Daftar Isi
Proses penerimaan karyawan baru bisa jadi memakan waktu dan sibuk. Anda harus melalui beberapa kali wawancara, membaca ratusan resume, dan akhirnya, memutuskan siapa yang ingin Anda terima. Setelah kesepakatan lisan selesai dengan karyawan, saatnya untuk membuatnya secara tertulis.
Anda memerlukan surat penawaran yang profesional dan disusun dengan baik untuk menyelesaikan proses perekrutan. Namun sebelum membuat surat penawaran Anda berikutnya, lihat contoh surat penawaran di atas untuk membantu Anda memformat surat penawaran Anda secara efektif.
Berikut ini adalah panduan komprehensif untuk menyusun surat penawaran di organisasi Anda dengan 10 contoh surat penawaran yang berorientasi pada hasil.
Apa yang dimaksud dengan surat penawaran?
Surat penawaran adalah dokumen resmi yang dikirimkan kepada kandidat yang telah dipilih oleh HRD melalui beberapa tahap wawancara dan penyaringan. Surat penawaran menawarkan posisi kepada kandidat, merangkum syarat dan ketentuan organisasi Anda, dan memberikan detail mendalam tentang peran dan perusahaan.
Setelah kandidat menerima surat penawaran, mereka dapat menandatanganinya dan mengembalikannya kepada Anda. Surat penawaran ini tidak mengikat secara hukum, namun memberikan perlindungan hukum yang terperinci bagi kedua belah pihak.
Namun, saat menyusun surat penawaran, Anda harus menyertakan detail penting untuk menjaga transparansi dan membangun fondasi yang kuat untuk membangun hubungan antara pemberi kerja dan karyawan.
Apa yang harus disertakan dalam surat penawaran?
Surat penawaran meringkas posisi dan detail perusahaan. Surat ini juga mencakup detail pekerjaan yang spesifik, seperti jadwal kerja, tanggal mulai, gaji, tunjangan, dll. Anda dapat menyusun ulang elemen-elemen penting yang dijelaskan dalam surat penawaran, karena tidak ada format standar.
Namun, jangan lupa untuk menyertakan elemen-elemen yang tercantum di bawah ini dalam surat penawaran:
1. Informasi dasar
Surat penawaran harus menyertakan informasi dasar seperti judul posisi, status penuh atau paruh waktu, tanggal mulai, tanggal orientasi, dan shift yang berlaku.
Anda harus menyertakan bahasa bahwa perusahaan Anda memiliki keleluasaan untuk mengubah atau membatalkan informasi dalam surat penawaran di masa mendatang. Selain itu, hindari penggunaan frasa yang menyatakan masa depan pekerjaan yang tidak pasti, seperti "keamanan kerja", "di masa depan", atau "kami adalah perusahaan keluarga".
2. Deskripsi pekerjaan
Surat penawaran harus memberikan rincian tentang deskripsi pekerjaan, termasuk gaji dan periode pembayaran. Berikan wawasan tentang peran dan tanggung jawab mereka, sehingga memberikan gambaran kepada kandidat tentang apa yang diharapkan.
Anda juga harus menyatakan kompensasi karyawan dalam bentuk gaji mingguan, per jam, atau per periode pembayaran untuk menghilangkan ekspektasi menerima gaji tahunan penuh jika karyawan diberhentikan pada pertengahan tahun.
Surat penawaran harus menyebutkan supervisor atau manajer yang akan menjadi tempat karyawan Anda melapor. Selain itu, sebutkan juga periode evaluasi atau pengembangan kinerja untuk membantu mereka mendapatkan insentif atau peluang promosi.
3. Manfaat
Rangkum secara singkat manfaat utama perusahaan Anda untuk mendorong kandidat menerima tawaran pekerjaan Anda. Jangan membanjiri surat penawaran dengan banyak detail; pastikan Anda membuatnya tetap halus. Sebutkan secara singkat manfaat yang menarik, seperti:
- Rekening pengeluaran fleksibel
- Bantuan pendidikan
- Perlindungan asuransi
- Rencana 401 (k)
- Cuti berbayar
- Jam kerja yang fleksibel
- Opsi bekerja dari rumah
Pastikan bahwa kandidat memahami manfaatnya untuk menyederhanakan proses orientasi bagi mereka.
4. Cuti berbayar
Meskipun elemen yang paling sering diremehkan dalam surat penawaran adalah menyertakan rincian cuti berbayar, namun Anda bisa menyebutkan jumlah cuti yang menjadi hak karyawan untuk meningkatkan transparansi dan peluang diterimanya surat penawaran.
Sebutkan jumlah cuti, termasuk cuti berbayar atau liburan, hari libur, sakit, dan cuti pribadi.
5. Ketentuan kerja
Jangan lupa untuk menyertakan kondisi kerja. Di bawah bagian ini, Anda dapat menambahkan beberapa faktor seperti menandatangani perjanjian kerahasiaan, pemeriksaan latar belakang, kepatuhan terhadap hukum imigrasi, lulus tes narkoba, dan melengkapi Formulir I-9.
Hindari menyertakan pernyataan tentang janji pekerjaan di masa depan, keamanan kerja, atau perjanjian kontrak. Karyawan dapat membuktikan melalui tanda tangan bahwa mereka tidak terikat oleh perjanjian non-kompetisi atau perjanjian yang membatasi dengan perusahaan sebelumnya.
6. Pekerjaan sesuai keinginan
Pernyataan bebas memilih yang terkait dengan hubungan kerja harus ditambahkan. Pernyataan ini memungkinkan Anda untuk memberhentikan karyawan dengan atau tanpa alasan kapan pun dan memberikan hak yang sama kepada karyawan untuk mengundurkan diri.
Jika Anda membuat pernyataan selama proses rekrutmen, baik secara lisan maupun tertulis, hal ini mengawali perjanjian kerja, dan kemudian Anda mungkin berkewajiban untuk menjunjungnya sebagai kontrak.
Kontrak mengikat Anda dan karyawan, tetapi pernyataan bebas memilih dapat mengurangi komitmen tersebut. Anda dapat berkonsultasi dengan profesional hukum untuk menentukan bahasa pernyataan bebas memilih.
7. Informasi penutup
Anda harus mengakhiri surat penawaran dengan titik kontak untuk membantu karyawan dalam menyelesaikan pertanyaan dan masalah apa pun.
Anda bisa menyertakan sentimen yang mengekspresikan kegembiraan organisasi untuk membawa karyawan tersebut bergabung. Ini juga dapat mencakup beberapa baris tentang visi dan budaya perusahaan.
Akhiri surat penawaran dengan baris untuk tanda tangan dan tanggal karyawan. Jangan lupa untuk menambahkan kalimat yang menyatakan bahwa surat penawaran hanya untuk tujuan informasi dan bukan kontrak yang mengikat.
8. Tinjauan hukum
Seperti halnya dokumen apa pun yang Anda tunjukkan kepada karyawan Anda, tim hukum harus meninjau templat surat penawaran sebelum pelaksanaan.
Namun, saat membuat beberapa surat penawaran, Anda mungkin melewatkan beberapa detail. Jadi, penting untuk memiliki templat surat penawaran kerja khusus yang memiliki tujuan berbeda.
10 Contoh template surat penawaran kerja untuk HRD
Anda dapat menggunakan beberapa template sesuai dengan kebutuhan Anda. Namun kami telah menyelesaikan 10 surat penawaran kerja terbaik yang penting untuk menyelesaikan proses perekrutan Anda.
1. Surat tawaran pekerjaan bersyarat
Surat penawaran kerja bersyarat berbeda dengan surat penawaran kerja standar. Meskipun semua persyaratan kerja standar tidak terpenuhi, Anda dapat memberikan tawaran kerja bersyarat kepada kandidat.
Berikut ini adalah template surat penawaran kerja bersyarat yang bisa Anda jadikan inspirasi:
Congratulations on securing the next stage of the hiring process. <company name> is delighted to offer you <job position], starting <scheduled start date>. You will be reporting to <supervisor name>.
This position is < full-time, part-time or other> and pay starts at <salary> per <hour, week>, to be paid <time frame for pay period>. The compensation package, subject to plan and policy changes, also includes:
<benefits>
We would like to extend you an offer of employment. Your initial employment will include a probationary period of <30, 60, 90, etc.> days, during which you will be directly supervised by <title, name of supervisor>.
This offer is conditional on the completion of:
- Successfully passing a job skills test
- Passing drug screening and background check
- Obtaining level ___ security clearance
- Obtaining ___ licensure and ___ certification
- Providing proof of eligibility to work in the <country>
- Employment history verification and satisfactory reference checks
- Confirmation of education credentials
- Passing a physical exam
This offer letter does not guarantee employment. The offer can be withdrawn at any given time, and the selection process can be stopped for any reason with written notification.
If you don’t return the employment eligibility documentation for the I-9 form within three business days at the company, your employment will be terminated in line with the Immigration Reform and Control Act.
As a conditional employee, your job duties are:
[List job duties]
Once you accept the offer, your orientation with the HR team will begin. Please accept our job offer and return a signed copy to me at [insert email address] by [insert deadline].
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for employee>
2. Surat tawaran pekerjaan tanpa syarat
Tidak seperti tawaran kerja bersyarat, tawaran kerja tanpa syarat berarti kandidat tidak memiliki persyaratan yang harus dipenuhi, dan pekerjaan tersebut dijamin.
Berikut adalah contoh surat penawaran kerja tanpa syarat:
Congratulations. <company name> is delighted to offer you <job position], starting <scheduled start date>
We believe you are the right match for the <full or part-time> <title> position. You will be expected to have <duties and responsibilities> in this position.
You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>.
Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>.
Your benefits package will include:
<benefits>
Your employment with us will be at an at-will status. It means that you and the company can end the employment for whatever reason.
Please sign and return this letter by <expiration date> if you accept this job offer.
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Best,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for employee>
3. Templat tawaran pekerjaan paruh waktu hingga penuh waktu
Sebelum mengirimkan tawaran kerja paruh waktu hingga penuh waktu, tanyakan kepada karyawan apakah mereka ingin mengambil posisi tersebut. Kemudian, kirimkan tawaran pekerjaan kepada mereka.
Berikut adalah templat tawaran pekerjaan paruh waktu hingga penuh waktu:
We are delighted to announce that we want your employment status extended from part-time to full-time from <date>.
Once you accept our offer, please find the terms and conditions of the employment contract below:
- You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>
- Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>
- Bonus: <mention any bonus. If applicable>
- As a full-time employee, you can avail benefits that [company name] offers. These benefits include
<benefits>
Please accept and sign this full-time offer letter and email it before [date].
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
[Your Name]
Signatures:
___________________________________________________
Company Representative (Sign)
___________________________________________________
Company Representative (Print)
___________________________________________________
Date
4. Templat surat penawaran magang
Menerima karyawan magang untuk menangani tugas yang berbeda membantu Anda merampingkan operasi kerja dan membantu individu belajar dan berkembang di awal karier mereka.
Berikut ini adalah template surat penawaran magang:
We are glad to offer you an internship at <company name> in the <department name> at our <location> office.
Your internship shall start on <date> and end on <date>. The terms and conditions of your internship are:
- Your project and responsibilities during the internship period will be determined by the supervisor assigned.
- You are eligible for a stipend of <amount> during the internship, which shall be paid upon completing the assigned tasks.
- Your timings will be from <date and time>. Please ensure you bring <required document> with you on your first day to finalize your profile.
- You will sign a confidentiality agreement with us before you commence your internship.
- The internship is not an offer of employment with [company name].
Please confirm your acceptance by [Date], failing which, we have the right to cancel your internship offer.
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for the intern>
5. Templat surat penawaran penyelesaian
Saat menerima permohonan pengunduran diri karyawan, periksa apakah iurannya telah dilunasi. Berikut adalah templat surat penawaran penyelesaian yang dapat Anda gunakan untuk penyelesaian akhir dengan karyawan:
Following the terms and circumstances of your employment letter, your full and final settlement has been made following your resignation letter subsequent relief from your obligations on <relieving date>.
Please find a cheque bearing no. <cheque no.> dated <date> for <amount> drawn on <bank name> Bank for your full and final payment. The account settlement statement is also attached.
Your account with our company is closed, and the company owes you nothing.
Thank you
With regards,
<Your signature>
<Your full name and title>
6. Penerimaan templat surat tawaran pekerjaan
Surat penerimaan tawaran pekerjaan menyoroti kegembiraan Anda untuk bergabung dengan organisasi baru pada posisi pekerjaan yang ditawarkan. Berikut ini adalah template surat penerimaan tawaran pekerjaan yang dapat Anda gunakan:
I received your job offer letter <date of the offer letter] bearing <reference number>.
Thank you for the job opportunity to work in your esteemed organization. I hereby accept the <job title> with [company name].
I also accept the offered annual CTC of <amount>, as discussed in the interviewing process and offer letter.
As mentioned in the offer letter, I shall report to work on <date>. I am very excited to start working in the new position and look forward to meeting you and the team.
I would give my 100% to add value to the team. I have mentioned my email ID and mobile number at the top for reference.
Thank you.
Yours Sincerely,
<Your signature>
<Your Name>
7. Templat surat penawaran pekerjaan penjualan
Surat penawaran kerja sales harus formal dan sesuai dengan standar dasar surat penawaran. Berikut ini adalah template surat penawaran kerja sales:
<company name> is delighted to offer you <sales job position], starting <scheduled start date>. Once you accept our offer, please find the terms and conditions of the employment contract below:
- You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>
- Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>
- Bonus: <mention bonus.>
- As a full-time employee, you can avail benefits that [company name] offers. These benefits include
<benefits>
Please accept and sign this sales job offer letter and email it before [date].
If you accept this offer, you can start your job on <start date> or another mutually agreed upon date. Please contact me at <phone number or email address> or your sales manager <phone number or email address> to address your questions (if any).
We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for the employee>
8. Templat surat penawaran kerja jarak jauh
Dengan semakin banyaknya perusahaan yang beradaptasi dengan budaya kerja dari rumah, berikut ini adalah cara membuat surat penawaran kerja jarak jauh:
Congratulations. With great pleasure, we would like to offer you the following employment offer.
Position: [job title]
Type: Remote
Start date: [date]
Salary: [ amount] per [hour, month, year, etc.]
Your remote benefits package will include:
<benefits>
Your employment with us will be at an at-will status. It means that you and the company can end the employment for whatever reason.
Please sign and return this letter by <expiration date> if you accept this remote job offer.
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
Candidate’s Signature: ______________________________
Candidate’s Printed Name: ______________________________
Date: ______________________________
9. Templat surat penawaran kerja paruh waktu
Mengelola tugas-tugas dengan waktu tertentu adalah hal yang umum dalam organisasi. Namun, menerima karyawan dengan profesionalisme untuk menyelesaikan pekerjaan dengan waktu tertentu sangatlah penting. Berikut ini adalah template surat penawaran kerja paruh waktu:
[Congratulations. <company name> is delighted to offer you <job position], starting <scheduled start date>
We believe you are the right match for the part-time <title> position. You will be expected to have <duties and responsibilities> in this position.
You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>.
Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>.
As a part-time employee, you can avail of benefits that <company name] offers. These part-time benefits include:
<benefits>
Please accept and sign this full-time offer letter and email it before [date].
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for the employee>
10. Templat surat tawaran pekerjaan yang ditolak
Ada banyak alasan yang bisa muncul ketika Anda tidak ingin menerima tawaran tersebut. Berikut adalah template surat penolakan tawaran kerja yang bisa Anda kirimkan ke perusahaan:
Thank you for offering me the <job title> at [company name].
Unfortunately, after deep thought, I have decided not to accept your gracious job opportunity. I am truly sorry for the inconvenience my decision may cause, and I hope it will not affect my future relationships with your company.
And I wish you continued success and hope to connect with you soon.
Kind Regards,
<Your name and signature>
Selain itu, ada beberapa jenis surat penawaran kerja yang berbeda, namun secara umum dapat dikategorikan dalam contoh surat penawaran kerja bersyarat dan tidak bersyarat.
Setelah Anda menerima karyawan baru, Anda harus menyampaikan ucapan selamat kepada karyawan dan menerapkan strategi yang diinginkan untuk membuat mereka nyaman, menumbuhkan sentimen positif, dan meningkatkan motivasi karyawan.
Salah satu cara yang lebih disukai untuk mencapai hal ini adalah dengan mengintegrasikan platform keterlibatan karyawan yang canggih, seperti Empulske dalam ekosistem bisnis Anda.
Hal-hal penting yang bisa dibawa pulang
Mengirimkan surat penawaran profesional setelah Anda menyelesaikan wawancara dan penyaringan sangat penting untuk memaksimalkan tingkat penerimaan.
Dengan menggunakan template yang tercantum di atas, Anda dapat meminimalkan upaya dalam menyusun surat penawaran yang berkualitas untuk meminimalkan proses orientasi karyawan Anda.
Namun, penting juga untuk mengintegrasikan alat bantu keterlibatan karyawan secara menyeluruh untuk mengenali, memberi penghargaan, dan terhubung dengan karyawan baru Anda.
Cobalah versi demo gratis dari platform manajemen karyawan all-in-one untuk membantu karyawan baru beradaptasi dengan cepat terhadap budaya kerja organisasi.
Pertanyaan Umum
Berikut ini adalah jawaban atas beberapa pertanyaan yang sering diajukan untuk membantu Anda.
Q. Apakah surat penawaran kerja merupakan bukti pendapatan?
Tidak. Surat penawaran kerja bukan merupakan bukti pendapatan, karena slip gaji karyawan dianggap sebagai bukti pendapatan resmi.
Q. Berapa lama surat penawaran berlaku?
Durasi standar surat penawaran yang valid adalah dua bulan. Namun perusahaan dapat menyebutkan masa berlaku surat penawaran dalam draf.
Q. Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh HR untuk menerbitkan surat penawaran kerja?
Untuk menyelesaikan proses verifikasi latar belakang dan mendapatkan persetujuan yang diperlukan, seorang HR dapat membutuhkan waktu rata-rata satu minggu untuk menyelesaikan surat penawaran. Namun, menggunakan templat khusus dapat mempercepat prosesnya.
Q. Apakah surat penawaran mengikat secara hukum?
Tidak, surat penawaran tidak mengikat secara hukum tetapi memberikan perlindungan hukum bagi kedua belah pihak.
Q. Apakah surat bergabung dan surat penawaran berbeda? Jika ya, sebutkan perbedaannya.
Surat bergabung adalah surat penerimaan pekerjaan yang dikirimkan karyawan kepada pemberi kerja. Sebaliknya, surat penawaran adalah surat yang menawarkan pekerjaan kepada kandidat.
