Di halaman ini

Sebelum kita membahas lebih dalam tentang apa itu komunikasi karyawan dan pentingnya komunikasi di tempat kerja, mari kita pahami istilah tersebut dengan contoh sederhana.

Jam menunjukkan pukul 10.30 pagi pada hari Kamis, dan George Lyons, seorang eksekutif penjualan yang bekerja keras dan sangat produktif, sedang mempersiapkan pertemuan penting dengan seorang prospek potensial. Sebagai generasi milenial yang memiliki semangat tinggi, George merasa tertekan dengan email yang diterimanya dari sang calon pelanggan, yang menanyakan tentang sebuah fitur yang diinginkannya dan bagaimana fitur tersebut dapat menjadi faktor penentu pembelian produk. Membaca hal ini, George segera mengirimkan pesan kepada manajer produk, meminta untuk mengonfirmasi kemungkinan fitur tersebut untuk membujuk penjualan. email George berbunyi, dan dia memeriksa ponselnya beberapa menit sebelum bertemu dengan prospek potensial. Email tersebut ternyata adalah buletin perusahaan dengan baris subjek: Acara Kantor Mendatang. Sedikit yang dia ketahui bahwa buletin tersebut juga menyertakan pengumuman fitur (yang ditanyakan oleh calon pelanggan) sebagai salah satu elemen kunci dari rilis yang akan datang. Jika saja dia membaca buletin tersebut dengan benar, atau lebih baik lagi, jika perusahaan George memiliki intranet di tempat kerja yang dapat membuatnya tetap mengetahui pembaruan fitur produk yang signifikan, dia akan dengan mudah membuat calon pelanggan terkesan, bukannya membuatnya kecewa saat pertemuan.

Dari perspektif organisasi atau bisnis, contoh ini mengajarkan lima pelajaran penting:

  • 👉 Pelajaran #1: Komunikasi karyawan yang efektif sangat penting
  • 👉 Pelajaran #2: Komunikasi yang buruk dapat berdampak negatif pada pertumbuhan perusahaan
  • 👉 Pelajaran #3: Mengkomunikasikan pembaruan besar di seluruh perusahaan adalah hal yang penting
  • 👉 Pelajaran #4: Memiliki platform keterlibatan karyawan yang kuat adalah hal yang lebih penting dari sebelumnya
  • 👉 Pelajaran #5: Selain peluang penjualan yang terlewatkan, komunikasi karyawan yang tidak efektif atau buruk dapat menimbulkan malapetaka pada berbagai aspek bisnis, yang meliputi tingkat keterlibatan karyawan, tingkat pergantian karyawan, layanan pelanggan, tenggat waktu pelaksanaan proyek, biaya litigasi, dan pengembalian pemegang saham.

Saat ini, kelancaran komunikasi karyawan di tempat kerja menentukan bagaimana operasi terjadi dan dampak nyata pada RoI. Komunikasi yang efektif adalah fondasi dari tenaga kerja yang terlibat, dan mari kita pahami hal ini secara mendetail dengan beberapa contoh menarik.

Apa itu Komunikasi Karyawan

Komunikasi karyawan berarti berbagi ide, perasaan, dan informasi antara karyawan dan atasan di sebuah perusahaan.

Sebelum pandemi, karyawan mengandalkan kolaborasi waktu nyata dan komunikasi sinkron dengan rekan kerja mereka. Namun, sekarang tidak demikian.

Karena lingkungan kerja jarak jauh akan terus ada, ada kebutuhan mendesak bagi para pemberi kerja untuk melakukannya:

Komunikasi karyawan sangat penting untuk kesuksesan bisnis. Ini adalah 'perekat' yang menyatukan perusahaan. Strategi komunikasi yang efektif membantu meningkatkan produktivitas karyawan, keterlibatan karyawan, dan kolaborasi di tempat kerja. Semua ini membangun budaya perusahaan yang kuat.

Cara Anda mengomunikasikan visi, nilai, dan strategi perusahaan secara langsung memengaruhi perasaan karyawan tentang perusahaan Anda.

Sekarang setelah Anda memahami dasar-dasar komunikasi karyawan, mari kita ketahui jenis-jenis dan pentingnya komunikasi karyawan dengan beberapa contoh yang menarik.

📜
Bacaan yang disarankan:Apa Saja Pilar Komunikasi Efektif di Tempat Kerja

Apa Saja Jenis Komunikasi Karyawan

Dari sudut pandang organisasi, tujuan utama dari 'komunikasi' adalah untuk memastikan fungsi yang sukses. Apa pun salurannya, komunikasi bisnis terjadi baik secara internal maupun eksternal.

Berbicara tentang komunikasi internal dan eksternal, haruskah Anda menganggapnya sebagai dua entitas yang berbeda? Ya. Karena keduanya memiliki tujuan yang berbeda, menyampaikan pesan ke berbagai audiens, dan mendukung bisnis dengan berbagai cara.

Namun, haruskah mereka bekerja secara independen? Tentu saja tidak, karena mereka berdua harus menyelaraskan upaya dan memastikan bahwa pesan mereka langsung dan terpadu.

Meskipun kedua jenis komunikasi ini sangat penting bagi pertumbuhan perusahaan, perbedaan di antara keduanya adalah lingkungan tempat komunikasi tersebut terjadi.


Komunikasi Internal vs Komunikasi Eksternal: Perbedaan Utama

Parameter

Komunikasi Internal

Komunikasi Eksternal 


Tujuan

Ketika pertukaran pendapat, saran, fakta, dan informasi terjadi di antara anggota organisasi, maka komunikasi tersebut bersifat internal.

Ketika pertukaran informasi terjadi antara perusahaan dengan entitas atau seseorang dari lingkungan eksternal lainnya, maka komunikasi tersebut bersifat eksternal.

Peserta

Pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi internal adalah pemberi kerja dan karyawan.

Pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi eksternal adalah pemasok, pelanggan, dealer, pemegang saham, atau investor.

Klasifikasi

Komunikasi internal dapat dilakukan:


  • Horisontal: Komunikasi terjadi antara individu dengan level yang sama dalam hierarki perusahaan

  • Vertikal: Komunikasi terjadi di antara karyawan tetapi pada berbagai tingkat hierarki seperti ke atas (dari karyawan ke pemimpin/manajer) atau ke bawah (dari pemimpin/manajer ke karyawan)

Komunikasi eksternal dapat dilakukan:


  • Formal: Menciptakan citra perusahaan yang sesuai melalui laporan, buletin, presentasi, halaman web, atau siaran pers

  • Informal: Terjadi dengan cara yang tidak dapat diatur oleh organisasi secara langsung.

Formulir

Baik formal maupun informal

Sebagian besar formal

Frekuensi

Frekuensi komunikasi internal lebih tinggi.

Frekuensi komunikasi eksternal lebih rendah daripada internal.

Mode

Email, obrolan, pengumuman, survei, seminar, presentasi, rapat, panggilan audio/video, pelatihan, dan lokakarya.

Postingan media sosial, iklan, siaran pers, media cetak, pertemuan klien, dan televisi.

Manfaat Utama

Komunikasi internal yang efektif memberikan manfaat bagi organisasi dalam berbagai cara:

  • Memotivasi karyawan

  • Menumbuhkan tempat kerja yang lebih bahagia

  • Meningkatkan produktivitas karyawan

  • Membuat pencapaian tujuan lebih mudah

  • Mengurangi konflik internal

  • Memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat

  • Meningkatkan praktik-praktik SDM

  • Menyelaraskan departemen yang berbeda

  • Membangun kepercayaan karyawan

  • Meningkatkan transparansi

Komunikasi eksternal yang efektif memberi manfaat bagi organisasi dalam berbagai cara:

  • Membina hubungan baru dengan perusahaan lain

  • Menampilkan bagian depan perusahaan Anda secara kolektif

  • Mempromosikan organisasi Anda

  • Mengurangi kemungkinan kesalahan

  • Membantu menyebarkan berita tentang merek Anda

  • Memberikan informasi tentang produk & layanan kepada konsumen

📜
Bacaan yang disarankan:7 Alasan Mengapa Komunikasi Internal Penting dalam Organisasi

Apa itu Komunikasi Karyawan yang Efektif dan Tidak Efektif

Komunikasi adalah esensi kehidupan yang sebenarnya. Kita mengirim dan menerima jutaan pesan setiap hari, baik secara verbal maupun nonverbal. Baik itu presiden yang sedang berpidato, guru yang sedang mengajar di kelas, atau bisnis yang sedang mempromosikan produknya, komunikasi memiliki kekuatan yang luar biasa untuk mengubah masyarakat, budaya, dan kehidupan manusia.

Komunikasi yang efektif menciptakan hubungan yang positif di antara orang-orang, sedangkan komunikasi yang tidak efektif menciptakan kebingungan, konflik, semangat kerja yang rendah, dan frustrasi. Mari kita pahami hal ini secara mendetail.

Tanda-tanda Komunikasi Efektif dan Tidak Efektif di Tempat Kerja

Komunikasi yang efektif

Komunikasi yang tidak efektif

  • Komunikasi yang teratur & konsisten

  • Penggunaan kosakata yang baik

  • Komunikasi dua arah

  • Komunikasi yang terbuka dan jelas

  • Suasana yang lebih bersahabat

  • Diskusi bebas jargon

  • Pembicaraan yang singkat dan langsung pada intinya

  • Pesan yang konsisten

  • Merek perusahaan yang dapat dikenali

  • Keselarasan dengan visi, misi, nilai, dan budaya perusahaan

  • Nada suara yang tidak tepat 

  • Pilihan kata yang tidak tepat

  • Meningkatnya kesalahpahaman

  • Hubungan kerja yang rusak

  • Ketidakpercayaan di antara karyawan

  • Peningkatan permusuhan dan kemarahan

  • Penurunan produktivitas

  • Tingkat keterlibatan karyawan yang rendah

  • Keterlambatan dalam menyelesaikan pekerjaan

  • Ketidakselarasan dengan visi, misi, nilai, dan budaya perusahaan

Apa yang dimaksud dengan komunikasi karyawan yang efektif di tempat kerja

Komunikasi yang baik di tempat kerja bukan hanya tentang mencegah potensi konflik (meskipun itu merupakan keuntungan utama). Komunikasi yang efektif memainkan peran penting dalam membangun hubungan yang solid, efektivitas tim, keterlibatan karyawan, dan profitabilitas bisnis. Rahasia komunikasi yang efektif di tempat kerja bukan hanya tentang komunikasi. Ini tentang pemahaman.

Berikut ini adalah garis besar dari komunikasi yang efektif di tempat kerja:

1. Manajemen konflik yang efektif

  • Menyampaikan informasi dengan jelas untuk menghindari salah tafsir yang dapat menyebabkan konflik.
  • Memiliki kebijakan yang menguraikan bagaimana konflik dapat dilaporkan dan dikelola.
  • Membekali karyawan dan pemimpin untuk menghadapi konflik melalui pelatihan rutin.

2. Peningkatan keterlibatan karyawan

  • Komunikasikan nilai dan visi Anda agar semua orang tahu dan menyelaraskan diri dengan nilai dan visi tersebut.
  • Menetapkan ekspektasi pekerjaan yang jelas sehingga semua orang bekerja untuk mencapai tujuan bersama.
  • Menciptakan lingkungan yang mendorong kolaborasi dan hubungan kerja yang sehat.

3. Budaya tempat kerja yang inklusif

  • Melibatkan karyawan dalam setiap keputusan dan meminta pendapat mereka.
  • Berbagi pesan yang tepat, pada waktu yang tepat melalui saluran yang tepat.
  • Menumbuhkan budaya percakapan terbuka di mana karyawan bebas untuk berbagi pemikiran dan ide mereka.

4. Pengalaman karyawan dan pelanggan yang lebih baik

  • Memberikan pengalaman kepada karyawan yang setara dengan pengalaman pelanggan Anda.
  • Mencari umpan balik dari karyawan dan menindaklanjutinya agar mereka merasa didengar dan dihargai.
  • Mengkomunikasikan dan menekankan perlunya mendengarkan dan menindaklanjuti umpan balik dari pelanggan.
Pengalaman Pelanggan

Menyatukan tenaga kerja Anda dalam satu platform yang sama. Gunakan alat yang memiliki fitur-fitur canggih untuk mengatasi berbagai masalah sekaligus-yang merampingkan komunikasi Anda, melibatkan karyawan, meningkatkan produktivitas, dan menyelaraskannya dengan nilai-nilai perusahaan Anda .

Unduh Sekarang

Apa yang dimaksud dengan komunikasi karyawan yang tidak efektif di tempat kerja

Meskipun dibutuhkan waktu dan upaya untuk membangun komunikasi karyawan yang efektif, komunikasi karyawan yang tidak efektif akan tumbuh seperti rumput liar yang tidak perlu jika tidak ada perhatian yang diberikan.

Komunikasi karyawan yang tidak efektif berasal dari strategi yang tidak selaras, kegagalan dalam menjalankan strategi, menggunakan sarana komunikasi yang salah, waktu yang tidak tepat, dan bahkan nuansa seperti pilihan kata atau nada suara. Dampaknya meningkatkan peluang terjadinya kesalahpahaman, merusak hubungan, mematahkan kepercayaan, serta meningkatkan kemarahan dan permusuhan.

Berikut ini adalah garis besar seperti apa komunikasi yang tidak efektif di tempat kerja:

1. 1. Tidak ada atau strategi komunikasi yang buruk

Ketika sebuah organisasi tidak meluangkan waktu untuk membuat strategi komunikasi yang efektif atau gagal menjalankannya dengan benar, maka hal ini dapat merugikan bisnis secara negatif. Faktanya, hal ini merupakan efek domino dari moral yang buruk, komunikasi yang membuat frustasi, tingkat ketidakhadiran yang lebih tinggi, dan produktivitas yang lebih rendah, yang mengarah pada pergantian karyawan yang lebih tinggi dan keuntungan bisnis yang lebih kecil. Untuk menghindari komunikasi yang buruk, Anda perlu menggunakan semua alat dan cara yang diperlukan, seperti peringatan SMS, dan jenis lainnya untuk meningkatkan tingkat komunikasi di dalam perusahaan.

2. Praktik komunikasi yang buruk

Organisasi yang tidak memperbaiki praktik komunikasi yang buruk seperti nada bicara yang tidak tepat dan penggunaan bahasa negatif dapat dianggap sebagai merek yang mempromosikan praktik tersebut. Hal ini tidak hanya menciptakan konflik dan agresi yang serius di tempat kerja, namun juga ketidakbahagiaan dan stres. Karyawan mungkin akan merasa dikalahkan secara keseluruhan.

3. Kolaborasi yang buruk

Organisasi yang tidak mendorong kolaborasi antar rekan kerja dan antar tim akan mengalami silo informasi dan inovasi yang terhambat. Ketika organisasi menghalangi komunikasi dan kolaborasi yang terbuka, mereka menghambat efisiensi dan juga inovasi. Bekerja dalam kelompok-kelompok kecil juga memiliki efek korosif pada budaya tempat kerja. Hal ini menimbulkan konflik, ketidakpercayaan, dan kebencian. Pesan instan dan email tidak cukup untuk memungkinkan karyawan bekerja secara produktif dan lintas fungsi.

4. Hubungan pelanggan yang buruk

Organisasi yang tidak berinvestasi dalam komunikasi dan hubungan karyawan yang baik dapat mengalami hubungan pelanggan yang buruk karena karyawan mungkin akan menularkan pengalaman buruk yang sama (yang mereka terima di tempat kerja) kepada pelanggan mereka. Tidak hanya itu, karyawan yang tidak mendapatkan panduan yang tepat dari manajemen puncak atau tidak diajak berdialog mengenai kesulitan tugas sehari-hari cenderung tidak mengetahui cara-cara untuk memuaskan pelanggan.

📜
Bacaan yang disarankan:Memelihara Gaya Komunikasi Anda Secara Digital di Tempat Kerja

Kesimpulan

Ingatlah bahwa intinya di sini adalah mengubah perusahaan Anda menjadi komunitas yang berkembang secara internal dan eksternal. Menonjolkan budaya perusahaan akan membuat karyawan Anda merasakan apa yang diperjuangkan oleh perusahaan dan menyelaraskan mereka dengan visi perusahaan.

Mulailah dengan proses yang disebutkan di atas dan ikuti prosesnya. Dengarkan baik-baik saat Anda berbicara, karena pemberi kerja sering kali melewatkan petunjuk yang mungkin diucapkan dengan bercanda.

Ketika seluruh perusahaan Anda mulai beroperasi sebagai satu kesatuan, Anda memiliki kekuatan yang kuat yang harus diperhitungkan oleh industri. Manfaatkan semua anak panah di dalam quiver Anda (atau tambahkan lebih banyak) untuk memastikan hal ini terjadi.

Mendefinisikan Ulang Intranet Tempat Kerja untuk Menghidupkan Tempat Kerja Digital Anda.
Pelajari bagaimana