كيفية تصميم جدول عمل مرن؟

يطالب الموظفون بشكل متزايد بجداول عمل مرنة - وبدأ أصحاب العمل في منحهم هذا الخيار. في الواقع ، سيختار ما يقرب من 80٪ من العمال الأمريكيين وظيفة توفر جدول عمل مرنا على وظيفة لا تقدمها.

تفيد جداول العمل المرنة الموظفين لأنها تمنحهم حرية متزايدة في ترتيب عملهم حول حياتهم ، وليس العكس. ولكن لها الكثير من الفوائد لأصحاب العمل أيضا - يمكنها زيادة الاحتفاظ والإنتاجية والتنوع ومشاركة الموظفين. إنها واحدة من أكثر مزايا الموظفين شيوعا.

إذن كيف يمكنك تصميم جداول عمل مرنة تناسب عملك وموظفيك؟

هيا نكتشف.

أنواع جداول العمل المرنة

يمكن أن يتخذ الجدول الزمني المرن للموظفين الكثير من الأشكال المختلفة. لا تحتاج إلى الالتزام بواحد فقط - يمكنك التجربة لمعرفة أيهما يناسب احتياجات عملك بشكل أفضل وأيها يجده موظفوك أكثر إرضاء.

يمكنك أيضا دمج عدة أنواع مختلفة من الجداول الزمنية المرنة لتلبية احتياجات جميع الموظفين.

1. جدول العمل المرن

من الشائع جدا أن يضع أصحاب العمل بعض الإرشادات حول الوقت المرن. غالبا ما يعني هذا تحديد الساعات الأساسية - القول بأن الموظفين يجب أن يعملوا من الساعة 9 صباحا حتى 3 مساء والسماح لهم بالحضور مبكرا أو المغادرة لاحقا.

يتيح جدول العمل المرن للعمال اختيار الوقت الأكثر إنتاجية للعمل أو تجنب أوقات التنقل المزدحمة. قد يختار بعض العمال بدء يوم عملهم في الساعة 7 صباحا والانتهاء في الساعة 3 ، حتى يتمكنوا من اصطحاب أطفالهم من المدرسة ، وقد يختار آخرون بدء العمل في الساعة 9 صباحا لأنهم يعملون بشكل أفضل في وقت لاحق من اليوم.

يفيد جدول Flextime صاحب العمل لأنه لا يزال لديك ساعات أساسية لعقد الاجتماعات والتعاون مع توفر العمال أيضا في نطاق أوسع من الأوقات.

على سبيل المثال ، تقدم Liberty Mutual Insurance ساعات أساسية من الساعة 9 صباحا حتى 3 مساء. يمكن للموظفين اختيار ما إذا كانوا يرغبون في القدوم في وقت مبكر أو العمل في وقت لاحق ، اعتمادا على التزاماتهم اليومية والتزاماتهم المنزلية.

2. جدول أسبوع العمل المضغوط

يمكن أن تعمل أربع ساعات في اليوم ولديها يوم عطلة إضافي كل أسبوع. أو يمكن أن تعمل 80 ساعة في تسعة أيام وتحصل على إجازة العاشرة لقضاء عطلة نهاية أسبوع طويلة كل أسبوعين.

أسابيع العمل المضغوطة هي خيارات جذابة للغاية للموظفين الذين لديهم مسؤوليات رعاية لأطفالهم أو آبائهم. إنه جذاب لأصحاب العمل لأنه يمكنهم توفير المال على نفقات المكتب إذا قاموا بنقل مؤسستهم بأكملها إلى أسبوع عمل مدته أربعة أيام. تقوم بعض المكاتب بأسابيع عمل مضغوطة في الصيف ، لذلك يمكن للموظفين قضاء عطلات نهاية أسبوع طويلة عندما تكون أيام الجمعة هادئة دون استخدام وقت الإجازة.

وضعت Microsoft Japan أسبوع عمل مدته أربعة أيام في صيف عام 2019 - مع الاستمرار في دفع رواتب الموظفين مقابل أيامهم الخمسة المعتادة. كان الموظفون أكثر إنتاجية بنسبة 40٪ ، وانخفضت تكاليف الكهرباء بنسبة 23٪ ، وحتى الطباعة انخفضت بنسبة 60٪. استفاد الجميع من هذا الترتيب.

3. جدول العمل بدوام جزئي

عادة ما يكون هذا النوع من الترتيبات متاحا فقط لبعض الموظفين الذين أثبتوا قيمتهم للأعمال على مدى فترة طويلة من الزمن لأن نقل مكتب احترافي إلى أساس بدوام جزئي تماما لن يكون فعالا.

لكنها طريقة جيدة للاحتفاظ بالموظفين الكرام الذين لديهم أطفال أو يقتربون من سن التقاعد ويريدون المرونة.

في عام 2019 ، كان أكثر من 26 مليون شخص في الولايات المتحدة يعملون بدوام جزئي. ستاربكس هي شركة مبتكرة في مساحة العمل بدوام جزئي - فهي تقدم مزايا سخية ، بما في ذلك التأمين الصحي ، والتعليم المجاني ، ومزايا الخصوبة للموظفين الذين يعملون 20 ساعة على الأقل في الأسبوع. هذا يساعد على تقليل معدل الدوران في مجال يكون فيه مرتفعا عادة.

4. جدول العمل عن بعد

يمكن أن يعني حتى أن الموظف يعمل من ولاية أو بلد مختلف. أصبحت ترتيبات العمل عن بعد أكثر شيوعا هذه الأيام ، حيث يمكن القيام بالعديد من الوظائف من أي مكان يوجد فيه اتصال إنترنت قوي وكمبيوتر محمول سريع.

تتيح ترتيبات العمل عن بعد للموظفين تجنب التنقلات الطويلة والبقاء مرتاحين في المنزل (وتوفير المال على تلك الملابس المكتبية الفاخرة). يمكن أن تتماشى مرونة العمل من المنزل أيضا بشكل جيد مع ترتيبات العمل المرنة الأخرى ، مثل أسابيع العمل المضغوطة.

ووجود موظفين يعملون من مجموعة متنوعة من الأماكن بدلا من مكتب واحد كبير يمكن أن يوفر لأصحاب العمل أموالا جادة في الحفاظ على مكتب ضخم وتوفير الدعم في حالة انقطاع التيار الكهربائي أو حدوث كارثة طبيعية حول المكتب.

عندما بدأت شركة السفر الصينية Ctrip في تقديم خيار العمل عن بعد للموظفين ، ارتفعت الإنتاجية بنسبة 13٪ بينما ارتفع الرضا عن العمل وانخفض الاستنزاف.

كيفية تصميم جدول عمل مرن

بالنسبة لأصحاب العمل ، فإن الإعلان عن أنهم سينتقلون إلى تصميم جدول عمل مرن حتى يتمكن الموظفون من تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة هو خطوة سهلة - قد يبدو وكأنه فوز سريع عندما يكون صعبا.

لكن في الواقع ، يعد تنفيذ وإدارة هذا الجدول الزمني المرن أكثر صعوبة بعض الشيء. أولا ، تحتاج إلى النظر في كل من احتياجات المنظمة واحتياجات موظفيك وكيفية تحقيق التوازن بينها.

• هل نوع العمل الذي تقوم به مؤسستك مناسب بسهولة لساعات العمل المرنة؟ إذا كنت في مجال يتوقع فيه عملاؤك الحصول على استجابة سريعة خلال ساعات العمل العادية ، فستحتاج إلى إرشادات حول العمل المرن حتى يستمر عملك بسلاسة.
• كيف ستدير من يمكنه الاستفادة من هذه الامتيازات ومن هي الأدوار الأقل ملاءمة؟ قد تواجه بعض التراجع من الموظفين الذين ليس لديهم دور وظيفي يسمح لهم بالعمل عن بعد أو وفقا لجدول زمني مرن.
• سيكون من الأفضل توضيح الأسباب التجارية لقراراتك حتى يفهم الجميع سبب إعداد النظام كما هو.

غالبا ما تحتاج الحقول التي يحتاج فيها الموظفون إلى مقابلة العملاء وجها لوجه والتعاون مع زملاء العمل إلى مزيد من التفكير في حالة الانتقال إلى خيار العمل عن بعد.

• هل يتوقع من الموظفين الحضور إلى المكتب في أوقات معينة؟
• هل ستحتاج إلى إنشاء نوع من التقويم القياسي بحيث يكون لديك حضور جيد في الاجتماعات المهمة؟
• كيف ستحافظ على مشاركة الموظفين عن بعد؟

عند إعداد جداول عمل مرنة ، فإن الاعتبار النهائي هو القوانين في ولايتك وبلدك.

• في حين أن السماح للموظفين بالانتقال إلى منطقة أخرى أثناء العمل عن بعد يبدو وكأنه فوز كامل ، فقد تضع شركتك في مأزق لبعض الضرائب المعقدة.
• والعديد من الأماكن لديها قوانين صارمة حول السماح بالجداول الزمنية المرنة أو المضغوطة ، خاصة عندما يتم دفع رواتب الموظفين بالساعة.

مزايا جداول العمل المرنة

يتوقع معظم الموظفين من صاحب العمل مساعدتهم على تحقيق التوازن بين التزامات عملهم وبقية حياتهم - وجداول العمل المرنة هي طريقة رائعة لمساعدتهم على القيام بذلك.

1. زيادة سعادة الموظفين

الموظفون الذين يشعرون بمزيد من الاستقلالية بشأن مكان أو وقت عملهم هم أكثر سعادة وولاء. وجد استطلاع أجرته FlexJobs عام 2019 أن 80٪ من الموظفين قالوا إن ولاءهم سيكون أقوى لأصحاب العمل إذا كانت لديهم خيارات عمل أكثر مرونة.

نظرا لأن الاحتفاظ بالموظفين أمر جيد لأرباحك النهائية ، فإن استثمار الوقت والتفكير في إنشاء خيارات عمل مرنة يمكن أن يؤتي ثماره بطريقة كبيرة لعملك.

2. زيادة إنتاجية الموظفين

وفقا لروبرت هاف ، يكون الموظفون أيضا أكثر إنتاجية عندما يعملون بمرونة. هذا لأنه ، مع القدرة على إنجاز العمل متى أو في المكان الذي يعمل فيه بشكل أفضل بالنسبة لهم ، يمكنهم التركيز أكثر على المهام المطروحة وإنجاز المزيد في نفس الوقت من الوقت.

إن إنقاذ الإحباط الناتج عن التنقل اليومي أو الساعة الأخيرة غير المنتجة بعد ظهر يوم الجمعة في المكتب هو في الغالب اجتماعي ، مما يعني أنه يمكنهم الوصول إلى العمل مباشرة ثم العودة إلى بقية حياتهم.

النظر في جميع جوانب العمل المرن

بالطبع ، مثل أي ميزة ، تأتي مزايا جدول العمل المرن مع بعض الأشياء التي يجب التفكير فيها لأصحاب العمل. من المهم أن تعمل بجد لإبقاء موظفيك عن بعد سعداء والتأكد من أن عملك يسير بسلاسة ومتوافق تماما. في المقابل ، يعمل الموظفون بمرونة ، وللتأكد من أنك تقيم باستمرار كيفية عمل برامجك أثناء تقدمها.

وإذا وجدت أنه لا يمكنك تقديم المرونة لبعض العاملين لديك لأن طبيعة وظائفهم ليست مرنة في وقت أو مكان عملهم ، فكن مبدعا! يمكنك التفكير في طرق أخرى لتكون مرنا بشأن العمل ، حتى لو احتاج الموظفون إلى الالتزام بساعات منتظمة في مكتب عادي.

Empuls predicted that 2021 would be the year of the shift to remote and flexible work and that’s definitely been true. In fact, the trend is only accelerating, so don’t get left behind in the dust. Keep ahead of the game, and you’ll keep your employees on the job, happy and engaged, for many years to come.

الحفاظ على مشاركة حتى موظفيك في الوقت المرن

Are you looking for more ways to keep your employees engaged? A flexible work schedule is just the beginning. Empuls by Empuls gives you solutions to solving the engagement puzzle-like recognition programs, pulse surveys, and more - so you keep your valued employees happy and your business booming.