إدارة أداء الموظف: التعريف والمزايا وكيفية القيام بذلك بفعالية

تجاوزت إدارة أداء الموظفين التقييمات السنوية. إنه يتطور باستمرار. طرحت إحدى الدراسات التي أجرتها ماكينزي حجة لصالح التحول من نموذج إدارة الأداء الموجه نحو الفرد إلى نموذج قائم على أداء الفريق. يبدو أن المنظمات تأخذ بنصيحة مركز الأبحاث.

لفهم السبب في أن إدارة أداء الموظفين تلعب دورا مهما في النتيجة النهائية لعملك ، نحتاج إلى الدخول في فوائده ، وكيفية التعامل معه بفعالية ، وكيف يؤثر على إنتاجية الموظفين. دعونا نغوص مباشرة.

ما هي إدارة أداء الموظفين؟

عملية إدارة الأداء مستمرة أساسا وليست استعراضا سنويا. يركز الهدف من إدارة الأداء على بناء قدرة موظفيك على أداء عملهم بشكل أفضل. تحسين المهارات والتطوير المهني كلاهما جزء أساسي من إدارة الأداء.

ومع ذلك ، فإن إدارة الأداء هي أيضا طريق ذو اتجاهين. تحتاج إلى قياس ما إذا كان الموظف مناسبا لوظيفته وما إذا كانت الوظيفة تستخدم مجموعة مهارات الموظف على أكمل وجه. وبعبارة أخرى ، فإنه ينطوي على مواءمة المهام الوظيفية والمهارات مع أهداف فريق الموظف والمنظمة.

فوائد قياس وإدارة أداء الموظفين

قال خبير الإدارة بيتر دراكر ذات مرة ، "ما يتم قياسه يتم إدارته". في عصر ينظر فيه أصحاب العمل إلى الأداء على أنه أكثر من الإيرادات التي يجلبها موظفوهم إلى الشركة ، لا يزال هذا القول ذا صلة.

لماذا يجب على شركتك قياس أداء الموظفين في المقام الأول؟ تجادل إحدى الدراسات الحديثة التي نشرتها Capgemini بأن أداء الموظفين ، بما في ذلك الإنتاجية والمشاركة ، يرتبط ارتباطا وثيقا بتجربة الموظف. وبعبارة أخرى، يعمل الموظفون والفرق عالية الأداء في مكان عمل عالي الأداء والعكس صحيح.

إن تطبيق نظام إدارة أداء الموظفين سيفيد مؤسستك بالطرق التالية:

1. توفير الفرص لنمو الموظفين وتطورهم

بصفتك مديرا، يمكنك التأثير على أداء مؤسستك من خلال إيلاء اهتمام وثيق لأداء الأشخاص الذين يعملون معك.

ومع ذلك ، تحتاج إلى تنفيذ نظام إدارة أداء الموظف لتسجيل ملاحظاتك ومقارنتها بأهداف النمو والتطوير المحددة. خلاف ذلك ، ستقوم فقط بإجراء تخمينات غير مستنيرة.

باستخدام نظام إدارة أداء الموظفين ، سيكون لديك جميع البيانات التي تحتاجها لتحديد فرص التحسين ، وكذلك للتنبؤ بالمسار الوظيفي لموظفيك.

على سبيل المثال ، لنفترض أن الموظف يقوم بعمل ضعيف في المهام العددية ولكن لديه مهارات اتصال ممتازة. في هذه الحالة ، يمكنك إما تزويدهم بالتدريب بالأرقام أو توجيههم نحو مسار وظيفي يمكنه زيادة نقاط قوتهم الحالية إلى أقصى حد.

2. مواءمة الأهداف بشكل أكثر دقة

قبل تحديد أهدافك ، تحتاج إلى تقييم مهارات فريقك وتوافره وأدائه. من خلال قياس وإدارة أداء الموظفين ، تحصل على فكرة أفضل عن قدرة فريقك على تحقيق الأهداف. ونتيجة لذلك، يمكنك إما تعديل أهدافك لمراعاة نقاط القوة والضعف في فريقك أو توظيف موارد إضافية يمكنها مساعدتك في الوصول إلى أهدافك.

الخطوة الأولى في إدارة الموظفين هي توظيف أو تعيين الشخص المناسب لهذا المنصب. لذلك ، من المهم أن يكون هناك نهج شامل يستفيد من فطنة الأعمال من أجل عملية فعالة لتعيين الأدوار.

بمجرد الانتهاء من ذلك ، يجب عليك تحديد أهداف الأداء مع موظفك الجديد مع وضع الأهداف الأكبر للمؤسسة في الاعتبار. قد لا يبدو هذا سهلا إذا كان الموظف يعمل عن بعد. ومع ذلك ، فإن عمليات تسجيل الوصول المستمرة وجلسات المحاذاة ، سيفهمون كيف ستراقب أدائهم للفترة المتبقية من فترة التقييم.

3. اكتساب فهم أفضل لأداء عملك

الناس يصنعون المنظمات، وأدائهم الجماعي هو الذي يدفع النمو. لذلك ، من السهل فهم سبب حاجتك إلى قياس الأداء الفردي لفهم الأداء التنظيمي بشكل أفضل.

وينطبق هذا بشكل خاص على الشركات الصغيرة، حيث يمكن لناتج عدد قليل من الموظفين أن يحدد الفرق بين تحقيق الربح أو العمل بعجز. يمكن أن يساعدك إجراء تقييمات الموظفين في تحديد أفضل أداء وأولئك الذين يحتاجون إلى تحسين.

يمكن أن يساعدك أيضا في تحديد كل من الفجوات المعرفية التي تتسبب في أداء عملك دون التوقعات وقدرات الموظفين التي يمكنك استخدامها في المستقبل.

4. ضبط سياسات عملك

لبناء ثقافة شركة تجذب الموظفين الرائعين وتحتفظ بهم ، تحتاج إلى الجمع بين بيانات تقييم أداء الموظف وتجربة الموظف. يمكنك جمع هذا في نقاط اتصال مختلفة في دورة حياة الموظف. وتشمل هذه النقاط استطلاعات رأي دورية لرضا الموظفين ومقابلات الخروج.

عندما تقوم بتحليل بيانات تجربة الموظف في سياق أداء الموظف ، يمكنك الحصول على رؤية أوضح لتأثير أحدهما على الآخر.

على سبيل المثال ، إذا قال أحد الموظفين إنه يتمنى لو كان بإمكانه العمل عن بعد في كثير من الأحيان في مقابلة الخروج ، فيمكنك رسم علاقة بين عدم وجود خيارات للعمل عن بعد والأداء دون المستوى الأمثل.

يمكنك أيضا جعل تحليلك دقيقا قدر الإمكان لتحديد العوامل غير المعروفة سابقا التي تؤثر على أداء الموظف. على سبيل المثال ، اكتشفت دراسة نشرتها جامعة أكسفورد أن المزيد من النوافذ (والضوء الطبيعي) في مكان العمل كان له تأثير إيجابي على المبيعات والكفاءة.

يمكنك بعد ذلك استخدام هذه الرؤى لإنشاء ثقافة مكان العمل التي تشجع الموظفين على الأداء الأفضل مع الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة.

5. ترسيخ ثقافة الاعتراف العادل

باستخدام مراجعات أداء الموظفين، يمكنك إنشاء ثقافة الاعتراف العادل في مؤسستك. فمن ناحية، من خلال تحديد أصحاب الأداء الأفضل ومكافأتهم، فإنك تظهر للقوى العاملة لديك أنك تقدر العمل الجاد وتعترف به. من الأهمية بمكان القيام بذلك ، حيث أن تقدير الموظفين هو العامل الأول الذي يدفع مشاركة الموظفين وإنتاجيتهم.

من ناحية أخرى ، سيحتاج الموظف الذي يفتقر إلى أدائه إلى إدارة أوثق. يعد تحديد أصحاب الأداء الضعيف في الوقت المحدد أمرا مهما حتى تتمكن من إعداد خطة تطوير لتحسين مهاراتهم وتقليل الأخطاء.

إذا لم ينجح ذلك ، فأنت بحاجة إلى تحديد العواقب وإبلاغها إلى القوى العاملة للحصول على عملهم معا وفقا لذلك. يمكن أن يكون لفقدان أي منهما تأثير شديد على عملك.

كيف تدير أداء الموظفين بفعالية؟

تتطلب إدارة الأداء الجيد أكثر من مجرد بناء مكان عمل منتج. يتطلب وضع استراتيجية فعالة لإدارة أداء الموظفين القيادة والمهارات الاجتماعية الجيدة والقدرة على تقديم ملاحظات بناءة والعمل الجماعي.

1. تحديد أهداف وغايات واضحة

بدون أهداف محددة جيدا ، لن يكون لديك أنت وفريقك فكرة عن تقدمك ومقدار الأرضية التي تحتاج إلى تغطيتها. يؤمن معظم خبراء الإدارة ببعض المبادئ الأساسية لتحديد الأهداف:

توفر هذه المبادئ للقادة فكرة جيدة عن الأهداف التي يحتاجون إلى وضعها لأنفسهم ولفرقهم.

يمكنك أيضا استخدام معايير SMART أثناء اتخاذ قرار بشأن أهداف الفريق:

• ✅ خاص: ما الذي تتطلع إلى تحقيقه ، وما هي الخطوات اللازمة لذلك؟
• ✅ القياس: ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية للهدف؟
• ✅ قابله: هل يستند هذا الهدف إلى مقاييس واقعية؟ هل الموظف مجهز بما فيه الكفاية لتحقيق ذلك؟
• ✅ ذات الصله: هل يتناسب بشكل جيد مع ملف العمل العام للموظف وأولويات الشركة؟
• ✅ على أساس الوقت: ما هي المواعيد النهائية لكل هدف؟

فيما يلي مثال على لوحة أهداف SMART من Hubspot -

يعد تحديد الأهداف أمرا ضروريا لإدارة أداء الموظفين في أي فريق ولكنه أكثر أهمية للفرق البعيدة. قد تشعر الفرق البعيدة بالضياع التام إذا لم يتم إعطاؤها اتجاها واضحا من حيث أهداف وغايات الشركة ، لأنها لا تتواصل مع فريقها الأساسي كل يوم.

تعتمد الأهداف التي تحددها لموظفيك على خط عملهم. على سبيل المثال ، إذا كنت توظف مصممي جرافيك ، فيمكنك قياس جودة عملهم والتزامهم بإرشادات العلامة التجارية. إذا كنت تدير فريقا لتحليل البيانات، يمكنك استخدام مقاييس جودة البيانات كأساس لإدارة الأداء.

2. استخدام البرامج لإدارة الأداء

أنت بحاجة إلى طريقة لتتبع التقدم بكفاءة ، ومن الناحية المثالية ، يجب أن تكون المعلومات التي تجمعها في متناول الجميع. إن استخدام جداول بيانات Google أو Microsoft Excel ليس من غير المألوف لإدارة الموظفين ، ولكن برنامج إدارة الأداء المخصص سيجعل الأمور أسهل وأكثر انسيابية بالنسبة لك.

الإدارة في الوقت الفعلي: قد توفر بعض الأدوات القدرة على مراقبة أداء فريقك في الوقت الفعلي ، غالبا من خلال ميزات مثل تتبع الوقت أو التكامل مع تطبيقات تتبع الوقت. يسمح لك بالحصول على رؤى فورية حول إنتاجية فريقك وحالة المشروع والمساهمات الفردية.

فيما يلي بعض العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج إدارة أداء الموظفين:

• 💸 التكلفة: قد تكون البرامج على مستوى المؤسسة خارج ميزانيتك، مثل SuccessFactors أو Workday. يمكنك استخدام برنامج إدارة الأداء الذي يستهدف الشركات الصغيرة بدلا من ذلك.
• 🔗 الميزات والتكاملات: تتمتع معظم برامج إدارة أداء الموظفين بمستوى معين من التكامل مع الأنظمة الأخرى المتعلقة بالموارد البشرية، بما في ذلك حلول كشوف المرتبات والتعرف على الموظفين. ستجعل عمليات الدمج هذه التجربة مبسطة لموظفيك وفريق الموارد البشرية.
• 🔧 سهولة الاستخدام والتدريب: يحتوي برنامج إدارة الأداء على العديد من الأجزاء المتحركة ، ومن السهل جدا أن تضيع في جميع الميزات. استهدف البساطة عندما تبحث عن نظام لفريقك.

معظم برامج إدارة أداء الموظفين لديها نهج مرن ويمكنها إنشاء لوحات معلومات وفقا لاحتياجاتك الخاصة. يمكنك تجربة العروض التوضيحية لاختيار المنتج المناسب.

3. تقديم ملاحظات منتظمة عن الأداء

يعد تقديم التغذية الراجعة 📝 ذات الصلة والمنتظمة عنصرا أساسيا في إدارة الأداء. يمكن أن تتخذ أشكالا عديدة:

• يقدم المديرون ملاحظات للموظفين كجزء من مراجعة الأداء.
• يقدم الموظفون ملاحظات لمديريهم.
• تنفيذ التغذية الراجعة من نظير إلى نظير.

قد تتساءل عن عدد المرات التي يجب أن تقدم فيها ملاحظاتك.

ومع ذلك ، فإن نوع التعليقات التي يعتبرها جيل الألفية ذات مغزى لا يتناسب تماما مع الفئات الموجودة في جلسات التقييم الدورية النموذجية. وبدلا من ذلك، يجب أن تركز المناقشات على الاعتراف، والتوجيه الوظيفي، وعواطف الموظفين، خاصة في أوقات عدم اليقين مثل الوباء العالمي.

أيضا ، يمكن أن تؤدي كيفية تقديم التعليقات إلى تغيير النتائج إلى حد كبير. على سبيل المثال:

• بدلا من القول إن شيئا ما لم ينجح ، اشرح السبب وضعه في السياق الأوسع للنشاط التجاري.
• بدلا من قول "وظيفة جيدة" ، قل ما نجح.
• بدلا من الخوض في ما حدث من خطأ ، قم بدعوة الموظف لمناقشة ما يمكنه القيام به بشكل أفضل في المستقبل.

في الأساس ، بدلا من التحدث مثل المدير ، تحدث مثل عضو الفريق وتجنب الصياغة السلبية والحكمية. برنامج إدارة الأداء الجيد مفيد في إدارة ردود الفعل بشكل فعال.

اغلاق

من الواضح الآن أن فوائد قياس وإدارة أداء الموظفين تهتم بأشياء أكثر مما يمكن للمرء أن يتخيله. يتم رفع بيئة العمل بأكملها من تطوير الموظفين ، وتحسين العلاقات بين المديرين والموظفين ، وتحقيق التآزر بين الفرق ، وتحقيق الأهداف ، وما وراءها.

لذلك في حال كنت تتساءل عن كيفية إدارة أداء الموظفين بفعالية ، يمكنك الآن البدء في بناء عملية قوية وجعلها عملية مستمرة كما يفترض أن تكون.