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L'onboarding di una recluta può richiedere molto tempo e frenesia. Si passa attraverso diversi cicli di colloqui, si scrutano centinaia di curriculum e, infine, si decide chi si vuole portare a bordo. Una volta concluso l'accordo verbale con il dipendente, è il momento di metterlo per iscritto.
Per completare il processo di assunzione è necessaria una lettera di offerta professionale e ben redatta. Ma prima di redigere la vostra prossima lettera d'offerta, date un'occhiata ai migliori esempi di lettera d'offerta per aiutarvi a formattarla in modo efficace.
Ecco una guida completa sulla redazione delle lettere d'offerta nella vostra organizzazione con 10 esempi di lettere d'offerta orientate ai risultati.
Che cos'è una lettera d'offerta?
Una lettera d'offerta è un documento ufficiale inviato al candidato che le Risorse Umane hanno selezionato attraverso molteplici cicli di colloqui e screening. Una lettera di offerta offre la posizione al candidato, riassume i termini e le condizioni della vostra organizzazione e fornisce dettagli approfonditi sul ruolo e sull'azienda.
Una volta accettata la lettera d'offerta, il candidato può firmarla e restituirla. Non è giuridicamente vincolante, ma fornisce una protezione legale dettagliata per entrambe le parti.
Tuttavia, nella stesura di una lettera di offerta, è necessario includere dettagli importanti per mantenere una completa trasparenza e stabilire una solida base per la costruzione di un rapporto tra datore di lavoro e dipendente.
Cosa includere in una lettera di offerta?
Una lettera di offerta riassume la posizione e i dettagli dell'azienda. Include anche dettagli specifici sul lavoro, come l'orario di lavoro, la data di inizio, lo stipendio, i benefit, ecc. È possibile riordinare gli elementi importanti descritti in una lettera di offerta, poiché non esiste un formato standard.
Ma non dimenticate di includere gli elementi elencati di seguito in una lettera d'offerta:
1. Informazioni di base
La lettera di offerta deve includere informazioni di base come il titolo della posizione, lo status di tempo pieno o parziale, la data di inizio, la data di orientamento e il turno applicabile.
Dovreste includere una frase che indichi che la vostra azienda ha la facoltà di modificare o revocare le informazioni della lettera d'offerta in futuro. Inoltre, evitate di usare frasi che indicano un futuro lavorativo indefinito, come "sicurezza del posto di lavoro", "in futuro" o "siamo un'azienda familiare".
2. Descrizione del lavoro
La lettera di offerta deve fornire dettagli sulla descrizione del lavoro, compreso lo stipendio e i periodi di paga. Fornisce approfondimenti sul ruolo e sulle responsabilità, dando al candidato un'idea di ciò che deve aspettarsi.
È inoltre necessario indicare la retribuzione del dipendente in termini di retribuzione settimanale, oraria o per periodo di paga, per eliminare l'aspettativa di ricevere un'intera retribuzione annuale se il dipendente viene licenziato a metà anno.
La lettera di offerta deve menzionare il supervisore o il manager a cui il dipendente dovrà riferire. Inoltre, deve indicare i periodi di valutazione o di sviluppo delle prestazioni per aiutarli a ottenere gli incentivi o le opportunità di promozione.
3. Benefici
Riassumete brevemente i vantaggi principali della vostra azienda per incoraggiare il candidato ad accettare la vostra offerta di lavoro. Non sommergete la lettera d'offerta con molteplici dettagli; fate in modo di essere discreti. Accennate brevemente a vantaggi interessanti, come:
- Conti di spesa flessibili
- Assistenza educativa
- Copertura assicurativa
- Piano 401(k)
- Permessi retribuiti
- Orario di lavoro flessibile
- Opzioni di lavoro da casa
Assicuratevi che il candidato comprenda i vantaggi per semplificare il processo di onboarding.
4. Congedo retribuito
Anche se l'elemento più sottovalutato in una lettera d'offerta è l'inclusione dei dettagli sulle ferie retribuite, è possibile menzionare la quantità di ferie a cui il dipendente ha diritto per aumentare la trasparenza e le possibilità di accettazione della lettera d'offerta.
Indicare il numero di permessi, compresi i permessi retribuiti o le ferie, le vacanze, la malattia e il tempo personale.
5. Condizioni di lavoro
Non dimenticate di includere le condizioni di assunzione. In questa sezione è possibile aggiungere diversi fattori, come la firma di accordi di riservatezza, i controlli dei precedenti, il rispetto della legge sull'immigrazione, il superamento di un test antidroga e la compilazione del Modulo I-9.
Evitate di includere dichiarazioni su promesse di impiego futuro, sicurezza del posto di lavoro o accordi contrattuali. I dipendenti possono attestare con una firma di non essere vincolati da accordi di non concorrenza o da patti restrittivi con i loro ex datori di lavoro.
6. Lavoro a tempo indeterminato
È necessario aggiungere una dichiarazione di libera scelta relativa al rapporto di lavoro. Tale dichiarazione vi consente di licenziare il dipendente con o senza motivo in qualsiasi momento e gli conferisce lo stesso diritto di dimettersi.
Se durante il processo di reclutamento fate delle dichiarazioni, orali o scritte, si crea un accordo di lavoro, e quindi potreste essere obbligati a rispettarlo come un contratto.
Un contratto vincola voi e il dipendente, ma una dichiarazione di libera scelta può alleggerire questo impegno. Potete consultare un professionista legale per determinare il linguaggio della dichiarazione di libera scelta.
7. Informazioni conclusive
La lettera di offerta dovrebbe concludersi con l'indicazione del punto di contatto per assistere il dipendente nella risoluzione di eventuali domande e dubbi.
È possibile includere sentimenti che esprimano l'entusiasmo dell'organizzazione per l'ingresso del dipendente a bordo. Si possono anche includere alcune righe sulla visione e sulla cultura dell'azienda.
Concludete la lettera di offerta con una riga per la firma e la data del dipendente. Non dimenticate di aggiungere una frase che specifichi che la lettera d'offerta è solo a scopo informativo e non è un contratto vincolante.
8. Revisione legale
Come per qualsiasi documento presentato ai dipendenti, il team legale deve rivedere il modello di lettera di offerta prima dell'implementazione.
Ma durante la stesura di più lettere d'offerta, potreste tralasciare alcuni dettagli. È quindi importante disporre di modelli di lettera di offerta di lavoro dedicati, con scopi diversi.
10 modelli di lettera di offerta di lavoro per le risorse umane
Potete utilizzare diversi modelli in base alle vostre esigenze. Ma abbiamo selezionato le 10 lettere di offerta di lavoro più importanti per completare il processo di assunzione.
1. Lettera di offerta di lavoro condizionata
Una lettera di offerta di lavoro condizionata è diversa dalla lettera di offerta di lavoro standard. Anche se non sono soddisfatti tutti i requisiti standard per l'assunzione, potete fare un'offerta di lavoro condizionata al candidato.
Ecco un modello di lettera di offerta di lavoro condizionata a cui potete ispirarvi:
Congratulations on securing the next stage of the hiring process. <company name> is delighted to offer you <job position], starting <scheduled start date>. You will be reporting to <supervisor name>.
This position is < full-time, part-time or other> and pay starts at <salary> per <hour, week>, to be paid <time frame for pay period>. The compensation package, subject to plan and policy changes, also includes:
<benefits>
We would like to extend you an offer of employment. Your initial employment will include a probationary period of <30, 60, 90, etc.> days, during which you will be directly supervised by <title, name of supervisor>.
This offer is conditional on the completion of:
- Successfully passing a job skills test
- Passing drug screening and background check
- Obtaining level ___ security clearance
- Obtaining ___ licensure and ___ certification
- Providing proof of eligibility to work in the <country>
- Employment history verification and satisfactory reference checks
- Confirmation of education credentials
- Passing a physical exam
This offer letter does not guarantee employment. The offer can be withdrawn at any given time, and the selection process can be stopped for any reason with written notification.
If you don’t return the employment eligibility documentation for the I-9 form within three business days at the company, your employment will be terminated in line with the Immigration Reform and Control Act.
As a conditional employee, your job duties are:
[List job duties]
Once you accept the offer, your orientation with the HR team will begin. Please accept our job offer and return a signed copy to me at [insert email address] by [insert deadline].
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for employee>
2. Lettera di offerta di lavoro incondizionata
A differenza di un'offerta di lavoro condizionata, un'offerta di lavoro incondizionata significa che il candidato non ha condizioni da soddisfare e il lavoro è garantito.
Ecco un modello di lettera di offerta di lavoro incondizionata:
Congratulations. <company name> is delighted to offer you <job position], starting <scheduled start date>
We believe you are the right match for the <full or part-time> <title> position. You will be expected to have <duties and responsibilities> in this position.
You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>.
Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>.
Your benefits package will include:
<benefits>
Your employment with us will be at an at-will status. It means that you and the company can end the employment for whatever reason.
Please sign and return this letter by <expiration date> if you accept this job offer.
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Best,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for employee>
3. Modello di offerta di lavoro da part-time a full-time
Prima di inviare un'offerta di lavoro da part-time a full-time, chiedete ai dipendenti se desiderano accettare la posizione. Poi, inviate loro un'offerta di lavoro.
Ecco il modello di offerta di lavoro da part-time a full-time:
We are delighted to announce that we want your employment status extended from part-time to full-time from <date>.
Once you accept our offer, please find the terms and conditions of the employment contract below:
- You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>
- Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>
- Bonus: <mention any bonus. If applicable>
- As a full-time employee, you can avail benefits that [company name] offers. These benefits include
<benefits>
Please accept and sign this full-time offer letter and email it before [date].
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
[Your Name]
Signatures:
___________________________________________________
Company Representative (Sign)
___________________________________________________
Company Representative (Print)
___________________________________________________
Date
4. Modello di lettera di offerta di stage
L'inserimento di stagisti per la gestione di diverse mansioni aiuta a snellire le operazioni di lavoro e a far sì che le persone imparino e si sviluppino all'inizio della loro carriera.
Ecco un modello di lettera di offerta di stage:
We are glad to offer you an internship at <company name> in the <department name> at our <location> office.
Your internship shall start on <date> and end on <date>. The terms and conditions of your internship are:
- Your project and responsibilities during the internship period will be determined by the supervisor assigned.
- You are eligible for a stipend of <amount> during the internship, which shall be paid upon completing the assigned tasks.
- Your timings will be from <date and time>. Please ensure you bring <required document> with you on your first day to finalize your profile.
- You will sign a confidentiality agreement with us before you commence your internship.
- The internship is not an offer of employment with [company name].
Please confirm your acceptance by [Date], failing which, we have the right to cancel your internship offer.
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for the intern>
5. Modello di lettera di offerta di transazione
Quando ricevete una richiesta di dimissioni di un dipendente, verificate se le quote sono state saldate. Ecco un modello di lettera di offerta di liquidazione che potete utilizzare per un accordo finale con il dipendente:
Following the terms and circumstances of your employment letter, your full and final settlement has been made following your resignation letter subsequent relief from your obligations on <relieving date>.
Please find a cheque bearing no. <cheque no.> dated <date> for <amount> drawn on <bank name> Bank for your full and final payment. The account settlement statement is also attached.
Your account with our company is closed, and the company owes you nothing.
Thank you
With regards,
<Your signature>
<Your full name and title>
6. Modello di lettera di accettazione dell'offerta di lavoro
La lettera di accettazione dell'offerta di lavoro mette in evidenza il vostro entusiasmo nell'entrare a far parte della nuova organizzazione con la posizione lavorativa offerta. Ecco un modello di lettera di accettazione dell'offerta di lavoro che potete utilizzare:
I received your job offer letter <date of the offer letter] bearing <reference number>.
Thank you for the job opportunity to work in your esteemed organization. I hereby accept the <job title> with [company name].
I also accept the offered annual CTC of <amount>, as discussed in the interviewing process and offer letter.
As mentioned in the offer letter, I shall report to work on <date>. I am very excited to start working in the new position and look forward to meeting you and the team.
I would give my 100% to add value to the team. I have mentioned my email ID and mobile number at the top for reference.
Thank you.
Yours Sincerely,
<Your signature>
<Your Name>
7. Modello di lettera di offerta di lavoro per le vendite
La lettera di offerta di lavoro per le vendite deve essere formale e conforme agli standard di base di una lettera di offerta. Ecco un modello di lettera di offerta di lavoro per le vendite:
<company name> is delighted to offer you <sales job position], starting <scheduled start date>. Once you accept our offer, please find the terms and conditions of the employment contract below:
- You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>
- Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>
- Bonus: <mention bonus.>
- As a full-time employee, you can avail benefits that [company name] offers. These benefits include
<benefits>
Please accept and sign this sales job offer letter and email it before [date].
If you accept this offer, you can start your job on <start date> or another mutually agreed upon date. Please contact me at <phone number or email address> or your sales manager <phone number or email address> to address your questions (if any).
We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for the employee>
8. Modello di lettera di offerta di lavoro a distanza
Poiché le aziende si stanno adattando alla cultura del lavoro da casa, ecco come redigere una lettera di offerta di lavoro a distanza:
Congratulations. With great pleasure, we would like to offer you the following employment offer.
Position: [job title]
Type: Remote
Start date: [date]
Salary: [ amount] per [hour, month, year, etc.]
Your remote benefits package will include:
<benefits>
Your employment with us will be at an at-will status. It means that you and the company can end the employment for whatever reason.
Please sign and return this letter by <expiration date> if you accept this remote job offer.
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
Candidate’s Signature: ______________________________
Candidate’s Printed Name: ______________________________
Date: ______________________________
9. Modello di lettera di offerta di lavoro part-time
La gestione di compiti specifici a tempo è comune nelle organizzazioni. Ma è molto importante che i dipendenti vengano assunti con professionalità per portare a termine il lavoro a tempo determinato. Ecco un modello di lettera di offerta di lavoro part-time:
[Congratulations. <company name> is delighted to offer you <job position], starting <scheduled start date>
We believe you are the right match for the part-time <title> position. You will be expected to have <duties and responsibilities> in this position.
You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>.
Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>.
As a part-time employee, you can avail of benefits that <company name] offers. These part-time benefits include:
<benefits>
Please accept and sign this full-time offer letter and email it before [date].
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for the employee>
10. Modello di lettera di rifiuto dell'offerta di lavoro
I motivi per cui non si vuole accettare l'offerta possono essere molteplici. Ecco un modello di lettera di offerta di lavoro declinata che potete inviare al datore di lavoro:
Thank you for offering me the <job title> at [company name].
Unfortunately, after deep thought, I have decided not to accept your gracious job opportunity. I am truly sorry for the inconvenience my decision may cause, and I hope it will not affect my future relationships with your company.
And I wish you continued success and hope to connect with you soon.
Kind Regards,
<Your name and signature>
Oltre a questi, possono esistere diversi tipi di lettera di offerta di lavoro, ma possono essere classificati a grandi linee in esempi di lettera di offerta condizionata e incondizionata.
Una volta salito a bordo, il nuovo assunto deve congratularsi con lui e mettere in atto le strategie desiderate per metterlo a suo agio, favorire il sentimento positivo e aumentare la sua motivazione.
One of the preferred ways to achieve this is to integrate advanced employee engagement platforms, like Empuls, into your business ecosystem.
Principali risultati
Inviare una lettera d'offerta professionale una volta completati i colloqui e lo screening è molto importante per massimizzare il tasso di accettazione.
Utilizzando i modelli sopra elencati, potrete ridurre al minimo gli sforzi per redigere una lettera d'offerta di qualità e ridurre al minimo il processo di onboarding per i vostri dipendenti.
Ma è anche importante integrare uno strumento olistico di coinvolgimento dei dipendenti per riconoscere, premiare e connettersi con i nuovi assunti.
Provate la versione demo gratuita della piattaforma di gestione dei dipendenti all-in-one per aiutare i nuovi assunti ad adattarsi rapidamente alla cultura lavorativa dell'organizzazione.
Domande frequenti
Ecco le risposte ad alcune domande frequenti per aiutarvi.
Q. Una lettera di offerta di lavoro è una prova di reddito?
La lettera di offerta di lavoro non è una prova di reddito, in quanto la busta paga del dipendente è considerata una prova ufficiale di reddito.
Q. Per quanto tempo è valida una lettera d'offerta?
La durata standard di validità di una lettera d'offerta è di due mesi. Ma le aziende possono menzionare la validità della lettera d'offerta nella bozza.
Q. Quanto tempo impiega l'Ufficio Risorse Umane per emettere una lettera di offerta di lavoro?
Per completare il processo di verifica del background e ottenere le approvazioni richieste, le risorse umane possono impiegare in media una settimana per completare una lettera di offerta. Ma l'utilizzo di modelli dedicati può accelerare il processo.
Q. Una lettera d'offerta è legalmente vincolante?
No, una lettera d'offerta non è giuridicamente vincolante, ma fornisce una tutela legale a entrambe le parti.
Q. Una lettera di adesione e una lettera di offerta sono diverse? In caso affermativo, specificare la differenza.
Una lettera di adesione è una lettera di accettazione del lavoro che un dipendente invia al datore di lavoro. Una lettera di offerta, invece, offre il lavoro al candidato.
