyaratan untuk kantor di rumah yang dirancang secara ergonomis dan waktu istirahat wajib. Perusahaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa ruang kerja jarak jauh memenuhi persyaratan ini.

Manfaat dan kompensasi

1. Pembaruan terhadap peraturan cuti keluarga dan cuti medis

Cuti keluarga dan medis secara tradisional hanya mencakup keadaan yang sempit, seperti kelahiran anak atau masalah medis yang signifikan.

Namun, dalam beberapa tahun terakhir, undang-undang ini telah berevolusi untuk mengenali berbagai peristiwa kehidupan dan kondisi medis yang lebih luas.

Amandemen baru pada peraturan tersebut sekarang mencakup keadaan tambahan seperti masa berkabung yang diperpanjang, termasuk masa berkabung hewan peliharaan, dan tanggung jawab pengasuh untuk anggota keluarga yang bukan kerabat dekat.

Ketentuan-ketentuan baru ini menunjukkan pergeseran ke arah pendekatan yang lebih berpusat pada manusia terhadap keseimbangan kehidupan kerja.

2. Persyaratan baru untuk manfaat kesehatan dan pensiun

Tunjangan kesehatan dan pensiun merupakan bagian integral dari kompensasi karyawan, dan tunduk pada peraturan perundangan tersendiri.

Tahun 2024 telah melihat peraturan yang lebih ketat tentang jenis rencana asuransi kesehatan yang harus ditawarkan oleh pemberi kerja, terutama dalam menghadapi masalah kesehatan masyarakat yang sedang berlangsung. Beberapa yurisdiksi sekarang mengharuskan jenis perawatan pencegahan tertentu untuk dimasukkan dalam rencana yang disponsori perusahaan.

Dalam hal manfaat pensiun, peraturan baru telah diperkenalkan yang mengamanatkan komunikasi yang lebih transparan tentang pilihan investasi yang tersedia dalam program pensiun dan juga persentase kecocokan pemberi kerja.

Hal ini dirancang untuk mendorong pengambilan keputusan yang lebih tepat di antara para karyawan tentang keamanan finansial jangka panjang mereka.

Dengan adanya perubahan ini, departemen SDM perlu menilai kembali paket tunjangan mereka untuk memastikan bahwa paket tersebut tidak hanya kompetitif tetapi juga sesuai dengan hukum.

Sebagai contoh, pada tahun 2006, IBM menghadapi tuntutan hukum atas perubahannya dari program pensiun tradisional ke program saldo tunai, sebuah perubahan yang diduga mendiskriminasikan para pekerja yang lebih tua. Kasus ini menunjukkan kompleksitas hukum seputar perubahan tunjangan karyawan.

3. Perubahan undang-undang perpajakan yang mempengaruhi imbalan kerja karyawan

Undang-undang perpajakan selalu berubah-ubah, dan hal ini juga berlaku dalam hal yang mempengaruhi tunjangan karyawan. Perubahan terbaru telah memodifikasi pedoman mengenai kontribusi sebelum pajak untuk berbagai paket tunjangan, seperti 401(k) dan Rekening Tabungan Kesehatan (HSA).

Modifikasi ini dapat memengaruhi penghasilan bersih karyawan dan pemberi kerja, karena dapat menyebabkan perubahan jumlah kewajiban pajak untuk masing-masing pihak.

Seiring dengan perubahan undang-undang ini, sangat penting bagi para profesional HR untuk tidak hanya menyesuaikan sistem penggajian dan administrasi tunjangan perusahaan, namun juga mengkomunikasikan perubahan-perubahan ini kepada para karyawan.

Menggandakan pemahaman dan penerapan undang-undang dan peraturan seputar tunjangan dan kompensasi ini bukan hanya tentang kepatuhan; namun juga tentang membina tempat kerja yang menghormati dan mendukung beragam kebutuhan karyawannya.

Paket tunjangan yang diperbarui dan komprehensif merupakan alat penting untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik. Oleh karena itu, para profesional SDM tidak hanya perlu menyadari perubahan ini, tetapi juga proaktif dalam menerapkannya.

Perekrutan dan orientasi

1. Batasan pemeriksaan latar belakang dan masalah privasi

Undang-undang sekarang lebih membatasi jenis informasi yang dapat dicari dalam pemeriksaan latar belakang.

Tren ini bertujuan untuk melindungi hak privasi pelamar dan memastikan bahwa mereka tidak didiskriminasi secara tidak adil berdasarkan informasi pribadi yang tidak relevan.

2. Hukum yang terkait dengan perekrutan pekerja internasional

Globalisasi telah membuat dunia menjadi lebih kecil, tetapi hukum yang terkait dengan perekrutan pekerja internasional tidak serta merta menjadi lebih sederhana.

Perubahan terbaru dalam peraturan visa dan izin kerja mengharuskan kewaspadaan yang konstan dari departemen SDM, karena ketidakpatuhan dapat mengakibatkan hukuman berat.

Sebagai contoh, pada tahun 2013, perusahaan IT India, Infosys, membayar 34 juta dolar AS untuk menyelesaikan tuduhan penipuan visa, salah satu penyelesaian terbesar dari jenisnya. Hal ini menggarisbawahi pentingnya kepatuhan terhadap hukum perekrutan internasional.

3. Perubahan kebijakan visa dan imigrasi

Kebijakan imigrasi, khususnya di negara-negara seperti Amerika Serikat, sering mengalami perubahan. Perubahan ini tidak hanya memengaruhi perekrutan karyawan internasional baru, tetapi juga status karyawan internasional saat ini.

Pelatihan dan pengembangan karyawan

1. Persyaratan pelatihan wajib

Pelecehan seksual dan pelatihan DEI telah diamanatkan secara hukum di beberapa yurisdiksi.

Perusahaan harus memastikan bahwa mereka menawarkan program pelatihan ini kepada semua karyawan secara berkala, karena kegagalan untuk melakukannya dapat mengakibatkan kewajiban yang signifikan.

2. Hukum mengenai peningkatan keterampilan dan pelatihan ulang karyawan

Peningkatan keterampilan dan pelatihan ulang menjadi semakin penting di mata hukum. Peraturan baru sekarang mengharuskan pemberi kerja untuk berkontribusi pada pengembangan karyawan dengan cara yang lebih substantif, baik melalui program internal atau melalui inisiatif pelatihan eksternal.

Sebagai contoh, AT&T memprakarsai program pelatihan ulang karyawan secara besar-besaran untuk membantu tenaga kerja yang ada agar dapat beradaptasi dengan teknologi baru. Meskipun tidak dipicu oleh persyaratan hukum, program ini menunjukkan peningkatan fokus pada pelatihan karyawan.

3. Insentif atau hibah pajak untuk pengembangan karyawan

Ini tidak hanya sekedar tongkat dan wortel; pemerintah menawarkan insentif pajak dan hibah kepada perusahaan yang berinvestasi dalam pengembangan karyawan. Menyediakan insentif ini merupakan situasi yang saling menguntungkan, baik bagi karyawan maupun perusahaan.

Pengakhiran dan pemberhentian

1. Undang-undang yang diperbarui tentang pesangon dan periode pemberitahuan

Lanskap hukum seputar pesangon dan periode pemberitahuan bagi karyawan yang di-PHK telah menjadi semakin kompleks.

Sebelumnya, peraturan tersebut cukup mudah, menetapkan periode pemberitahuan standar dan paket pesangon dasar yang sebagian besar didasarkan pada masa kerja. Namun, pada tahun 2024, terdapat amandemen baru yang menambahkan beberapa lapisan kompleksitas pada peraturan ini.

Sekarang, faktor-faktor seperti alasan pemutusan hubungan kerja, peran karyawan dalam perusahaan, dan bahkan kondisi ekonomi pada saat pemutusan hubungan kerja dapat memengaruhi paket pesangon dan periode pemberitahuan yang diwajibkan oleh hukum.

Tidak lagi sesederhana mengacu pada bagan standar; profesional SDM perlu mempertimbangkan berbagai faktor dalam setiap kasus. Hal ini membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang amandemen legislatif terbaru, serta kemampuan untuk menerapkan aturan-aturan ini secara kontekstual.

Departemen SDM juga harus mengkomunikasikan kerumitan ini secara transparan kepada manajemen dan karyawan untuk memastikan kepatuhan dan menghindari potensi konsekuensi hukum.

2. Menangani pemutusan hubungan kerja tanpa diskriminasi

Meskipun undang-undang anti-diskriminasi telah lama ada dalam lanskap ketenagakerjaan, peraturan yang lebih baru telah membuat undang-undang ini lebih ketat dan spesifik dalam konteks pemutusan hubungan kerja.

Pengusaha sekarang diwajibkan untuk mengikuti prosedur yang lebih rinci untuk memvalidasi bahwa alasan pemutusan hubungan kerja tidak hanya sah secara hukum tetapi juga benar-benar bebas dari niat atau bias diskriminatif.

Dokumentasi dan bukti untuk mendukung sifat non-diskriminatif dari pemutusan hubungan kerja menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Hal ini membuat peran profesional SDM menjadi semakin penting, karena mereka sering kali menjadi pihak yang bertanggung jawab untuk memelihara dokumentasi ini dan memastikan bahwa semua proses internal mematuhi undang-undang yang berlaku.

Sebagai contoh, pada tahun 2015, Abercrombie & Fitch kalah dalam kasus di Mahkamah Agung AS di mana mereka terbukti melakukan diskriminasi terhadap seorang pelamar Muslim dengan menolaknya karena ia mengenakan jilbab.

Kasus ini menyoroti konsekuensi hukum dari praktik pemutusan hubungan kerja dan perekrutan yang diskriminatif.

3. Peraturan yang terkait dengan perjanjian non-kompetisi dan non-solicitation

Perjanjian non-kompetisi dan non-solicitation telah lama menjadi isu yang diperdebatkan dalam hukum ketenagakerjaan. Namun, pada tahun 2024, terdapat beberapa pembaruan penting yang telah menerapkan peraturan yang lebih ketat pada jenis kontrak ini.

Sebelumnya, klausul-klausul yang luas telah diterima secara umum, tetapi undang-undang baru menantang keadilan dan cakupan perjanjian-perjanjian ini.

Selain itu, pembenaran untuk perjanjian ini harus diuraikan dengan jelas dan berada dalam parameter yang ditentukan secara hukum.

Oleh karena itu, para profesional SDM perlu berkonsultasi dengan para ahli hukum untuk menyusun, meninjau, dan memperbarui kontrak-kontrak ini. Dengan memahami perubahan hukum terbaru, akan memastikan bahwa perjanjian-perjanjian ini tidak hanya dapat ditegakkan, tetapi juga adil bagi pemberi kerja dan karyawan.

Dengan lanskap hukum pemutusan hubungan kerja dan pemberhentian yang terus berkembang, para profesional SDM harus bertindak sebagai ahli strategi dan petugas kepatuhan. Mereka harus menyeimbangkan kepentingan terbaik organisasi dengan kewajiban etis dan hukum terhadap karyawan.

Kesimpulan

Peran SDM telah berkembang menjadi lebih kompleks, beragam, dan sarat akan tanggung jawab dibandingkan sebelumnya.

Pengetahuan tentang hukum dan peraturan yang terus berkembang bukan hanya merupakan persyaratan hukum, tetapi juga sangat penting untuk membangun lingkungan kerja yang produktif, aman, dan inklusif. Mengikuti perkembangan bukanlah tugas yang hanya dilakukan sekali saja, tetapi merupakan komitmen berkelanjutan yang harus dilakukan oleh setiap profesional SDM agar dapat menavigasi bidang yang rumit namun bermanfaat ini dengan sukses.

Jika panduan komprehensif ini memberikan nilai tambah bagi pekerjaan Anda sebagai seorang profesional HR, silakan pertimbangkan untuk berlangganan untuk mendapatkan informasi terbaru atau menyumbangkan perspektif Anda di bagian komentar di bawah ini.

Wawasan Anda akan membantu memperkaya kebijaksanaan kolektif tentang subjek penting ini, sehingga memungkinkan kita semua untuk menavigasi kompleksitas lanskap SDM dengan lebih efektif.