Senarai Kandungan
Onboarding rekrut boleh memakan masa dan sibuk. Anda melalui beberapa pusingan wawancara, skim beratus-ratus resume, dan akhirnya, memutuskan siapa yang anda mahu bawa masuk. Sebaik sahaja perjanjian lisan dilakukan dengan pekerja, sudah tiba masanya untuk mendapatkannya secara bertulis.
Anda memerlukan surat tawaran profesional yang disusun dengan baik untuk melengkapkan proses pengambilan pekerja. Tetapi sebelum merangka surat tawaran anda yang seterusnya, lihat contoh surat tawaran teratas untuk membantu anda memformatkan anda dengan berkesan.
Berikut adalah panduan komprehensif mengenai merangka surat tawaran dalam organisasi anda dengan 10 contoh surat tawaran berorientasikan hasil.
Apakah surat tawaran?
Surat tawaran merupakan dokumen rasmi yang dihantar kepada calon HR yang telah dipilih melalui beberapa pusingan temuduga dan saringan. Surat tawaran menawarkan jawatan kepada calon, merangkumi terma dan syarat organisasi anda, dan memberikan butiran mendalam mengenai peranan dan syarikat.
Sebaik sahaja calon menerima surat tawaran, mereka boleh menandatanganinya dan mengembalikannya kepada anda. Ia tidak mengikat secara sah, tetapi ia memberikan perlindungan undang-undang terperinci untuk kedua-dua pihak.
Tetapi semasa merangka surat tawaran, anda mesti memasukkan butiran penting untuk mengekalkan ketelusan yang lengkap dan mewujudkan asas yang kukuh untuk membina hubungan majikan-pekerja.
Apa yang perlu disertakan dalam surat tawaran?
Surat tawaran meringkaskan kedudukan dan butiran syarikat. Ia juga termasuk butiran pekerjaan tertentu, seperti jadual kerja, tarikh mula, gaji, faedah, dll. Anda boleh menyusun semula unsur penting yang diterangkan dalam surat tawaran, kerana tiada sebarang format standard.
Tetapi jangan lupa untuk memasukkan elemen yang disenaraikan di bawah dalam surat tawaran:
1. Maklumat asas
Surat tawaran hendaklah mengandungi maklumat asas seperti tajuk jawatan, status sepenuh masa atau separuh masa, tarikh mula, tarikh orientasi dan syif yang berkenaan.
Anda harus memasukkan bahasa yang syarikat anda mempunyai budi bicara untuk mengubah atau membatalkan maklumat surat tawaran pada masa akan datang. Juga, elakkan menggunakan frasa yang menyatakan masa depan pekerjaan yang tidak terbatas, seperti "keselamatan pekerjaan," "pada masa akan datang," atau "kami adalah syarikat keluarga."
2. Huraian kerja
Surat tawaran hendaklah memberikan butiran mengenai huraian kerja, termasuk gaji dan tempoh gaji. Berikan pandangan tentang peranan dan tanggungjawab mereka, memberikan calon idea tentang apa yang diharapkan.
Anda juga harus menyatakan pampasan pekerja dalam gaji mingguan, setiap jam, atau setiap tempoh gaji untuk menghapuskan jangkaan menerima gaji tahunan penuh jika pekerja ditamatkan midyear.
Surat tawaran hendaklah menyebut penyelia atau pengurus yang akan dilaporkan oleh pekerja anda. Juga, nyatakan penilaian atau tempoh pembangunan prestasi untuk membantu mereka memperoleh insentif atau peluang promosi.
3. Faedah
Ringkaskan secara ringkas faedah utama syarikat anda untuk menggalakkan calon menerima tawaran pekerjaan anda. Jangan membanjiri surat tawaran dengan pelbagai butiran; Pastikan anda menyimpannya dengan halus. Sebutkan secara ringkas faedah menarik, seperti:
- Akaun perbelanjaan fleksibel
- Bantuan pendidikan
- Perlindungan insurans
- Pelan 401 (k)
- Cuti berbayar
- Waktu kerja fleksibel
- Opsyen kerja dari rumah
Pastikan calon memahami faedah untuk memudahkan proses onboarding untuk mereka.
4. Cuti bergaji
Walaupun elemen yang paling kurang diberi perhatian dalam surat tawaran adalah memasukkan butiran cuti berbayar, tetapi anda boleh menyebut jumlah cuti pekerja anda berhak meningkatkan ketelusan dan peluang penerimaan surat tawaran.
Sebutkan bilangan daun, termasuk cuti berbayar atau percutian, cuti, sakit, dan masa peribadi.
5. Syarat pekerjaan
Jangan lupa untuk memasukkan syarat-syarat pekerjaan. Di bawah seksyen ini, anda boleh menambah pelbagai faktor seperti menandatangani perjanjian kerahsiaan, pemeriksaan latar belakang, pematuhan undang-undang imigresen, lulus ujian dadah, dan melengkapkan Borang I-9.
Elakkan memasukkan kenyataan mengenai janji pekerjaan masa depan, keselamatan pekerjaan, atau perjanjian kontrak. Pekerja boleh membuktikan melalui tandatangan bahawa mereka tidak terikat dengan perjanjian tidak bersaing atau perjanjian terhad dengan bekas majikan mereka.
6. Pekerjaan sesuka hati
Kenyataan sesuka hati yang berkaitan dengan hubungan pekerjaan perlu ditambah. Ia membolehkan anda menamatkan pekerja dengan atau tanpa sebab pada bila-bila masa dan memberikan pekerja hak yang sama untuk meletakkan jawatan.
Jika anda membuat kenyataan semasa proses pengambilan, sama ada secara lisan atau bertulis, ia memulakan perjanjian pekerjaan, dan kemudian anda mungkin diwajibkan untuk menegakkannya sebagai kontrak.
Kontrak mengikat anda dan pekerja, tetapi pernyataan sesuka hati boleh mengurangkan komitmen itu. Anda boleh berunding dengan profesional undang-undang untuk menentukan bahasa pernyataan sesuka hati.
7. Menyimpulkan maklumat
Anda harus membuat kesimpulan surat tawaran dengan titik hubungan untuk membantu pekerja menyelesaikan sebarang pertanyaan dan kebimbangan.
Anda boleh memasukkan sentimen yang menyatakan keseronokan organisasi untuk membawa pekerja ke atas kapal. Ini juga boleh merangkumi beberapa baris mengenai visi dan budaya syarikat.
Tamatkan surat tawaran dengan baris untuk tandatangan dan tarikh pekerja. Jangan lupa untuk menambah ayat yang menyatakan bahawa surat tawaran adalah untuk tujuan maklumat sahaja dan bukan kontrak yang mengikat.
8. Semakan undang-undang
Seperti mana-mana dokumen yang anda sampaikan kepada pekerja anda, pasukan undang-undang mesti menyemak templat surat tawaran sebelum pelaksanaan.
Tetapi semasa merangka beberapa surat tawaran, anda mungkin melangkau beberapa butiran. Oleh itu, penting untuk mempunyai templat surat tawaran kerja khusus yang mempunyai tujuan yang berbeza.
10 Contoh templat surat tawaran kerja untuk HR
Anda boleh menggunakan berbilang templat mengikut keperluan anda. Tetapi kami telah memuktamadkan 10 surat tawaran kerja teratas yang penting untuk melengkapkan proses pengambilan pekerja anda.
1. Surat Tawaran Kerja Bersyarat
Surat tawaran kerja bersyarat berbeza dengan surat tawaran kerja standard. Walaupun semua keperluan pekerjaan standard tidak dipenuhi, anda boleh memberikan tawaran kerja bersyarat kepada calon.
Berikut ialah templat surat tawaran kerja bersyarat yang boleh anda ambil inspirasi daripada:
Congratulations on securing the next stage of the hiring process. <company name> is delighted to offer you <job position], starting <scheduled start date>. You will be reporting to <supervisor name>.
This position is < full-time, part-time or other> and pay starts at <salary> per <hour, week>, to be paid <time frame for pay period>. The compensation package, subject to plan and policy changes, also includes:
<benefits>
We would like to extend you an offer of employment. Your initial employment will include a probationary period of <30, 60, 90, etc.> days, during which you will be directly supervised by <title, name of supervisor>.
This offer is conditional on the completion of:
- Successfully passing a job skills test
- Passing drug screening and background check
- Obtaining level ___ security clearance
- Obtaining ___ licensure and ___ certification
- Providing proof of eligibility to work in the <country>
- Employment history verification and satisfactory reference checks
- Confirmation of education credentials
- Passing a physical exam
This offer letter does not guarantee employment. The offer can be withdrawn at any given time, and the selection process can be stopped for any reason with written notification.
If you don’t return the employment eligibility documentation for the I-9 form within three business days at the company, your employment will be terminated in line with the Immigration Reform and Control Act.
As a conditional employee, your job duties are:
[List job duties]
Once you accept the offer, your orientation with the HR team will begin. Please accept our job offer and return a signed copy to me at [insert email address] by [insert deadline].
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for employee>
2. Surat tawaran kerja tanpa syarat
Tidak seperti tawaran kerja bersyarat, tawaran kerja tanpa syarat bermakna calon tidak mempunyai syarat untuk dipenuhi, dan pekerjaan itu dijamin.
Berikut ialah templat surat tawaran kerja tanpa syarat:
Congratulations. <company name> is delighted to offer you <job position], starting <scheduled start date>
We believe you are the right match for the <full or part-time> <title> position. You will be expected to have <duties and responsibilities> in this position.
You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>.
Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>.
Your benefits package will include:
<benefits>
Your employment with us will be at an at-will status. It means that you and the company can end the employment for whatever reason.
Please sign and return this letter by <expiration date> if you accept this job offer.
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Best,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for employee>
3. Templat tawaran kerja sambilan hingga sepenuh masa
Sebelum menghantar tawaran kerja sambilan untuk sepenuh masa, tanya pekerja jika mereka ingin mengambil jawatan tersebut. Kemudian, hantarkan tawaran pekerjaan kepada mereka.
Berikut ialah templat tawaran kerja sambilan hingga sepenuh masa:
We are delighted to announce that we want your employment status extended from part-time to full-time from <date>.
Once you accept our offer, please find the terms and conditions of the employment contract below:
- You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>
- Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>
- Bonus: <mention any bonus. If applicable>
- As a full-time employee, you can avail benefits that [company name] offers. These benefits include
<benefits>
Please accept and sign this full-time offer letter and email it before [date].
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
[Your Name]
Signatures:
___________________________________________________
Company Representative (Sign)
___________________________________________________
Company Representative (Print)
___________________________________________________
Date
4. Templat surat tawaran latihan amali
Pelatih onboarding untuk mengendalikan tugas yang berbeza membantu anda menyelaraskan operasi kerja dan membantu individu belajar dan berkembang pada permulaan kerjaya mereka.
Berikut ialah templat surat tawaran latihan:
We are glad to offer you an internship at <company name> in the <department name> at our <location> office.
Your internship shall start on <date> and end on <date>. The terms and conditions of your internship are:
- Your project and responsibilities during the internship period will be determined by the supervisor assigned.
- You are eligible for a stipend of <amount> during the internship, which shall be paid upon completing the assigned tasks.
- Your timings will be from <date and time>. Please ensure you bring <required document> with you on your first day to finalize your profile.
- You will sign a confidentiality agreement with us before you commence your internship.
- The internship is not an offer of employment with [company name].
Please confirm your acceptance by [Date], failing which, we have the right to cancel your internship offer.
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for the intern>
5. Templat surat tawaran penyelesaian
Semasa menerima permintaan peletakan jawatan pekerja, periksa sama ada bayaran telah diselesaikan. Berikut ialah templat surat tawaran penyelesaian yang boleh anda gunakan untuk penyelesaian muktamad dengan pekerja:
Following the terms and circumstances of your employment letter, your full and final settlement has been made following your resignation letter subsequent relief from your obligations on <relieving date>.
Please find a cheque bearing no. <cheque no.> dated <date> for <amount> drawn on <bank name> Bank for your full and final payment. The account settlement statement is also attached.
Your account with our company is closed, and the company owes you nothing.
Thank you
With regards,
<Your signature>
<Your full name and title>
6. Penerimaan templat surat tawaran kerja
Surat penerimaan tawaran menyerlahkan keterujaan anda untuk menyertai organisasi baru di jawatan pekerjaan yang ditawarkan. Berikut ialah templat penerimaan surat tawaran kerja yang boleh anda gunakan:
I received your job offer letter <date of the offer letter] bearing <reference number>.
Thank you for the job opportunity to work in your esteemed organization. I hereby accept the <job title> with [company name].
I also accept the offered annual CTC of <amount>, as discussed in the interviewing process and offer letter.
As mentioned in the offer letter, I shall report to work on <date>. I am very excited to start working in the new position and look forward to meeting you and the team.
I would give my 100% to add value to the team. I have mentioned my email ID and mobile number at the top for reference.
Thank you.
Yours Sincerely,
<Your signature>
<Your Name>
7. Templat surat tawaran kerja jualan
Surat tawaran kerja jualan perlu formal dan mematuhi standard asas surat tawaran. Berikut ialah templat surat tawaran kerja jualan:
<company name> is delighted to offer you <sales job position], starting <scheduled start date>. Once you accept our offer, please find the terms and conditions of the employment contract below:
- You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>
- Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>
- Bonus: <mention bonus.>
- As a full-time employee, you can avail benefits that [company name] offers. These benefits include
<benefits>
Please accept and sign this sales job offer letter and email it before [date].
If you accept this offer, you can start your job on <start date> or another mutually agreed upon date. Please contact me at <phone number or email address> or your sales manager <phone number or email address> to address your questions (if any).
We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for the employee>
8. Templat surat tawaran kerja jauh
Dengan syarikat yang menyesuaikan diri dengan budaya kerja dari rumah, berikut ialah cara anda boleh merangka surat tawaran kerja jauh:
Congratulations. With great pleasure, we would like to offer you the following employment offer.
Position: [job title]
Type: Remote
Start date: [date]
Salary: [ amount] per [hour, month, year, etc.]
Your remote benefits package will include:
<benefits>
Your employment with us will be at an at-will status. It means that you and the company can end the employment for whatever reason.
Please sign and return this letter by <expiration date> if you accept this remote job offer.
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
Candidate’s Signature: ______________________________
Candidate’s Printed Name: ______________________________
Date: ______________________________
9. Templat surat tawaran kerja sambilan
Menguruskan tugas masa khusus adalah perkara biasa dalam organisasi. Tetapi pekerja onboarding dengan profesionalisme untuk menyelesaikan kerja khusus masa adalah sangat penting. Berikut ialah templat surat tawaran kerja sambilan:
[Congratulations. <company name> is delighted to offer you <job position], starting <scheduled start date>
We believe you are the right match for the part-time <title> position. You will be expected to have <duties and responsibilities> in this position.
You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>.
Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>.
As a part-time employee, you can avail of benefits that <company name] offers. These part-time benefits include:
<benefits>
Please accept and sign this full-time offer letter and email it before [date].
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for the employee>
10. Templat surat tawaran kerja ditolak
Pelbagai sebab boleh timbul apabila anda tidak mahu menerima tawaran tersebut. Berikut ialah templat surat tawaran kerja tolak yang boleh anda hantar kepada majikan:
Thank you for offering me the <job title> at [company name].
Unfortunately, after deep thought, I have decided not to accept your gracious job opportunity. I am truly sorry for the inconvenience my decision may cause, and I hope it will not affect my future relationships with your company.
And I wish you continued success and hope to connect with you soon.
Kind Regards,
<Your name and signature>
Selain itu, terdapat pelbagai jenis surat tawaran kerja, tetapi ia boleh dikategorikan secara meluas di bawah contoh surat tawaran bersyarat dan tanpa syarat.
Sebaik sahaja anda menaiki pekerja baru, anda mesti mengucapkan tahniah kepada pekerja dan melaksanakan strategi yang dikehendaki untuk menjadikan mereka selesa, memupuk sentimen positif, dan meningkatkan motivasi pekerja.
Salah satu cara pilihan untuk mencapai matlamat ini adalah dengan mengintegrasikan platform penglibatan pekerja lanjutan, seperti Empuls, ke dalam ekosistem perniagaan anda.
Pengambilan kunci
Menghantar surat tawaran profesional sebaik sahaja anda selesai temuduga dan pemeriksaan anda sangat penting untuk memaksimumkan kadar penerimaan.
Menggunakan templat yang disenaraikan di atas, anda boleh meminimumkan usaha dalam merangka surat tawaran berkualiti untuk meminimumkan proses onboarding untuk pekerja anda.
Tetapi penting juga untuk mengintegrasikan alat penglibatan pekerja holistik untuk mengenali, memberi ganjaran dan berhubung dengan pekerja baharu anda.
Cubalah versi demo percuma platform pengurusan pekerja semua-dalam-satu untuk membantu pekerja baru cepat menyesuaikan diri dengan budaya kerja organisasi.
Soalan lazim
Berikut ialah jawapan kepada beberapa soalan lazim untuk bantuan anda.
Q. Adakah surat tawaran kerja bukti pendapatan?
Surat tawaran kerja bukan bukti pendapatan, kerana slip gaji pekerja dianggap sebagai bukti pendapatan rasmi.
Q. Berapa lamakah tempoh sah surat tawaran?
Tempoh sah standard surat tawaran adalah dua bulan. Tetapi syarikat boleh menyebut kesahihan surat tawaran dalam draf.
Q. Berapa lamakah masa yang diambil oleh HR untuk mengeluarkan surat tawaran kerja?
Untuk melengkapkan proses pengesahan latar belakang dan mendapatkan kelulusan yang diperlukan, HR boleh mengambil masa purata satu minggu untuk melengkapkan surat tawaran. Tetapi menggunakan templat khusus boleh mempercepatkan proses.
Q. Adakah surat tawaran sah di sisi undang-undang?
Tidak, surat tawaran tidak mengikat secara sah tetapi memberikan perlindungan undang-undang untuk kedua-dua pihak.
Q. Adakah surat penyertaan dan surat tawaran berbeza? Sekiranya ya, nyatakan perbezaannya.
Surat penyertaan adalah surat penerimaan kerja yang dihantar oleh pekerja kepada majikan. Sebaliknya, surat tawaran menawarkan pekerjaan kepada calon.
