شكاوى الموظفين - كيفية التعامل معها بشكل مناسب

تشكل شكاوى الموظفين مصدر قلق لكل مدير موارد بشرية. عندما يشعر الموظف بعدم الرضا عن كيفية إدارة المنظمة أو إدارتها ، يمكن أن يؤثر ذلك بشكل كبير على الإنتاجية.

المظالم التي لا يتم معالجتها في الوقت المناسب تخلق أوجه قصور في مكان العمل وانخفاض الروح المعنوية. هذا يمكن أن يؤدي إلى زيادة في انخفاض الروح المعنوية ، والتغيب ، وارتفاع معدلات دوران الموظفين - لا شيء منها جيد للمنظمة.

هناك العديد من الأسباب التي تجعل مظالم الموظفين تثير ، ولكن بغض النظر عن السبب ، يجب أن تكون العناية الجيدة بالعمال أمرا أساسيا لكل مؤسسة.

يجب على موظفي الموارد البشرية إيجاد طرق فعالة للتعامل مع كل شكوى رسمية يتم تقديمها ، سواء كانت حقيقية أو متخيلة.

تمت كتابة هذه المقالة لمساعدتك في هذا الصدد. اقرأ الباقي لاكتشاف كل ما تحتاج لمعرفته حول شكاوى الموظفين وكيفية التعامل معها بشكل مناسب.

ما هي تظلم الموظف؟

تصف شكوى الموظف عدم الرضا الذي يعاني منه الموظف تجاه صاحب العمل والشركة وإدارتها.

يتوقع الموظفون بيئة عمل آمنة من أصحاب العمل. إنهم يعتمدون على التعويض المناسب ، والمعرفة الواضحة بمسؤولياتهم ، والشعور بالاحترام والانتماء.

ولكن عندما توجد فجوة بين توقعات الموظف وما يتلقاه الموظفون من مؤسستهم ، يمكنهم رفع المظالم.

يتفق غالبية المهنيين الممارسين على أن بعض المظالم التي يقدمها الموظفون غير مبررة. ومع ذلك ، يجب التعامل معها جميعا بجدية لأن الآثار قد تكون شديدة على المنظمة.

يفهم محترفو الموارد البشرية في الشركات الأفضل أداء فضيلة الاستماع. بهذه الطريقة ، يعرفون الأسباب الجذرية للمشاكل ويعالجونها حتى لا تؤدي إلى تفاقم المشكلة أو انتشارها إلى الموظفين الآخرين.

مؤشرات تظلمات الموظفين

مظالم الموظفين أمر لا مفر منه ، وأفضل شيء يمكنك القيام به هو إعداد نفسك للتعرف عليها وحلها.

الخطوة الأولى التي يجب اتخاذها هي فهم مؤشرات تظلمات الموظفين الموضحة أدناه.

1. تغيير السلوك

يجب على كل موظف موارد بشرية جيد معرفة متى يكون هناك خطأ ما في موظفيهم. يمكنهم بسهولة اكتشاف علامات انخفاض الروح المعنوية وعدم الرضا وأخذ على عاتقهم الاقتراب من الموظفين المتضررين للاستفسار عما يزعجهم.

2. الانفتاح

يمكن للموظفين الانفتاح على مشرفيهم أو مديريهم. بغض النظر عن مدى تفاهة ، من الجيد الاستماع ومساعدة الموظفين من خلال مخاوفهم لأن الفشل في القيام بذلك يمكن أن يخلق مشكلة أكبر.

3. إنتاجية منخفضة

قد يكون انخفاض الإنتاجية علامة على تظلم الموظف. عندما يحدث هذا ، ينصح الخبراء موظفي الموارد البشرية بالنظر في التعامل مع الموظفين المعنيين مباشرة لمعرفة المشكلة.

بدلا من انتظار ظهور المشاكل ، يمكن لقسم الموارد البشرية اتباع نهج استباقي من خلال إجراء استطلاعات الرأي لتحديد ما إذا كانت أي مشكلات ومخاوف تزعج الموظفين.

أسباب تظلم الموظف

الأسباب الأكثر شيوعا لتظلمات الموظفين في المؤسسة مذكورة أدناه:

1. وجود شروط مادية غير مرضية يجعل ظروف العمل غير مرغوب فيها للموظفين.
2. تنفيذ التغييرات دون إخطار الموظفين مسبقا.
3. التعديل غير السليم لأجور الموظفين دون إشعار مسبق.
4. سياسات غير مرضية مثل النقل ، وخفض الرتبة ، والترقية ، وإجازة الأمومة / الأبوة ، والتسريح ، والعمل الإضافي ظروف الصحة والسلامة غير المرضية التي تعرض الموظف للخطر.
5. عدم وجود الانضباط التنظيمي وحوادث المحسوبية والمحسوبية في مكان العمل.

هذه القائمة ليست شاملة ، ويمكن أن تؤثر عوامل أخرى على رفاهية الموظف ، ولكن هذه القائمة تحتوي على بعض المشكلات الأكثر شيوعا.

هناك العديد من الطرق للتعامل مع مثل هذه المشاكل بمجرد ظهورها. ومع ذلك ، فإن أهم شيء هو التعامل مع هذه القضايا بسرعة وبشكل مناسب.

تذكر أن موظفيك هم المصدر الوحيد للميزة التنافسية الفريدة لعملك. وهي أساس نتائج الإيرادات الممتازة المبلغ عنها في نهاية الفترة المالية المحددة.

لا يمكن تقليد مهاراتهم ومواهبهم وكفاءاتهم ، وفشلهم يعني فشل المنظمة. لهذا السبب يجب ألا تأخذ مؤسستك اهتماماتها واهتماماتها كأمر مسلم به.

إلى جانب ذلك ، فإن معالجة شكاوى الموظفين بشكل مناسب تقدم الكثير من المزايا الإضافية لعملك. يساعد في الحفاظ على معنويات الموظفين وزيادة الإنتاجية وتعزيز الاحتفاظ بأفضل المواهب.

أنواع تظلمات الموظفين

يمكن أن تنقسم شكاوى الموظفين إلى أربع فئات واسعة كما هو موضح أدناه:

1. الأجور والمزايا

تنتج هذه الأنواع من المظالم عن شعور الموظف بالإهمال وعدم الرضا عن سياسات الأجور والمزايا المطبقة في مكان العمل.

For instance, an employee can raise grievances if they earn lower than someone in the same job group. Even though employee perks and benefits can help reduce the chance of these issues, they can still pop up.

2. البلطجة

أشارت الأبحاث التي أجريت حول التحرش في مكان العمل في عام 2019 إلى أن حوالي 90٪ من المشاركين في الاستطلاع تعرضوا للتنمر في مكان العمل. 40٪ من هؤلاء الموظفين كانوا ضحايا لزملائهم في العمل بينما قام رؤساؤهم بتخويف البقية. يمكن أن تسبب أشكال التنمر المختلفة المظالم بين الموظفين.

3. ظروف العمل

هذه هي المظالم التي تنشأ عن ظروف العمل السيئة بين الموظفين. ومن الأمثلة على ظروف مكان العمل التي يمكن أن تسبب هذه المشكلات درجات الحرارة غير المريحة في مكان العمل ، ونقص آداب المكتب ، وسوء الصرف الصحي.

4. تظلمات عبء العمل

يمكن للموظف رفع هذه المظالم بسبب عبء العمل المرتفع بشكل غير طبيعي. على سبيل المثال ، سيعبر الموظفون الماليون عن مخاوفهم بشأن عبء العمل الإضافي إذا اتبعت الشركة نظام إعداد التقارير الورقي.

يمكن لأصحاب العمل التفكير في الانتقال إلى برنامج إدارة النفقات لتقليل كميات هائلة من عبء العمل والمظالم المرتبطة به.

هذه ليست سوى عدد قليل من العديد من الأنواع المختلفة من شكاوى الموظفين التي قد تصادفها في مؤسستك. الآن بعد أن أصبحت على دراية بها ، حان الوقت لإيجاد طرق فعالة للتعامل مع شكاوى الموظفين بشكل مناسب.

طرق فعالة للتعامل مع شكاوى الموظفين

تتمثل الخطوة الأولى في التعامل مع شكاوى الموظفين في بدء إجراءات التظلم الخاصة بصاحب العمل حيث يتم إخبار الموظف بمن يجب الاتصال به عندما يكون لديه مشكلة والخطوات التي يجب عليهم اتباعها للقيام بذلك.

التالي هو التحقيق في التظلم لتحديد السبب الجذري للمشكلة وأي أطراف أخرى متأثرة. قم بإعداد جلسة استماع للتظلم حيث يلتقي أخصائي الموارد البشرية بشكل عرضي بالموظفين المشتكين لسماع مخاوفهم.

يجب اتخاذ قرار بشأن هذه المسألة ، ويجب إبلاغ الموظف بكيفية معالجة القرار للشكاوى التي أثيرت في عملية التظلم.

أخيرا ، يمكنك التعامل مع شكاوى الموظفين عن طريق فتح نافذة استئناف للموظف إذا كان غير راض عن القرار والاستماع إلى الحل المقترح ، وتقييم ما إذا كان يمكن أن يكون قابلا للتطبيق أم لا.

عند التعامل مع المظالم في مكان العمل ، عادة ما يتبع مديرو الموارد البشرية الفعالون هذه الخطوات الخمس ، والتي تسمى إجراء تظلم الموظف:

الخطوة # 1: تحديد المشكلة

الخطوة الأولى في إجراءات تظلم الموظف هي تحديد المشكلة ، حيث يحدد المدير طبيعة التظلم في أقرب وقت ممكن.

الخطوة # 2: اجمع كل المعلومات

This step involves investigating, collecting information and facts regarding the grievance. If the employee listed specific incidences or situations, inquire about those and gather any relevant data.

الخطوة # 3: استكشاف الحلول الممكنة

استكشاف الحلول الممكنة المختلفة للمشكلة. إذا أمكن ، يمكن النظر في التشاور مع الموظف المتضرر. اجمع معلومات إضافية من التجارب السابقة والحالات الصناعية للوصول إلى أفضل القرارات.

الخطوة # 4: وضع اللمسات الأخيرة على القرار

الخطوة الأخيرة هي وضع اللمسات الأخيرة على القرار وإبلاغ الموظف المتضرر به والإجراء الواجب اتخاذه ، مثل الإجراء التأديبي لمعالجة شكاواهم.

الخطوة # 5: متابعة الأمر باستمرار

حتى بعد حل شكوى الموظف ، لا تزال بحاجة إلى المتابعة المستمرة للتأكد من أن كل شيء يسير على ما يرام.

للتأكد من أن موظفيك يفهمون العمليات الداخلية لحل المظالم ، قد يكون من المفيد استخدام إحدى منصات الدورات التدريبية الشائعة عبر الإنترنت لتطوير دورة تدريبية تشرح كيفية القيام بذلك.

قد يطلب من الموظفين مشاهدة هذه الدورة (أو الدورات) كجزء من إعدادهم ، ولكن من الجيد أيضا جعلها في متناول الموظفين كلما احتاجوا إلى الرجوع إليها.

كيف تقلل من مظالم الموظفين؟

كما يقول المثل ، الوقاية خير من العلاج. يفهم متخصصو الموارد البشرية الأذكياء كيفية اعتماد تدابير وقائية لتقليل فرص مظالم الموظفين في العثور على طريقهم إلى مؤسساتهم.

يمكن لموظفي الموارد البشرية المساعدة في منع مظالم الموظفين عن طريق استكشاف جميع الأسباب المحتملة وإصلاحها وتنفيذ التدابير الوقائية فيما يلي:

• أبلغ عن التغييرات في سياسات مكان العمل قبل وقت طويل من وقت تنفيذها في مكان العمل. يمكن الإعلان عنها شخصيا ، باستخدام برنامج الويبينار للاتصالات الداخلية أو البريد الإلكتروني أو الوسائط الأخرى التي من المحتمل أن يستوعبها جميع الموظفين.
• إصدار نماذج تظلمات الموظفين أو نماذج الرسائل وتشجيع كتابة خطاب تظلم بمجرد ظهور المشكلة.
• قدم ثقافة الشركة القائمة على الشفافية والفهم ، حتى لا يشعر الموظفون بالخوف من التعبير عن مخاوفهم.
• تدريب المديرين على تحديد العلامات المحتملة للمظالم في وقت مبكر وإصدار كتيبات الموظفين لمزيد من المراجع.
• سنويا أو حتى ربع سنويا ، استخدم استبيانات الموظفين لتحديد مشاكل الموظفين الشائعة.
• إنشاء برامج ومبادرات رفاهية الموظفين التي تتناول أيضا الصحة العقلية.

نتائج مهمة حول شكاوى الموظفين في مكان العمل

فيما يلي بعض الإحصاءات من الدراسات الاستقصائية الأخيرة التي أجريت حول شكاوى الموظفين في مكان العمل وكيفية تعامل المؤسسات معها.

• حوالي 59٪ من المنظمات تتبع مسائل علاقات الموظفين.
• ومن بين 46٪ من الموظفين الجدد الذين فشلوا خلال الأشهر ال 18 الأولى، كان 89٪ بسبب قضايا تتعلق بالمواقف، في حين أن 11٪ فقط كانوا بسبب نقص المهارة.
• 16٪ من الموظفين لديهم شكاوى بشأن التمييز على أساس السن في مكان العمل.
• يمثل التحرش الجنسي 27٪ من المظالم بين الموظفين.

It's extremely troubling that only 6 out of 10 employers track employee relations matters. While it may seem like an afterthought, this is paramount to keeping employees comfortable and protecting the company if there is a lawsuit.

أمثلة على تظلم الموظف

فيما يلي بعض الأمثلة على شكاوى الموظفين المأخوذة من مجموعة متنوعة من المواقف في مؤسسات مختلفة:

• شكاوى من موظف يحاول الحصول على بعض البدلات لتلبية نفقاته عند الانتقال إلى مكان العمل.
• الشكاوى ضد التحرش الجنسي ، مثل اللمسات الجسدية من قبل زميل أو أحد كبار الموظفين في المنظمة.
• الشكاوى المتعلقة بالتنمر في مكان العمل، مثل استخدام كلمات قاسية أو الإساءة الجسدية إلى زميل من الموظفين.
• ظروف العمل التي لا تطاق ، مثل درجات الحرارة المرتفعة أو المنخفضة للغاية في المكتب ، تقلل من الإنتاجية وتعرض صحة الموظفين للخطر في الوحدة.
• سوء النظافة في أرضية المكتب أو المطبخ أو الحمامات أو في أي مكان آخر يجعل مكان العمل غير صحي ويزيد من خطر إصابة الموظفين بالمرض.
• وعدم إيجاد بديل للموظفين المجازين يزيد من عبء العمل الملقى على عاتق من تبقى في الوحدة.
• زيادة عبء العمل على الموظف عمدا كإجراء لخفض تكاليف الإنتاج بدلا من توظيف المزيد من الأشخاص عند زيادة العمل.

هذه ليست سوى بعض من العديد من أمثلة تظلمات الموظفين المختلفة التي قد تنشأ في مؤسستك.

من المهم أن تتذكر أن شكاوى الموظفين يمكن أن تأتي في مجموعة واسعة من الطرق الفريدة.

لذلك ، على الرغم من أنه من غير الممكن أن تعرف مسبقا ما الذي قد يسبب المظالم لموظفيك ، فإن وجود فهم راسخ لأنواع شكاوى الموظفين (والخطوات الفعالة لمعالجتها) يجعل من المرجح أن تكون قادرا على التعامل بنجاح مع المشاكل عندما تظهر حتما في عملك.

مسؤولية موظفي الموارد البشرية

بمعرفة ما تعرفه الآن ، من المهم أن تفهم مسؤولية موظفي الموارد البشرية في التعامل مع شكاوى الموظفين بشكل مناسب.

من الناحية المثالية ، سنعيش في عالم لا توجد فيه مظالم الموظفين. ولكن ، لن يكون هذا هو الحال أبدا ، بغض النظر عن مدى صعوبة عمل مؤسستك لتجنب مثل هذه المشاكل.

من الأفضل إنفاق جهود الموارد البشرية الخاصة بك على ضمان حصول الموظفين الذين يواجهون مشكلات على معاملة عادلة في حل شكاواهم.

سيسمح لك قسم الموارد البشرية الذي يعمل بشكل صحيح بتحديد ومعالجة أسباب شكاوى الموظفين قبل أن تتطور إلى مشاكل أعمق وأطول أمدا وأكثر تكلفة في نهاية المطاف.

استنتاج

لقد وصلنا إلى نهاية هذه المقالة حول معالجة المضايقات والمخاوف التي يمكن أن تمنع الموظفين من الاستفادة من إمكاناتهم الكاملة في القيام بما يفعلونه بشكل أفضل.

بصفتك مديرا للموارد البشرية ، يجب أن تستثمر الوقت والموارد لإدارة شكاوى الموظفين لأن النتائج ستترجم إلى إنتاجية أعلى وقدرة تنافسية شاملة في مجال عملك.

هل تعاملت مع شكاوى الموظفين في مؤسستك؟ إذا كان الأمر كذلك ، فهل تضمنت أيا من الخطوات الموضحة أعلاه؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات أدناه!