Cara Membuat Survei Keluaran untuk Mendapatkan Umpan Balik Terbaik

Mengumpulkan umpan balik yang jujur dan mendapatkan wawasan terbaik pada dasarnya adalah sebagian besar waktu untuk memperhatikan berbagai perspektif. Salah satu situasi kritis di mana Anda mungkin membutuhkan wawasan terbaik adalah pengunduran diri.

Banyak karyawan yang meninggalkan perusahaan mereka karena berbagai alasan, seperti budaya perusahaan, upah yang tidak mencukupi, lingkungan kerja, jam kerja, dan beban kerja. Pengusaha harus menyelidiki alasan-alasan ini dan membuat perubahan yang diperlukan sesuai dengan umpan balik jika perusahaan membutuhkannya.  

Ada berbagai cara untuk mengumpulkan umpan balik yang konstruktif dari karyawan yang mengundurkan diri. Cara yang paling umum untuk melakukannya adalah dengan melakukan survei keluar.

Exit survey lebih disukai karena dapat dibuat secara online dan dapat diisi dengan cepat melalui aplikasi seluler. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari metode, pertanyaan, dan alasan untuk mendapatkan wawasan terbaik dalam survei Anda secara mendetail.

Apa yang dimaksud dengan survei purna beli?

Survei keluar adalah jenis survei yang dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan informasi dari pekerja yang keluar. Survei ini mencakup pertanyaan-pertanyaan tentang alasan meninggalkan pekerjaan.

Para pemimpin dapat menciptakan budaya perusahaan yang lebih baik ketika karyawan mengungkapkan pendapat mereka tentang alasan mereka meninggalkan organisasi.

Tanggapan-tanggapan terhadap exit survey menunjukkan dengan lebih jelas di mana kekurangan perusahaan. Untuk alasan ini, tanggapan-tanggapan tersebut harus dicatat dan dianalisis untuk meningkatkan keterlibatan dan retensi karyawan. Sehingga perusahaan dapat mengambil langkah yang diperlukan untuk memperbaiki kekurangan mereka.

4 Alasan mengapa Anda harus menggunakan exit survey

Anda mungkin bertanya-tanya apa manfaat lain yang dapat diberikan oleh survei exit interview terhadap budaya kerja dan perusahaan. Dalam banyak hal, survei ini memberikan perspektif baru bagi perusahaan Anda, dan Anda menjadi perusahaan di mana karyawan bersaing untuk bekerja dengan Anda.

1. Dapatkan umpan balik yang bermanfaat

Dengan umpan balik dan berbagai ide yang Anda dapatkan, Anda dapat membawa perspektif baru ke departemen HR dan membuat karyawan yang sudah ada menjadi lebih puas. Umpan balik ini biasanya tentang situasi yang membuat karyawan tidak nyaman.

Karyawan yang terlibat akan lebih berkomitmen terhadap tempat kerja mereka. Selain itu, mereka akan menganggap proyek di tempat kerja sebagai milik mereka sendiri.

2. Membangun hubungan yang lebih kuat

Meskipun karyawan mengundurkan diri, bukan berarti mereka tidak akan pernah bekerja di tempat yang sama lagi. Mereka mungkin tidak menyukai rekan kerja mereka atau, yang lebih penting lagi, pekerjaan mereka di tempat kerja yang baru, dan mereka mungkin ingin bekerja dengan Anda lagi.

Untuk alasan ini, survei keluarnya karyawan dapat membantu Anda tetap berhubungan dengan mereka dan bahkan membangun ikatan yang lebih kuat.

3. Temukan titik lemah dan titik kuat

Kritik adalah salah satu cara terbaik untuk mendeteksi titik-titik lemah Anda sehingga Anda dapat memperbaiki diri dalam setiap aspek. Perusahaan dan kelompok manajemennya harus terbuka terhadap kritik positif dan negatif karena hanya dengan cara ini mereka dapat menemukan kekuatan dan kelemahan mereka.

Jika Anda melakukan lebih banyak kegiatan untuk memperbaiki kelemahan Anda, Anda akan secara otomatis memuaskan karyawan baru Anda.

4. Hindari pengadukan lebih lanjut

Meskipun banyak orang bisa bekerja untuk Anda, merekrut karyawan baru untuk sebuah perusahaan adalah proses yang penting dan panjang. Baik karyawan maupun pemberi kerja harus saling percaya satu sama lain. Setiap karyawan yang keluar akan membuang-buang waktu dan tenaga bagi perusahaan, dan komunikasi yang baik dengan karyawan dapat membantu Anda menghindari kerugian ini.

Bagaimana melakukan exit survey: 5 Metode terbaik

Jika informasi yang telah Anda baca telah membuat Anda menyadari betapa bergunanya survei ini bagi perusahaan dan karyawan Anda, Anda mungkin berpikir tentang bagaimana cara membuatnya.

Kami telah mengumpulkan 3 metode yang sering digunakan untuk Anda sehingga Anda akan memiliki pengetahuan umum tentang masing-masing metode dan dapat memilih metode yang terbaik untuk Anda sendiri.

1. Tatap muka

Salah satu cara yang paling sering digunakan untuk melakukan exit survey adalah dengan tatap muka. Kuesioner kertas yang lebih tua dan lebih tradisional disiapkan oleh departemen SDM dan diharapkan untuk dijawab oleh karyawan yang telah menyatakan niat mereka untuk mengundurkan diri.

Anda dapat memastikan karyawan membaca pertanyaan survei secara lengkap dan menjawabnya sendiri. Kelemahannya adalah jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini harus dicatat dan dianalisis satu per satu, yang merupakan proses yang sangat panjang.

2. Survei tercetak

Survei cetak adalah cara lain untuk mengumpulkan umpan balik yang jujur dari karyawan Anda. Anda dapat dengan cepat mencetak survei yang Anda buat di komputer dan kemudian memberikannya kepada mereka yang mengundurkan diri dari pekerjaan mereka. Cara ini sedikit lebih mahal dan melelahkan daripada yang lain.

Karyawan juga harus hadir secara fisik di kantor untuk mengisi kuesioner yang dicetak, yang merupakan sesuatu yang tidak diinginkan oleh banyak orang.

3. Panggilan telepon

Survei melalui panggilan telepon juga merupakan salah satu metode yang digunakan, meskipun tidak terlalu populer. Alasan pertama dari ketidakpopulerannya adalah tingkat respons yang sangat rendah terhadap survei ini.

Menurut PewResearch, tingkat respons terhadap survei telepon terus menurun. Selama panggilan telepon, orang yang bertanggung jawab membacakan teks yang telah disiapkan sebelumnya kepada karyawan yang mengundurkan diri dan mencatat jawaban mereka.

Namun, metode ini merupakan proses yang sangat melelahkan bagi kedua belah pihak. Kesalahpahaman dan hubungan yang buruk juga dapat berdampak negatif pada hasil survei.

4. Membuat survei dengan menulis kode

Metode lain yang terkenal adalah dengan menulis kode untuk membangun survei online. Dengan metode ini, Anda dapat membuat survei dengan tampilan yang Anda inginkan. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengetahui cara membuat kode atau menyewa seorang programmer.

Kelemahan dari pengkodean adalah mahal dan membutuhkan waktu yang lama untuk membuat survei. Karena alasan ini, meskipun merupakan metode yang terkenal, metode ini juga merupakan metode yang tidak lagi disukai.

5. Menggunakan alat pembuat survei

Metode lain yang sering disukai dan populer adalah umpan balik karyawan secara online dan alat survei. Salah satu alasan yang paling disukai adalah alat survei online tidak memerlukan pengetahuan pengkodean, dan survei dapat dibuat secara online.

Selain itu, banyak alat pembuat survei yang menyertakan templat survei keluar, yang membuat pekerjaan Anda lebih mudah. Templat dan tema yang sudah jadi akan membantu Anda membuat survei dalam sekejap.

Bagaimana cara membuat survei akhir (exit survey)

Membuat survei keluar dapat bermanfaat untuk mengumpulkan umpan balik dari individu yang meninggalkan organisasi atau program Anda. Survei ini dapat membantu Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan mendapatkan wawasan tentang alasan mereka keluar.

Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda membuat survei kepuasan pelanggan yang efektif:

1. Tentukan tujuan Anda

Tentukan tujuan spesifik yang ingin Anda capai dengan survei exit. Misalnya, Anda mungkin ingin memahami alasan pergantian karyawan, mengidentifikasi area ketidakpuasan, atau mengumpulkan saran untuk perbaikan.

2. Pilih metode survei

Tentukan format dan metode pengiriman untuk survei Anda. Anda dapat memilih antara alat survei online atau survei berbasis kertas.

3. Pilih pertanyaan survei

Kembangkan serangkaian pertanyaan yang sesuai dengan tujuan Anda. Pertimbangkan perpaduan antara pertanyaan tertutup (pilihan ganda atau skala penilaian) dan pertanyaan terbuka (teks bebas). Berikut ini beberapa jenis pertanyaan yang umum untuk disertakan:

• Informasi demografis: Kumpulkan data dasar seperti jabatan, departemen, masa kerja, atau alasan keluar.
• Pertanyaan-pertanyaan skala Likert: Gunakan skala penilaian untuk mengukur tingkat kepuasan, seperti meminta mereka menilai aspek-aspek pekerjaan atau organisasi.
• Pertanyaan pilihan ganda: Tawarkan pilihan yang telah ditentukan untuk dipilih responden, seperti menanyakan alasan utama kepergian mereka.
• Pertanyaan terbuka: Sediakan ruang bagi responden untuk memberikan umpan balik, saran, atau komentar tambahan yang terperinci.

4. Memastikan kerahasiaan dan anonimitas

Yakinkan responden bahwa jawaban mereka akan tetap rahasia dan anonim. Hal ini membantu mendorong jawaban yang jujur dan tidak bias.

5. Jaga agar survei tetap ringkas

Hargai waktu responden dengan menjaga agar survei tetap singkat dan terfokus. Hindari pertanyaan-pertanyaan yang tidak perlu atau berulang.

6. Uji coba survei

Sebelum mendistribusikan survei secara luas, lakukan uji coba dengan sekelompok kecil individu yang akan atau baru saja meninggalkan pekerjaannya. Hal ini akan membantu Anda mengidentifikasi masalah atau ketidakjelasan dalam survei dan membuat penyesuaian yang diperlukan.

7. Mendistribusikan survei

Setelah Anda yakin dengan desain survei, distribusikan kepada audiens yang dituju. Kirimkan melalui email, berikan tautan di situs web organisasi Anda, atau bagikan salinan kertas jika perlu.

8. Tetapkan tenggat waktu dan kirim pengingat

Komunikasikan dengan jelas tenggat waktu penyelesaian survei dan pertimbangkan untuk mengirim email pengingat untuk mendorong partisipasi.

9. Menganalisis data

Setelah Anda mengumpulkan tanggapan, analisis data untuk mengidentifikasi pola, tren, dan wawasan utama. Carilah tema umum, masalah yang berulang, dan area yang perlu ditingkatkan.

10. Mengambil tindakan

Gunakan wawasan yang diperoleh dari exit survey untuk menginformasikan pengambilan keputusan dan meningkatkan organisasi atau program Anda. Menerapkan perubahan berdasarkan umpan balik yang diterima untuk mengatasi masalah atau kekhawatiran yang teridentifikasi.

Cara menggunakan wawancara keluar untuk meningkatkan kinerja

Jika Anda belum pernah melihat exit interview sebelumnya dan tidak tahu poin-poin apa saja yang harus diperhatikan, Anda mungkin tidak akan mendapatkan efisiensi yang Anda inginkan dari pertanyaan-pertanyaan yang Anda siapkan.

Meskipun Anda sudah memahami tujuan umum dengan melihat contoh exit survey, Anda perlu melakukan pemeriksaan yang lebih detail untuk meningkatkan kinerja di perusahaan. Jika Anda mengikuti langkah-langkah di bawah ini satu per satu, itu akan membawa Anda ke jalur yang sukses.

1. 1. Melakukan wawancara keluar dengan karyawan yang keluar

Segera setelah karyawan Anda memberi tahu departemen sumber daya manusia bahwa mereka ingin mengundurkan diri, Anda harus mengirimkan exit survey yang telah Anda siapkan sebelumnya. Anda bisa melakukan ini dengan cara yang menurut Anda paling berguna bagi Anda. Misalnya, ini bisa berupa survei online atau survei kertas.

Survei keluar Anda harus terdiri dari pertanyaan-pertanyaan yang menarik dan memiliki tujuan, mirip dengan pertanyaan survei HR lainnya. Karyawan harus menjawab pertanyaan tanpa membuang banyak waktu setelah meninggalkan pekerjaan mereka. Jika tidak, akan sulit untuk mendapatkan umpan balik yang paling jujur.

2. Menganalisis data untuk melihat apakah ada pola yang sama

Langkah selanjutnya dan salah satu langkah yang paling penting adalah menganalisis jawaban. Hal pertama yang harus dicari ketika menganalisis jawaban adalah apakah ada jawaban yang sama. Pola-pola yang sama ini memudahkan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan perusahaan Anda.

Anda harus mencatat titik-titik lemah Anda agar Anda tidak menghadapi masalah yang sama di masa depan. Anda juga harus mencatat fitur favorit karyawan Anda di perusahaan Anda sehingga Anda tidak perlu berusaha untuk mengembangkannya lebih lanjut.

3. Membandingkan hasil wawancara akhir dengan hasil survei lainnya

Cara lain untuk menganalisis hasil survei adalah dengan membandingkannya dengan survei dan formulir karyawan lainnya. Tujuan umum dari survei-survei ini adalah untuk mengukur kepuasan karyawan terhadap pekerjaan mereka dan meningkatkan kinerja mereka. Dalam semua survei, Anda dapat memeriksa apakah karyawan menjawab pertanyaan secara konsisten.

Jika karyawan merasa tidak puas dengan aspek-aspek yang sama di semua survei, departemen sumber daya manusia harus memprioritaskan untuk memperbaikinya. Dengan cara ini, Anda dapat meningkatkan budaya perusahaan dan mendapatkan karyawan yang lebih terlibat.

4. Mengidentifikasi titik-titik lemah dan berupaya memperbaikinya

Langkah lainnya adalah mengidentifikasi dan mengkategorikan titik-titik lemah. Setelah Anda mengkategorikannya, akan lebih mudah untuk meningkatkannya. Misalnya, kekhawatiran karyawan dapat terkait dengan pekerjaan, lingkungan kerja, budaya perusahaan, alasan ekonomi, atau kerumunan.

Jika ada orang yang bertanggung jawab langsung atas masalah ini, Anda harus mengomunikasikannya dengan mereka. Jika masalah-masalah ini merupakan hal yang dapat diperbaiki dan diubah oleh perusahaan, maka hal ini harus dianggap penting, dan Anda harus berusaha untuk mengimplementasikan inovasi-inovasi ini.

5. Bagikan temuan Anda dengan para eksekutif untuk mengembangkan kebijakan baru

Langkah terakhir Anda adalah mencatat semua analisis Anda secara rinci dan membuat penilaian secara keseluruhan. Anda harus membagikan semua hasil tersebut dengan manajer di organisasi Anda dan memikirkan strategi baru untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan tersebut.

Jika Anda dapat mengubah semua kekurangan ini menjadi kekuatan, Anda dapat membuat perusahaan Anda menjadi lebih menarik dari sudut pandang karyawan Anda.

20 Pertanyaan survei keluar yang luar biasa untuk ditanyakan dalam survei Anda

Jika Anda ingin membuat exit survey dari awal dan tidak yakin jenis pertanyaan apa yang harus Anda sertakan, Anda harus menggunakan pertanyaan di bawah ini.

Meskipun Anda tidak menggunakan pertanyaan-pertanyaan di bawah ini, Anda bisa mengambil inspirasi dari pertanyaan-pertanyaan tersebut dan membuat pertanyaan yang lebih relevan untuk perusahaan Anda sendiri.

1. Alasan apa yang membuat Anda mencari pekerjaan baru?
2. Apakah ada kolega Anda yang ada hubungannya dengan pengunduran diri Anda?
3. Apakah ada manajer Anda yang memiliki pengaruh atas pengunduran diri Anda?
4. Pernahkah Anda menjadi sasaran pengeroyokan di tempat kerja Anda?
5. Menurut Anda, apakah perusahaan cukup peduli dengan pendapat karyawan?
6. Apakah menurut Anda budaya perusahaan mendukung?
7. Menurut Anda, apa yang perlu ditingkatkan dalam perusahaan?
8. Apa hal favorit Anda tentang perusahaan ini?
9. Apa yang paling Anda nikmati selama bekerja?
10. Apakah Anda puas dengan manfaat ekstra yang ditawarkan perusahaan kepada Anda?
11. Apakah manajer Anda akan mempertimbangkan saran Anda?
12. Bagaimana Anda akan memecahkan masalah jika Anda menemukannya?
13. Apakah jam kerja membuat Anda lelah?
14. Apakah menurut Anda tanggung jawab Anda di tempat kerja terlalu berat?
15. Apakah gaji Anda mencukupi standar hidup Anda?
16. Apakah Anda mencari pekerjaan baru karena masalah ekonomi?
17. Jika Anda dapat kembali bekerja lagi, apa yang ingin Anda ubah?
18. Apakah Anda merasa stres saat bekerja?
19. Apakah Anda memiliki waktu untuk kehidupan pribadi Anda di luar pekerjaan?
20. Apa yang Anda pertimbangkan saat melamar pekerjaan baru Anda?

Poin-poin penting yang dapat diambil

Mengumpulkan umpan balik yang jujur dan meminta pendapat karyawan akan membantu Anda meningkatkan perusahaan Anda. Anda dapat mengubah budaya dan kondisi kerja perusahaan Anda sehingga perusahaan dan karyawan dapat memperoleh efisiensi yang maksimal.

Exit survey adalah salah satu cara terbaik untuk mendapatkan umpan balik yang paling jujur karena karyawan yang mengundurkan diri dapat dengan bebas memberikan pendapatnya tentang rekan kerja dan lingkungan kerja tanpa ragu-ragu.  

Untuk mendapatkan hasil terbaik, survei tatap muka dan online yang dibuat oleh alat pembuat survei tampaknya menjadi yang paling praktis dan efektif.

Selain itu, dengan templat siap pakai yang ditawarkan oleh alat pembuat survei, Anda dapat membuat survei profesional dalam waktu singkat dan memastikan bahwa karyawan dapat mengakses survei ini dari mana saja berkat aplikasi ponsel. Mulailah membuat survei keluar untuk mengumpulkan umpan balik tanpa membuang waktu!