Komunikasi Karyawan: Jenis, Manfaat & Praktik Terbaik

Sebelum kita membahas lebih dalam tentang komunikasi karyawan dan pentingnya komunikasi di tempat kerja, mari kita pahami istilah ini dengan sebuah contoh sederhana.

Dari perspektif organisasi atau bisnis, contoh ini mengajarkan lima pelajaran penting:

• Pelajaran #1: Komunikasi karyawan yang efektif sangat penting
• Pelajaran #2: Komunikasi yang buruk dapat berdampak negatif pada pertumbuhan perusahaan
• Pelajaran #3: Mengkomunikasikan pembaruan penting di seluruh perusahaan sangatlah penting
• Pelajaran #4: Memiliki platform keterlibatan karyawan yang kuat yang kuat lebih penting dari sebelumnya
• Pelajaran #5: Selain peluang penjualan yang terlewatkan, komunikasi karyawan yang tidak efektif atau buruk dapat menimbulkan malapetaka pada berbagai aspek bisnis, termasuk tingkat keterlibatan karyawan, tingkat pergantian karyawanlayanan pelanggan, tenggat waktu penyelesaian proyek, biaya litigasi, dan keuntungan pemegang saham.

Saat ini, kelancaran komunikasi karyawan di tempat kerja menentukan bagaimana operasi terjadi dan dampak nyata pada RoI. Komunikasi karyawan yang efektif adalah fondasi dari tenaga kerja yang terlibat, dan mari kita pahami hal ini secara mendetail dengan beberapa contoh menarik.

Apa yang dimaksud dengan komunikasi karyawan?

Komunikasi karyawan berarti berbagi ide, perasaan, dan informasi antara karyawan dan atasan di sebuah perusahaan.

Sebelum pandemi, karyawan mengandalkan kolaborasi waktu nyata dan komunikasi sinkron dengan rekan kerja mereka. Namun, sekarang tidak demikian.

Karena lingkungan kerja jarak jauh akan terus ada, ada kebutuhan mendesak bagi para pemberi kerja untuk melakukannya:

• Pikirkan kembali strategi komunikasi karyawan mereka
• Mengadopsi komunikasi asinkron
• Jaga agar karyawan tetap mendapat informasi yang baik
• Menghilangkan silo lintas departemen
• Meningkatkan pengalaman karyawan
• Mengurangi informasi yang berlebihan
• Pastikan ada intranet sosial untuk karyawan untuk tetap terhubung

Komunikasi karyawan sangat penting untuk kesuksesan bisnis. Ini adalah 'perekat' yang menyatukan perusahaan. Strategi komunikasi yang efektif membantu meningkatkan produktivitas karyawan, keterlibatan karyawandan kolaborasi di tempat kerja. Semua ini membangun budaya perusahaan yang kuat.

Cara Anda mengomunikasikan visi, nilai, dan strategi perusahaan Anda secara langsung memengaruhi perasaan karyawan tentang perusahaan Anda.

Sekarang setelah Anda memahami dasar-dasar komunikasi karyawan, mari kita ketahui jenis-jenis dan pentingnya komunikasi karyawan dengan beberapa contoh yang menarik.

Biaya komunikasi yang buruk sangat tinggi

Pergeseran ke pekerjaan jarak jauh/hybrid dan metaverse yang muncul telah mengukuhkan realitas digital, namun tenaga kerja menghadapi tantangan baru. Komunikasi yang buruk merupakan masalah serius, dan masih banyak pemimpin yang tidak menyadari dampak biayanya.

Menurut gabungan laporan penelitian gabungan oleh The Harris Poll dan Grammarly, komunikasi yang buruk di tempat kerja merupakan masalah umum yang terus membebani karyawan dan bisnis.

Temuan penelitian ini tidak bisa diabaikan. Meskipun biayanya cukup mengejutkan, fakta-fakta yang ada menunjukkan dampak luas dari komunikasi yang buruk saat ini dan perlunya memikirkan kembali keterlibatan dan produktivitas di tempat kerja.

Temuan survei ini juga mengungkapkan hubungan antara komunikasi yang buruk dan pergantian karyawan dan semangat kerja. Laporan tersebut mengatakan bahwa 86% karyawan mengalami masalah komunikasi di tempat kerja. Selain itu, karyawan yang mengalami miskomunikasi berkali-kali sepanjang hari lebih mungkin mengalami stres.

Gangguan dalam proses komunikasi membuat karyawan frustrasi, dan menciptakan efek domino:

• Keterlibatan karyawan
• Produktivitas karyawan
• Pengalaman pelanggan

Seiring dengan perkembangan dunia kerja, meningkatkan komunikasi Anda dengan kejelasan yang luar biasa dan menumbuhkan kepercayaan diri karyawan adalah hal yang sangat penting.

Manfaat komunikasi internal yang efektif di tempat kerja

Membangun budaya internal yang baik sama seperti membangun rumah. Jika fondasinya tidak kuat, rumah itu akan runtuh pada akhirnya. Komunikasi tim yang efektif membuat fondasi budaya Anda menjadi lebih sehat dan kuat. Manfaatnya luar biasa ketika Anda memiliki strategi komunikasi internal yang tepat. Kami menyoroti beberapa di antaranya di sini:

1. Meningkatkan keterlibatan karyawan

Keterlibatan karyawan adalah cawan suci bagi bisnis karena ini adalah garis hidup perusahaan. Karyawan yang tidak terlibat akan menjadi kurang produktif, dan stres mereka dapat merembes ke dalam kesejahteraan mereka secara keseluruhan. Mereka akan lebih frustasi dan tidak dapat memberikan 100% kemampuan mereka di tempat kerja, yang dapat menurunkan semangat bisnis.

Menurut sebuah Laporan McKinseypeningkatan keterlibatan karyawan dapat meningkatkan produktivitas sebesar 25%, yang berdampak pada keseluruhan bisnis. Namun, hanya 3% karyawan yang merasa terlibat di tempat kerja.

Ketika bisnis melakukan komunikasi internal dengan benar, mereka akan meningkatkan keterlibatan karyawan. Hal ini menunjukkan kesuksesan bisnis dengan cepat karena organisasi dengan keterlibatan karyawan yang lebih tinggi menghasilkan keuntungan 22% lebih banyak.

Meskipun beberapa karyawan proaktif dalam mendapatkan informasi dan berbicara secara teratur, tidak semua karyawan sama. Adalah tanggung jawab manajer dan manajemen tingkat atas untuk mengupayakan komunikasi yang teratur. Komunikasi internal dapat membantu karyawan merasa dihargai dan penting.

2. Memastikan transparansi di seluruh organisasi

Komunikasi karyawan yang efektif memastikan transparansi dalam organisasi, dan keterbukaan memastikan kepercayaan. Karyawan tidak ingin mengetahui pengumuman besar melalui orang ketiga atau sumber eksternal. Mereka ingin belajar melalui pemimpin perusahaan atau manajemen tingkat atas.

Menurut sebuah studi oleh Slack80% karyawan tertarik untuk mengetahui bagaimana keputusan dibuat dalam organisasi mereka. 

Ini berarti mereka menginginkan peningkatan transparansi untuk memahami bagaimana organisasi mereka bekerja dan bagaimana manajemen mengambil keputusan. Transparansi memungkinkan karyawan untuk mempercayai pemimpin mereka, dan hal ini menumbuhkan akuntabilitas.

Studi Slack yang sama juga mengungkapkan bahwa sebanyak 55% organisasi merasa transparan, dan hanya 18% karyawan yang berpikiran sama. Komunikasi internal dapat membantu menjembatani kesenjangan dalam hal transparansi dan memungkinkan karyawan untuk mempercayai dan bekerja sesuai dengan nilai dan misi perusahaan.

Komunikasi internal memungkinkan penyampaian informasi yang cepat, baik dari manajer tingkat atas maupun antar karyawan. Aliran informasi ini memungkinkan transparansi, sehingga setiap karyawan mendapatkan informasi yang sama dengan karyawan lainnya. Hal ini dapat membantu membangun budaya tempat kerja yang kuat.

3. Memberikan informasi dan pembaruan kepada karyawan

Komunikasi internal bertujuan agar karyawan selalu mendapatkan informasi terbaru tentang informasi apa pun yang mereka butuhkan. A Laporan Bambu mengatakan bahwa 80% karyawan ingin mengetahui apa yang terjadi dalam bisnis mereka.

Dalam laporan yang sama, 77% dari mereka secara eksplisit menyatakan bahwa hal tersebut dapat membantu mereka bekerja lebih baik, sementara 66% mengatakan bahwa hal tersebut dapat meningkatkan hubungan mereka dengan rekan kerja mereka. Hal ini menunjukkan betapa bersemangatnya karyawan untuk mengetahui berita tentang organisasi mereka.

Strategi komunikasi internal yang efektif dapat membuat karyawan selalu mendapatkan informasi terbaru tentang berita perusahaan. Misalnya, setiap perubahan dalam kebijakan perusahaan, budaya kerja, atau kinerja bisnis harus dikomunikasikan kepada karyawan.

4. Membantu pada saat krisis

Komunikasi internal dapat membantu dalam manajemen krisis. Dalam dunia yang ideal, organisasi tidak mengalami masalah apa pun. Namun kenyataannya jauh dari itu. Merger, akuisisi, krisis ekonomi makro, pandemi, situasi politik, dan sebagainya, terus berlanjut. Tindakan organik mungkin perlu memberhentikan beberapa atau banyak karyawan atau membuat keputusan yang tidak menyenangkan pada saat krisis.

Dalam beberapa kasus, tim harus merestrukturisasi dan sebagainya. Krisis dapat memengaruhi bisnis dalam berbagai ukuran, dan orang-orangnya membutuhkan informasi yang tepat tentang apa yang terjadi di perusahaan. Komunikasi internal dapat membantu mengelola dan memastikan tidak ada informasi yang salah.

Rumor dapat menyebar dengan cepat, dan hal ini dapat menyebabkan keracunan di tempat kerja. Selain itu, orang mungkin kehilangan kepercayaan dan menjadi kurang terlibat karena komunikasi internal yang buruk. Namun, organisasi dengan strategi komunikasi internal yang tepat dapat berkembang bahkan di masa-masa sulit.

Komunikasi internal dapat membuat percakapan yang sulit menjadi lebih mudah sehingga karyawan dapat memahami gambaran lengkap dan mengapa sesuatu yang tidak menyenangkan, seperti PHK, terjadi. Hal ini dapat membantu karyawan menghormati organisasi mereka, menciptakan lingkungan diskusi yang terbuka.

5. Membantu komunikasi eksternal

Komunikasi internal dan eksternal sering kali dilihat sebagai entitas yang terpisah dalam dunia bisnis, padahal sebenarnya tidak. Menurut sebuah Laporan Bambu63% karyawan mengatakan bahwa komunikasi internal yang tepat dapat membantu mereka menjadi pendukung merek dan menyebarkan berita tentang perusahaan mereka.

Pikirkanlah tentang hal ini. Karyawan bertindak sebagai orang dalam perusahaan karena mereka bekerja di dalamnya. Ketika karyawan mengatakan sesuatu tentang perusahaan, baik atau buruk, hal itu akan memiliki bobot yang lebih besar karena mereka adalah bagian dari organisasi. Hal ini bisa berdampak positif atau negatif tergantung dari apa yang dikatakan karyawan tentang perusahaan.

Ketika komunikasi internal dilakukan dengan benar, karyawan mengetahui apa yang terjadi dan merasa menjadi bagian dari tim. Karyawan yang memiliki perasaan positif ini akan mengatakan hal-hal yang baik tentang organisasi. Baik di media sosial atau dengan keluarga dan teman, karyawan ini akan mengatakan hal-hal yang membesarkan hati tentang organisasi.

Dengan cara ini, karyawan dapat menjadi duta yang kredibel jika mereka merasa puas dengan cara mereka diperlakukan. Karyawan yang berhubungan langsung dengan pelanggan juga akan mendapatkan manfaat dari komunikasi internal. Perasaan mereka terhadap perusahaan akan tercermin dari cara mereka berbicara kepada pelanggan.

6. Memupuk budaya dan nilai-nilai perusahaan

Budaya tempat kerja yang kuat dapat memungkinkan perusahaan untuk mempertahankan dan menarik talenta terbaik, yang secara positif mempengaruhi hasil bisnis. Menurut sebuah Studi Gallupbudaya kerja sangat penting bagi kesuksesan bisnis, dan karyawan terbaik tertarik untuk bekerja di tempat yang memiliki budaya kerja yang luar biasa.

Komunikasi internal dapat membantu menumbuhkan budaya kerja yang positif dan berdampak besar pada keuntungan perusahaan. Budaya dan nilai-nilai perusahaan yang dijalin ke dalam komunikasi internal dapat membuat karyawan merasa nyaman bekerja di sana dan meningkatkan lingkungan kerja yang sehat.

Budaya tempat kerja yang berkembang membantu menyelaraskan karyawan dengan tujuan organisasi. Menurut sebuah penelitian, hanya 40% karyawan yang memahami bagaimana mereka berkontribusi terhadap organisasi. Komunikasi internal memungkinkan karyawan untuk memahami dengan jelas pentingnya peran mereka dalam gambaran yang lebih besar, sehingga mendorong mereka untuk bekerja sama sebagai sebuah tim.

Komunikasi internal dapat membantu orang-orang bekerja sama secara efektif dan efisien. Tanpanya, lingkungan tempat kerja dapat berubah menjadi beracun, mendorong karyawan yang baik untuk meninggalkan organisasi. Komunikasi internal memiliki kekuatan untuk menumbuhkan budaya kerja dan dapat membantu alur kerja secara keseluruhan.

7. Memungkinkan umpan balik dan inovasi

Kolaborasi yang efektif diperlukan agar dapat berjalan dengan lancar dan mencapai tujuan bisnis yang diperlukan. Komunikasi internal memfasilitasi hal tersebut dan membantu menciptakan tempat keterbukaan di mana karyawan dapat berdiskusi dan menyampaikan ide mereka.

Karyawan dapat mengutarakan pendapat mereka sehingga manajemen tingkat atas dapat memahami karyawan mereka dengan lebih baik. Jenis komunikasi dua arah ini dapat meningkatkan hubungan antara semua pemangku kepentingan dalam organisasi dan memastikan budaya inovasi.

Umpan balik memungkinkan karyawan untuk menyampaikan pendapat mereka. Ini adalah tentang alur tertentu atau bagaimana mereka diharapkan untuk bekerja. Karyawan yang merasa pendapatnya penting akan lebih mungkin terhubung dengan perusahaan.

Hal ini dapat membantu meningkatkan keterlibatan dan meningkatkan produktivitas. Karyawan menghargai umpan balikdan strategi komunikasi internal yang solid memastikan umpan balik dan diskusi merupakan bagian rutin dari bisnis.

Apa yang dimaksud dengan komunikasi karyawan yang efektif dan tidak efektif

Komunikasi adalah esensi kehidupan yang sebenarnya. Kita mengirim dan menerima jutaan pesan setiap hari, baik secara verbal maupun nonverbal. Apakah presiden sedang berpidato, guru sedang mengajar di kelas, atau bisnis sedang mempromosikan produknya, komunikasi memiliki kekuatan yang luar biasa untuk mengubah masyarakat, budaya, dan kehidupan manusia.

Komunikasi yang efektif menciptakan hubungan yang positif di antara orang-orang, sedangkan komunikasi yang tidak efektif menciptakan kebingungan, konflik, semangat kerja yang rendah, dan frustrasi. Mari kita pahami hal ini secara mendetail.

Komunikasi karyawan yang efektif di tempat kerja

Komunikasi yang baik di tempat kerja bukan hanya tentang mencegah potensi konflik (meskipun itu merupakan keuntungan utama). Komunikasi yang efektif sangat penting dalam membangun hubungan yang solidefektivitas tim, keterlibatan karyawan, dan profitabilitas bisnis. Rahasia komunikasi yang efektif di tempat kerja bukan hanya tentang komunikasi. Ini tentang pemahaman.

Berikut ini adalah garis besar dari komunikasi yang efektif di tempat kerja:

1. Manajemen konflik yang efektif

• Menyampaikan informasi dengan jelas untuk menghindari salah tafsir yang dapat menyebabkan konflik.
• Memiliki kebijakan yang menguraikan bagaimana konflik dapat dilaporkan dan dikelola.
• Membekali karyawan dan pemimpin untuk menghadapi konflik melalui pelatihan rutin.

2. Peningkatan keterlibatan karyawan

• Komunikasikan nilai dan visi Anda agar semua orang tahu dan menyelaraskan diri dengan nilai dan visi tersebut.
• Menetapkan ekspektasi pekerjaan yang jelas sehingga semua orang bekerja untuk mencapai tujuan bersama.
• Menciptakan lingkungan yang mendorong kolaborasi dan hubungan kerja yang sehat.

3. Budaya tempat kerja yang inklusif

• Melibatkan karyawan dalam setiap keputusan dan meminta pendapat mereka.
• Berbagi pesan yang tepat, pada waktu yang tepat melalui saluran yang tepat.
• Menumbuhkan budaya percakapan terbuka di mana karyawan bebas untuk berbagi pemikiran dan ide mereka.

4. Pengalaman karyawan dan pelanggan yang lebih baik

• Memberikan pengalaman kepada karyawan yang setara dengan pengalaman pelanggan Anda.
• Mencari umpan balik dari karyawan dan menindaklanjutinya agar mereka merasa didengar dan dihargai.
• Mengkomunikasikan dan menekankan perlunya mendengarkan dan menindaklanjuti umpan balik dari pelanggan.

Komunikasi karyawan yang tidak efektif di tempat kerja

Meskipun dibutuhkan waktu dan upaya untuk membangun komunikasi karyawan yang efektif, komunikasi karyawan yang tidak efektif akan tumbuh seperti rumput liar yang tidak perlu jika tidak ada perhatian yang diberikan.

Komunikasi karyawan yang tidak efektif berasal dari strategi yang tidak selaras, kegagalan dalam menjalankan strategi, menggunakan sarana komunikasi yang salah, waktu yang tidak tepat, dan bahkan nuansa seperti pilihan kata atau nada suara. Dampaknya meningkatkan peluang terjadinya kesalahpahaman, merusak hubungan, mematahkan kepercayaan, serta meningkatkan kemarahan dan permusuhan.

Berikut ini adalah garis besar seperti apa komunikasi yang tidak efektif di tempat kerja:

1. 1. Tidak ada atau strategi komunikasi yang buruk

Ketika sebuah organisasi tidak meluangkan waktu untuk membuat strategi komunikasi yang efektif atau gagal mengarahkannya dengan benar, maka hal ini dapat merugikan bisnis secara negatif. 

Ini adalah efek domino dari moral yang buruk, komunikasi yang membuat frustasi, ketidakhadiran yang lebih tinggi, dan produktivitas yang lebih rendah, yang mengarah pada pergantian karyawan yang lebih tinggi dan keuntungan bisnis yang lebih kecil. Untuk menghindari komunikasi yang buruk, Anda perlu menggunakan semua alat dan cara yang diperlukan, seperti Peringatan SMSdan jenis lainnya untuk meningkatkan komunikasi di dalam perusahaan.

2. Praktik komunikasi yang buruk

Organisasi yang tidak memperbaiki praktik komunikasi yang buruk seperti nada bicara yang tidak pantas dan bahasa negatif dapat dianggap sebagai merek yang mempromosikan praktik-praktik tersebut. Hal ini tidak hanya menciptakan konflik dan agresi yang serius di tempat kerja, namun juga ketidakbahagiaan dan stres. Karyawan mungkin akan merasa dikalahkan secara keseluruhan.

3. Kolaborasi yang buruk

Organisasi yang tidak mendorong kolaborasi rekan kerja dan lintas tim akan mengalami silo informasi dan inovasi yang terhambat. Ketika organisasi menghambat komunikasi dan kerja sama yang terbuka, mereka menghambat efisiensi dan juga inovasi. 

Bekerja dalam kelompok-kelompok kecil juga memiliki efek korosif pada budaya tempat kerja. Hal ini menimbulkan konflik, ketidakpercayaan, dan kebencian. Pesan instan dan email tidak cukup untuk memungkinkan karyawan bekerja secara produktif dan lintas fungsi.

4. Hubungan pelanggan yang buruk

Organisasi yang tidak berinvestasi dalam komunikasi dan hubungan karyawan yang baik dapat mengalami hubungan pelanggan yang buruk karena karyawan dapat menularkan pengalaman buruk yang sama (yang mereka terima di tempat kerja) kepada pelanggan mereka. 

Selain itu, karyawan yang tidak mendapatkan panduan yang tepat dari manajemen puncak atau tidak diajak berdialog tentang kesulitan tugas sehari-hari cenderung tidak tahu bagaimana cara memuaskan pelanggan.

10 Strategi komunikasi karyawan yang efektif untuk tim

Berikut adalah 10 strategi komunikasi karyawan yang efektif untuk tim.

1. Check-in reguler

Pertemuan dan check-in tim secara teratur sangat penting untuk menjaga semua orang tetap berada di halaman yang sama, berbagi informasi terbaru, dan mengatasi masalah. Interaksi ini mendorong transparansi dan keselarasan dalam tim.

Microsoft dikenal dengan check-in rutin antara manajer dan karyawan. Mereka menggunakan sistem yang disebut "Connects" yang mendorong para manajer untuk melakukan percakapan empat mata secara konsisten dengan anggota tim mereka. Strategi ini menumbuhkan budaya umpan balik dan memastikan bahwa karyawan merasa didengar dan didukung dalam peran mereka.

• Tips: Tunjuk seorang fasilitator yang ditunjuk untuk setiap pertemuan untuk memastikan bahwa diskusi tetap fokus dan sesuai jalur. Orang ini juga dapat memastikan bahwa setiap orang memiliki kesempatan untuk berbicara, dan bahwa agenda rapat diikuti.

2. Pesan yang jelas dan ringkas

Mengkomunikasikan ide dan informasi dengan jelas dan ringkas akan mengurangi kemungkinan kesalahpahaman dan kebingungan. Pesan yang jelas sangat penting dalam komunikasi tertulis dan presentasi.

Amazon dikenal karena pesan internalnya yang jelas dan ringkas. Perusahaan ini memiliki seperangkat 14 Prinsip Kepemimpinan yang berfungsi sebagai kerangka kerja untuk pengambilan keputusan dan komunikasi. Prinsip-prinsip ini sangat mudah dipahami, membantu karyawan menyelaraskan diri dengan budaya dan nilai-nilai perusahaan.

• Tips: Sebelum mengirim email penting atau menyajikan informasi, luangkan waktu sejenak untuk menyaring poin-poin utama Anda ke dalam garis besar yang ringkas. Hal ini akan membantu Anda mengatur pikiran Anda dan menyampaikan pesan Anda dengan lebih efektif.

3. Mendengarkan secara aktif

Mendengarkan secara aktif melibatkan mendengarkan apa yang dikatakan seseorang dan memahami perspektif, emosi, dan pesan yang mendasarinya. Keterampilan ini mendorong empati dan kolaborasi yang efektif.

Zapposperitel sepatu dan pakaian online, dikenal karena pendekatannya yang berpusat pada pelanggan dan mendengarkan secara aktif. Perwakilan layanan pelanggan perusahaan didorong untuk secara aktif mendengarkan pelanggan, memahami kebutuhan mereka, dan memberikan solusi yang dipersonalisasi. Pendekatan ini telah membuat Zappos mendapatkan reputasi untuk layanan pelanggan yang luar biasa dan loyalitas pelanggan yang kuat.

• Tips: Berlatihlah mendengarkan secara reflektif dengan merangkum kata-kata pembicara setelah mereka selesai berbicara. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengklarifikasi poin-poin tertentu dan menegaskan pemahaman Anda.

4. Penggunaan alat bantu kolaborasi

Alat dan platform digital meningkatkan komunikasi tim dengan menyediakan ruang terpusat untuk berbagi dokumen, melacak kemajuan, dan berkolaborasi dalam mengerjakan tugas.

Atlassiansebuah perusahaan perangkat lunak yang terkenal dengan produk seperti Jira dan Confluence, sangat bergantung pada alat kolaborasi mereka sendiri untuk komunikasi di tempat kerja. Alat-alat ini memungkinkan tim untuk berkolaborasi dalam proyek, berbagi informasi, dan melacak kemajuan secara real time.

Penggunaan alat kolaborasi ini oleh Atlassian telah meningkatkan komunikasi di tempat kerja secara dramatis dengan menyederhanakan pertukaran ide, memusatkan informasi proyek, dan memungkinkan kerja jarak jauh. Karyawan bisa mengakses dan berkontribusi pada konten terkait proyek dengan mudah, sehingga meningkatkan transparansi, mengurangi kekacauan email, dan mendorong lingkungan kerja yang lebih efisien dan produktif.

• Tips: Ketika menggunakan alat bantu kolaborasi, buatlah panduan yang jelas untuk penamaan file, struktur folder, dan pelacakan tugas. Konsistensi dalam mengatur informasi akan memudahkan anggota tim untuk menemukan apa yang mereka butuhkan.

5. Umpan balik dan kritik yang membangun

Memberikan umpan balik secara konstruktif dan penuh rasa hormat akan mendorong peningkatan berkelanjutan dan membantu anggota tim mengembangkan keterampilan mereka.

Netflix memiliki pendekatan unik terhadap umpan balik dan kritik konstruktif melalui budaya "umpan balik 360 derajat". Karyawan di semua tingkatan didorong untuk memberikan umpan balik yang terbuka dan jujur kepada rekan kerja dan manajer mereka.

Praktik ini membantu individu memahami kekuatan dan kelemahan mereka sekaligus mempromosikan budaya perbaikan dan akuntabilitas. Praktik ini secara efektif meningkatkan komunikasi di tempat kerja dengan menciptakan ruang yang aman untuk percakapan yang jujur dan membangun budaya di mana umpan balik dipandang sebagai alat yang berharga untuk pertumbuhan pribadi dan profesional.

• Kiat: Praktikkan pendekatan "Sandwich Umpan Balik". Mulailah dengan umpan balik positif, kemudian tawarkan saran untuk perbaikan, dan akhiri dengan umpan balik yang lebih positif. Hal ini membantu menyeimbangkan kritik dengan dorongan.

6. Pembaruan rutin dan laporan status

Memberikan pembaruan dan laporan status secara berkala membuat semua orang mendapatkan informasi tentang proyek, tugas, dan pencapaian yang sedang berlangsung. Strategi ini mendorong transparansi dan membantu mencegah terjadinya kejutan.

IBM memiliki tradisi untuk menggunakan pembaruan rutin dan laporan status untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja. Perusahaan ini mengadakan pertemuan "Town Hall" secara berkala di mana para pimpinan memberikan kabar terbaru tentang kinerja, strategi, dan visi perusahaan. Selain itu, IBM menggunakan platform intranet yang komprehensif untuk mendistribusikan informasi dan laporan ke seluruh organisasi.

Pembaruan rutin dan laporan status ini membantu menyelaraskan karyawan dengan tujuan perusahaan, memberi mereka informasi tentang perkembangan yang signifikan, dan memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama. Hal ini juga mendorong rasa memiliki dan tujuan bersama di antara para karyawan.

• Tips: Gunakan format yang konsisten untuk laporan status, termasuk pencapaian utama, tugas saat ini, tujuan yang akan datang, dan tantangan potensial. Hal ini memudahkan anggota tim untuk memahami kemajuan proyek dengan cepat.

7. Pertemuan empat mata

Pertemuan individu antara anggota tim dan supervisor atau kolega mereka menciptakan ruang untuk diskusi yang lebih dalam, mengatasi masalah pribadi, dan membangun hubungan yang lebih kuat.

Asanasebuah perusahaan perangkat lunak manajemen proyek, memprioritaskan pertemuan empat mata secara rutin antara manajer dan karyawan. Sesi ini memungkinkan diskusi terbuka tentang kinerja, umpan balik, tantangan, dan aspirasi. Dengan mendorong interaksi ini, Asana memastikan keselarasan, menghilangkan hambatan, dan mempromosikan budaya kerja yang transparan dan mendukung di mana karyawan merasa dihargai.

• Kiat: Fokuslah pada mendengarkan secara aktif dan mengajukan pertanyaan terbuka selama pertemuan empat mata. Hal ini akan mendorong anggota tim untuk berbagi pemikiran dan kekhawatiran mereka secara terbuka, sehingga menghasilkan percakapan yang lebih produktif.

8. Komunikasi visual

Alat bantu visual seperti bagan, grafik, diagram, dan presentasi menyederhanakan informasi yang rumit dan membuatnya lebih mudah dipahami, terutama ketika berhadapan dengan konten yang padat data.

Apple terkenal dengan penggunaan komunikasi visual yang efektif dalam desain produk, pemasaran, dan presentasi. Filosofi desain Apple, yang dicirikan oleh antarmuka yang sederhana dan intuitif, gambar produk yang jelas, dan kampanye pemasaran yang ikonik, sangat bergantung pada elemen visual.

Pendekatan ini telah membantu perusahaan meningkatkan komunikasi di tempat kerja dengan membuat informasi lebih mudah diakses dan dimengerti oleh karyawan dan pelanggan. Komunikasi visual menyederhanakan ide-ide yang kompleks dan meningkatkan keterlibatan, berkontribusi pada budaya kejelasan dan inovasi di dalam organisasi.

• Saran: Apabila membuat visual, ikuti prinsip kesederhanaan. Label yang jelas, warna yang kontras, dan teks yang minimal menyampaikan informasi secara efektif. Hindari visual yang terlalu padat dengan terlalu banyak detail.

9. Rencana komunikasi krisis

Memiliki rencana komunikasi yang terdefinisi dengan baik selama keadaan darurat atau krisis membantu tim merespons dengan cepat, mengelola ketidakpastian, dan memberikan informasi yang akurat kepada para pemangku kepentingan.

Johnson & Johnson adalah contoh utama dari perusahaan yang unggul dalam komunikasi krisis. Pada tahun 1980-an, ketika perusahaan menghadapi krisis yang signifikan akibat gangguan pada beberapa produknya, perusahaan ini menerapkan rencana komunikasi krisis yang patut dicontoh. Mereka dengan cepat menarik kembali produknya, terlibat dengan publik, dan berkomunikasi secara transparan.

Strategi ini membantu perusahaan mendapatkan kembali kepercayaan publik dan memperkuat komunikasi di tempat kerja dengan menunjukkan komitmen terhadap nilai-nilai etika, transparansi, dan keterlibatan karyawan selama krisis.

• Tip: Kembangkan rencana komunikasi krisis yang menguraikan peran dan tanggung jawab, saluran komunikasi, templat pesan, dan langkah-langkah eskalasi. Tinjau dan perbarui rencana ini secara teratur untuk memastikan relevansinya.

10. Lingkaran umpan balik

Menetapkan lingkaran umpan balik yang berkelanjutan mendorong peningkatan yang berkelanjutan dengan memungkinkan anggota tim untuk memberikan umpan balik tentang proses, komunikasi, dan kolaborasi.

Amazon dikenal dengan strategi lingkaran umpan baliknya yang efektif, terutama di pusat-pusat pemenuhannya. Perusahaan ini menggunakan sistem "Voice of the Associate", di mana karyawan didorong untuk memberikan umpan balik tentang lingkungan kerja, keselamatan, dan proses mereka.

Lingkaran umpan balik ini telah membantu Amazon meningkatkan komunikasi di tempat kerja dengan memastikan bahwa karyawan memiliki saluran untuk mengungkapkan kekhawatiran dan saran mereka. Hal ini menumbuhkan budaya perbaikan berkelanjutan, dan karyawan merasa bahwa masukan mereka dihargai, sehingga menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman dan produktif.

• Tip: Terapkan sistem pengumpulan umpan balik, seperti survei rutin atau kotak saran anonim, untuk mengumpulkan masukan dari anggota tim. Tindak lanjuti masukan yang diterima untuk menunjukkan nilainya dan mendorong partisipasi.

Ingatlah bahwa strategi komunikasi yang efektif harus disesuaikan dengan kebutuhan, budaya, dan proyek tim Anda. Menerapkan strategi ini dengan komitmen yang tulus untuk membina komunikasi yang terbuka, saling menghormati, dan transparan akan berkontribusi pada lingkungan tim yang lebih produktif dan harmonis.

Contoh kegagalan komunikasi: Belajar dari kesalahan orang lain

Berikut ini adalah dua kisah bencana kehidupan nyata yang menunjukkan kepada kita bagaimana merek-merek terkenal di dunia salah menilai komunikasi internal dan eksternal mereka dan berakhir dengan kesalahan besar.

Contoh 1: Kontroversi 'Kostum Gadis Gemuk' Walmart

Apa yang terjadi: Pada tahun 2014, Walmart menjadi pusat perhatian karena alasan yang salah. Halloween sudah dekat, dan Walmart menciptakan cerita horor komunikasi dengan menambahkan bagian ke situs web mereka yang bertuliskan - "Kostum Gadis Gemuk."

Ungkapan yang tidak benar secara politis dan tidak sensitif ini memulai longsoran pers yang tidak menyenangkan: ungkapan ini segera menjangkau berbagai platform media online, dan reputasi merek ini sangat terpukul. Perusahaan ini menerima banyak sekali keluhan di saluran sosialnya dan bahkan mencapai 10 tren Twitter teratas. Belakangan, Walmart meminta maaf karena mengiklankan kostum Halloween mereka di bawah kategori "kostum gadis gemuk".(Sumber: Inc)

Kata mereka:

"Hal ini seharusnya tidak pernah ada di situs kami. Hal ini tidak dapat diterima, dan kami mohon maaf. Segera setelah kami diberitahu tentang hal itu pagi ini, tim kami segera mulai menghapusnya dari situs kami dan memastikan hal itu tidak akan terjadi lagi." - today.com

Bagaimana situasi tersebut dapat dicegah

Entah disengaja atau tidak, tim pemasaran Walmart tentu saja membutuhkan sistem akuntabilitas internal yang tepat. Situasi ini tidak akan pernah muncul jika mereka memiliki platform sumber daya manusia yang komprehensif yang memungkinkan mereka untuk berbagi pengingat secara konstan dengan tim mereka tentang kebijakan penerbitan web atau hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan. Hal ini dapat menyelamatkan mereka dari semua publisitas negatif dan kerusakan.

Contoh 2: Skandal Enron

Apa yang terjadi: Jatuhnya perusahaan kesayangan Wall Street ini sudah diketahui oleh seluruh dunia. Keruntuhan perusahaan ini berdampak pada ribuan karyawan dan mengguncang pasar saham.

Enron, salah satu perusahaan energi terbesar di AS, bangkrut karena akuntansi yang tidak sesuai dengan pembukuan, penipuan, dan kepemilikan palsu. Para pemimpin di Enron tidak jujur kepada para karyawannya dan gagal mengatasi salah satu masalah yang paling penting-komunikasi yang transparan antara karyawan dan tim manajemen. Mereka tidak mendengarkan karyawan mereka, mengabaikan masalah, dan menyembunyikan kebenaran.(Sumber: Investopedia)

Bagaimana situasi tersebut dapat dicegah

Enron adalah contoh nyata bagaimana sebuah situasi dapat berubah dari buruk menjadi lebih buruk menjadi bencana. Meskipun sudah bertahun-tahun berlalu, skandal ini masih membekas di benak banyak orang, dan menjadi contoh yang tidak seharusnya terjadi di tempat kerja.

Meskipun departemen komunikasi Enron mengibarkan bendera merah yang signifikan, para pemimpin tidak menghiraukannya. Pertama, komunikasi dua arah sangat penting bagi manajemen dan karyawan agar efektif dan transparan. Memiliki platform yang tepat yang menawarkan anonimitas agar karyawan dapat menyampaikan kekhawatiran atau berbicara tentang masalah di tempat kerja tanpa takut akan pembalasan dapat mencegah terjadinya masalah yang mengerikan.

Jika contoh-contoh kehidupan nyata tersebut belum cukup, biarkan angka-angka yang berbicara:

• Bisnis dengan strategi komunikasi internal yang solid adalah 3,5 kali lebih mungkin untuk meninggalkan pesaing dan terus maju.
• A Studi Gallup menemukan bahwa hanya 13% karyawan yang setuju bahwa pemimpin bisnis mereka berkomunikasi secara efektif dengan mereka, yang berarti 87% tidak merasa bahwa komunikasi internal yang efektif terjadi di organisasi mereka.
• Meskipun komunikasi internal sangat penting, banyak perusahaan yang mengesampingkannya atau tidak menyadari potensinya. 60% bisnis belum mempertimbangkan untuk membangun strategi komunikasi internal jangka panjang.

Meningkatkan komunikasi di tempat kerja dengan Empuls

Empuls adalah platform keterlibatan karyawan yang komprehensif yang menyederhanakan komunikasi internal dan menumbuhkan lingkungan kerja yang terhubung.

Its intranet sosialnya bertindak sebagai pusat digital tempat karyawan dapat berkolaborasi, berbagi informasi terbaru, dan terlibat dalam diskusi yang bermakna, sehingga memperkuat komunikasi di tempat kerja secara keseluruhan.

• Memfasilitasi komunikasi internal yang transparan

Metode komunikasi tradisional sering kali menghasilkan pesan yang terlewat dan tim yang tidak selaras. Empuls memusatkan informasi, memastikan bahwa karyawan di seluruh departemen mengakses pembaruan yang akurat dan tepat waktu. Hal ini mengurangi kebingungan, meningkatkan pengambilan keputusan, dan menciptakan tenaga kerja yang lebih terinformasi.

• Memperkuat kolaborasi dan konektivitas tim

Tempat kerja berkembang dengan kolaborasi, namun hambatan geografis dan departemen dapat menghambat kelancaran komunikasi. Empuls menyediakan platform interaktif di mana karyawan dapat terlibat dalam diskusi lintas fungsi, berbagi ide, dan mendapatkan informasi terbaru mengenai proyek-proyek penting. Hal ini meningkatkan kerja sama tim dan mendorong berbagi pengetahuan di seluruh organisasi.

• Memastikan penyebaran pembaruan penting secara tepat waktu

Ketika karyawan tidak memiliki akses ke informasi penting perusahaan, produktivitas akan menurun. Empuls menghilangkan kesenjangan informasi dengan memastikan bahwa pengumuman penting, perubahan kebijakan, dan pembaruan produk menjangkau karyawan yang tepat pada waktu yang tepat. Dengan fitur-fitur seperti pesan dan notifikasi yang ditargetkan, karyawan tetap mendapatkan informasi yang baik tanpa bergantung pada email yang tersebar atau pembaruan dari mulut ke mulut.

• Mendorong dialog terbuka dan suara karyawan

Komunikasi adalah jalan dua arah, namun banyak tempat kerja yang kesulitan untuk memberikan suara kepada karyawan. Empuls mendorong lingkungan yang inklusif dengan memungkinkan karyawan untuk berbagi umpan balik, mengajukan pertanyaan, dan berpartisipasi dalam diskusi dengan pimpinan. Keterbukaan ini membangun kepercayaan, meningkatkan keterlibatan, dan membantu organisasi mengatasi masalah secara proaktif.

• Menciptakan tenaga kerja yang lebih terlibat dan interaktif

Karyawan yang terlibat berkomunikasi dengan lebih baik, berkolaborasi dengan lebih efektif, dan berkontribusi secara positif terhadap budaya tempat kerja. Empuls mengintegrasikan gamifikasi, pengakuan sosial, dan kelompok komunitas, yang memungkinkan karyawan berinteraksi di luar tugas-tugas yang berhubungan dengan pekerjaan. Baik merayakan pencapaian tim atau mendiskusikan tren industri, karyawan dapat terlibat dalam percakapan yang bermakna yang memperkuat hubungan di tempat kerja.

Empuls mentransformasi komunikasi internal dengan menjembatani kesenjangan, meningkatkan transparansi, dan menumbuhkan budaya kolaborasi. Dengan memanfaatkan intranet sosialnya, organisasi dapat menciptakan tempat kerja yang membuat karyawan merasa didengar, dihargai, dan terhubung.

Kesimpulan

Ingatlah bahwa intinya di sini adalah mengubah perusahaan Anda menjadi komunitas yang berkembang secara internal dan eksternal. Menonjolkan budaya perusahaan memungkinkan karyawan Anda merasakan apa yang diperjuangkan perusahaan dan menyelaraskan mereka dengan visi perusahaan.

Mulailah dengan proses yang disebutkan di atas dan ikuti prosesnya. Dengarkan baik-baik saat Anda berbicara, karena pemberi kerja sering kali melewatkan petunjuk yang mungkin diucapkan dengan bercanda.

Ketika seluruh perusahaan Anda mulai beroperasi sebagai satu unit, Anda memiliki kekuatan yang kuat yang harus diperhitungkan oleh industri. Untuk memastikan hal ini terjadi, manfaatkan semua anak panah di dalam quiver Anda (atau tambahkan lebih banyak lagi).