On this page

Daftar Isi

Surat promosi adalah cara profesional bagi pemberi kerja untuk berkomunikasi dengan karyawan mereka dan menawarkan promosi.

Mengakui kerja keras dan bakat rekan kerja, anggota tim, dan manajer senior serta menawarkan surat promosi yang dirancang dengan baik akan menumbuhkan sentimen positif dan meningkatkan motivasi karyawan.

Namun sebelum menyusun surat promosi Anda berikutnya, lihat contoh template surat promosi terkemuka untuk membantu Anda memformat surat promosi Anda secara efektif.

Menambah pemikiran tersebut, berikut ini adalah panduan komprehensif dalam menyusun surat promosi di organisasi Anda dengan 9 template contoh surat promosi yang berorientasi pada hasil.

Apa yang dimaksud dengan Surat Promosi?

Surat promosi adalah pertukaran komunikasi formal antara pemberi kerja dan karyawan yang menerima promosi atas kerja keras dan kontribusi positif mereka.

Surat promosi jabatan yang disusun dengan baik melindungi perusahaan dan karyawan dengan menjelaskan semua detail posisi baru, seperti gaji, wewenang yang terlibat, tanggal promosi, dll.

Di masa depan, jika terjadi kebingungan antara Anda dan karyawan Anda, surat promosi adalah catatan komunikasi permanen yang harus Anda rujuk.

Ada dua jenis surat yang terkait dengan promosi jabatan:

  • Surat promosi: Surat dari perusahaan yang memberitahukan karyawan bahwa mereka dipromosikan.
  • Pengumuman promosi: Surat dari perusahaan yang menawarkan kesempatan promosi kepada karyawannya.

Anda harus membedakan surat promosi dengan pengumuman promosi untuk memastikan bahwa Anda mengambil tindakan yang tepat saat mengimplementasikan upaya pengakuan karyawan.

Surat promosi jabatan digunakan untuk menyampaikan ucapan selamat kepada karyawan dan menguraikan rincian formal yang terlibat dalam promosi tersebut. Sedangkan pengumuman promosi adalah untuk menginformasikan karyawan tentang pembukaan posisi pekerjaan baru.

Tergantung pada struktur dan ukuran perusahaan Anda, surat promosi karyawan ditulis oleh manajer perekrutan atau manajer sumber daya manusia.

Terlepas dari profesional yang membuat surat promosi, penting untuk menambahkan elemen yang dipersonalisasi, terutama saat menggunakan templat contoh surat promosi.

Bagaimana Cara Menulis Surat Promosi?

Menulis surat promosi membutuhkan perhatian terhadap detail, yang dapat membantu Anda meningkatkan efektivitas komunikasi dan menghargai upaya karyawan Anda dengan lebih baik. Berikut ini beberapa tips yang perlu diingat saat menulis surat promosi:

1. Gunakan templat formal

Meskipun surat promosi tidak terlalu formal dibandingkan dengan dokumen resmi yang digunakan dalam bisnis, surat promosi tetap harus sesuai dengan tingkat formalitas tertentu.

Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan alat bantu penulisan AI yang dapat memberikan Anda beberapa contoh untuk membuat surat promosi yang sempurna. Anda dapat meminimalkan upaya menulis dari awal, yang dapat menghemat waktu dan tenaga.

Hal ini mengurangi kemungkinan kesalahan dan memastikan karyawan Anda dengan cepat menerima surat promosi mereka untuk meninjau semua detail posisi baru.

2. Mengedit dan mengoreksi surat

Meskipun Anda menggunakan template formal yang sangat mudah untuk menyusun surat promosi, input personal yang berbeda tetap diperlukan. Setelah Anda menambahkan detail tentang karyawan dan promosi, kemungkinan kesalahan dapat meningkat.

Jadi, Anda perlu mengedit dan mengoreksi surat promosi sebelum meneruskannya kepada karyawan. Baca draf surat tersebut atau minta anggota tim Anda untuk memeriksa surat promosi untuk menemukan kesalahan, seperti jumlah gaji yang tidak akurat atau jabatan yang tidak tepat, sebelum diteruskan ke karyawan yang dipromosikan.

3. Keseimbangan antara formal dan kasual

Gunakan nada yang formal namun tetap ramah saat menyusun surat promosi jabatan. Ya, Anda bisa menggunakan tanda seru saat mengakhiri kalimat untuk mengucapkan selamat kepada karyawan Anda, namun sebaiknya hindari menggunakan bahasa yang santai.

Selain itu, hindari penggunaan singkatan dan emoji gaul untuk memastikan bahwa surat promosi tidak kehilangan nilai dan keseriusannya.

Untuk mengakhirinya, Anda bisa menulis surat promosi dengan bantuan template formal dengan tetap mempertahankan nada yang formal namun bersahabat. Selain itu, periksa kembali surat promosi Anda dan pastikan Anda telah mencakup semua elemen penting dalam surat promosi karyawan.

Detail Penting yang Perlu Dicantumkan dalam Surat Promosi Karyawan

Setelah Anda membuat surat promosi, Anda harus memeriksa beberapa detail mendasar dalam setiap surat promosi kerja. Pertama, sangat penting untuk menyertakan penjelasan rinci tentang peran baru karyawan. Kedua, Anda harus menambahkan garis besar yang jelas tentang struktur pelaporan yang baru untuk menghilangkan kebingungan terkait hirarki otoritas.

Terakhir, Anda harus menyertakan ucapan selamat yang antusias atas pencapaian karyawan untuk memperkuat hubungan antara atasan dan karyawan. Mari kita bahas lebih dalam mengenai elemen-elemen penting yang disebutkan dalam surat promosi karyawan.

1. Tanggal mulai berlakunya promosi

Buatlah karyawan mengetahui kapan peran baru mereka mulai berlaku untuk menjaga transparansi sepenuhnya. Hal ini dapat membantu mereka melapor dengan segera ke departemen atau supervisor baru untuk mulai menjalankan tugas yang melekat pada peran baru tersebut.

Anda juga harus mengirimkan salinan surat promosi jabatan kepada supervisor lama dan baru jika promosi karyawan melibatkan perpindahan antar departemen. Hal ini dapat mengurangi beban supervisor sehingga mereka dapat merencanakan dan merespons dengan tepat.

Dengan menentukan tanggal, semua orang di perusahaan, termasuk SDM, akuntansi, dan master penggajian yang terpengaruh oleh promosi, akan memahami dengan jelas kapan waktu yang tepat untuk melakukan transisi. Hal ini dapat membantu mereka menghindari masalah seperti kegagalan membayar gaji yang benar untuk posisi baru, dan lain-lain.

2. Detail posisi baru

Berikut ini adalah detail penting yang harus Anda sertakan dalam surat promosi karyawan, seperti:

  • Judul posisi pekerjaan baru
    Karyawan harus mengetahui jabatan dan tempat mereka dalam struktur organisasi perusahaan. Hal ini dapat mengurangi gesekan selama promosi dan memberikan kejelasan kepada karyawan.
  • Besarangaji yang baru atau yang direvisi: Karyawan harus mengetahui jumlah pasti dari gaji baru mereka dengan menyebutkan dengan jelas jadwal pembayaran gaji mereka, seperti mingguan, dua mingguan, atau bulanan, di dalam surat kenaikan pangkat. Selain itu, sebutkan juga masa percobaan untuk tunjangan yang diperbarui, jika ada.
  • Manfaat dan tunjangan tambahan: Anda harus menyebutkan tunjangan tambahan, bonus, hari libur, opsi saham, atau fasilitas lain yang mungkin disertakan dalam jabatan baru. Selain itu, jika posisi pekerjaan baru mengharuskan karyawan berpindah lokasi kantor atau departemen, cantumkan detail tambahan dalam surat promosi karyawan.
  • Kewajiban dan tanggung jawab baru: Anda bisa menyertakan rincian mengenai tanggung jawab dan kewajiban baru dari posisi pekerjaan tersebut. Karyawan harus mengetahui ekspektasi perusahaan terhadap mereka setelah mereka menjalankan peran baru mereka.

Untuk menghindari membuat surat promosi yang terlalu panjang, buatlah garis besar tanggung jawab secara singkat yang dapat diperluas di kemudian hari dalam dokumen terpisah.

3. Struktur pelaporan peran pekerjaan

Seorang karyawan harus mengetahui siapa yang akan menjadi penyelia dan siapa yang akan memeriksa transisi ke posisi baru. Anda harus menyertakan bagian dalam surat promosi di mana struktur pelaporan posisi pekerjaan baru disebutkan.

Hal ini dapat memberikan kesempatan untuk menyoroti mengapa manajemen memilih promosi jabatan karyawan. Dengan melakukan hal ini, antusiasme dan kepercayaan diri akan meningkat untuk posisi pekerjaan yang baru.

4. Struktur gaji dari posisi pekerjaan yang baru

Menyoroti struktur gaji yang tepat dapat memastikan karyawan Anda mengetahui kenaikan dan perincian gaji mereka. Hal ini juga dapat membantu menghilangkan keraguan dan kebingungan saat gaji atau insentif diberikan kepada karyawan yang dipromosikan.

5. Detail tambahan apa pun

Saat mengirimkan surat promosi, Anda dapat menyertakan dokumen formal yang menguraikan ketentuan promosi, seperti paket tunjangan baru, dll. Setelah semua detail penting disertakan, karyawan yang dipromosikan dapat meninjau dan menandatanganinya untuk menyelesaikan prosesnya. Karyawan tersebut kemudian dapat bertransisi dari satu peran ke peran lainnya untuk membantu organisasi Anda berkembang ke tingkat yang lebih tinggi.

Namun Anda harus mengetahui waktu yang tepat untuk mengirimkan surat kenaikan jabatan karyawan agar proses kenaikan jabatan berjalan lancar.

Kapan Mengirim Surat Promosi?

Mengirim surat promosi harus terencana dan sistematis. Waktu terbaik untuk mengirimkan surat promosi adalah setelah karyawan dan manajer secara lisan menyetujui peran baru tersebut.

Anda harus menghindari mengejutkan karyawan dengan surat promosi resmi karena karyawan harus diberi waktu untuk mendiskusikan peran dan tanggung jawab baru dengan manajer mereka. Hal ini dapat membantu karyawan menentukan apakah posisi atau peran baru tersebut sesuai dengan tujuan karier mereka dan apakah mereka bersedia untuk mengambil posisi tersebut.

Setelah proses latar belakang selesai, dan karyawan siap untuk melanjutkan dengan posisi baru, Anda dapat mengirimkan surat promosi resmi kepada mereka untuk melakukan konfirmasi akhir.

Tetapi, apakah ada jenis surat promosi tertentu yang bisa Anda tulis? Tentu saja! Kami telah mempersempit 9 contoh template surat promosi.

9 Contoh Template Surat Promosi yang Dapat Dipilih

Beberapa surat promosi dapat dikirimkan kepada karyawan tergantung pada peran, detail, dan aspek lainnya. Berikut adalah 9 template surat promosi terbaik yang bisa Anda gunakan untuk bisnis Anda.

1. Contoh surat promosi formal

Surat promosi formal bersifat langsung dan memberikan informasi yang berguna. Surat ini dapat membantu karyawan mendapatkan persetujuan resmi untuk kenaikan pangkat mereka dan melanjutkan proses selanjutnya.

Berikut ini adalah contoh template surat promosi formal yang bisa Anda curi:

Dear <employee’s name>,

Congratulations on your promotion to <job title>. Your new position at the <department title/office location> will be effective <month, day, year>.

You will report to <Manager Name>, Director of <department name>. You can reach them via email at <email address> or by phone at <phone number> if you have any questions.

As discussed, your annual salary for the position will be <salary amount> paid <pay intervals, such as biweekly>. We have attached an updated contract with new employment terms, including the benefits package. Please review and send us back a signed copy.

Again, congratulations on the new position. Looking forward to your continued success at <Company Name>.

Warm regards,
<employer/manager name>

2. Contoh surat promosi kasual

Anda dapat menggunakan nada yang sedikit santai untuk mengungkapkan alasan utama mengapa karyawan tersebut dipilih untuk mendapatkan promosi jabatan. Contoh surat promosi yang bersifat kausal juga dapat menyampaikan tingkat antusiasme yang lebih tinggi dan membuat karyawan merasa dihargai dan diakui.

Berikut ini adalah contoh template surat promosi kasual:

Dear <employee’s name>,

I’m pleased to inform you that the core management has unanimously decided to promote you to the position of <job title>, effective <month, day, year>, with an annual salary of <salary amount>. You will be under the supervision of <Manager Name>, <department name>.

After monitoring and evaluating your past <X amount of months or years> performance for the past as <previous job title>, we at <Company Name> appreciate your hard work and commitment and are happy to reward you for your efforts.

We have attached the updated contract with new employment terms. You can connect with me at <email address> or phone at <phone number> if you have any questions.

We look forward to seeing you achieve great things in your new role. Congratulations!

Warm regards,
<employer/manager name>

3. Surat ucapan terima kasih atas promosi jabatan

Menulis surat ucapan terima kasih untuk promosi jabatan Anda memerlukan format tertentu yang harus diikuti. Format ini akan memastikan Anda menyertakan semua yang Anda inginkan dan membantu menjaga alur surat Anda.

Berikut ini adalah surat ucapan terima kasih untuk template promosi:

Dear <Mr./Mrs./Ms./Miss><last name>,

I wanted to thank you for my recent promotion to <new job title> and let you know how much I appreciate your support. It's such a great opportunity that I've looked forward to for some time, and I'm grateful for your confidence in my abilities.

I'm grateful for <something specific the employer did that helped you get the promotion>. You've helped me <list of ways your manager has helped you>. I look forward to <something you'll be doing in your new role> with this new position.

Thanks again for your help. I'm truly grateful for your support.

Warm regards,
<Your first name> <your last name>

4. Surat ucapan selamat atas promosi jabatan

Prestasi dan promosi yang luar biasa tidak diragukan lagi harus diakui dalam ekosistem kerja Anda.

Berikut ini adalah surat ucapan selamat untuk templat promosi:

Dear <employee’s name>,

I want to congratulate you on your magnificent accomplishment. Improvements in your work will inspire and motivate other <department name> employees to work efficiently and get promoted.

The company heavily relies on your work and team spirit qualities to assign you the promotion, and we expect the same level of determination from you as a <new role>.

It will be an opportunity to prove yourself as a <new designation>, and we hope you will coordinate with co-workers to run the work properly.

We hope you will handle your new responsibilities with great hard work and determination.

We wish you great prosperity and success and hope you achieve great heights in your career.

Wish you all the best.

Warm regards,
<employer/manager name/co-worker>

5. Surat promosi untuk manajer produk

Berada di hierarki yang lebih tinggi dalam organisasi Anda, Anda harus mengikuti nada surat promosi formal untuk manajer produk.

Berikut adalah template surat promosi untuk manajer produk:

Dear <employee’s name>,

Congratulations. As a unanimous decision taken by the management, you are selected for the position of senior product manager. Your new position will be effective <month, day, year>. As discussed, once you accept this new position, you’ll receive a <salary amount> paid <pay intervals, such as biweekly>.

This new position will put you under the direct supervision of the <product manager’s head>. Your responsibilities as a senior product manager include <employee’s new responsibilities and duties>.

We have attached an updated contract with new employment terms, including the benefits package. Please review and send us back a signed copy.

Again, congratulations on the new position. Looking forward to your continued success at <Company Name>.

Warm regards,
<employer/manager name>

6. Surat promosi untuk tim penjualan

Serupa dengan manajer produk, karyawan tim penjualan harus menerima surat promosi profesional jika mereka dipertimbangkan untuk dipromosikan.

Berikut ini adalah surat promosi untuk templat tim penjualan:

Dear <employee’s name>,

I’m happy to inform you that the core management has finalized your promotion to the job position of <sales job title>, effective <month, day, year>, with a <weekly/bi-weekly/monthly> salary of [salary amount].

You will be under the supervision of <supervisor name and job title>. Monitoring and evaluating your performance for the past two years as <employee’s previous job title> revealed a dedication, persistence, and impressive work ethic that contributed to the company’s objectives.

We shall continue to expect the same consistency and great results from you in the new role. We hope you will set an example for others in the organization.

Again, congratulations on the new position. Looking forward to your continued success at <Company Name>.

Warm regards,
<employer/manager name>

7. Format surat resmi untuk permintaan promosi jabatan

Setelah pengumuman promosi dibagikan kepada karyawan, inilah saat yang tepat untuk mengirimkan surat resmi permintaan promosi kepada atasan Anda.

Berikut adalah format surat resmi untuk templat permintaan promosi:

Dear <Mr./Mrs./Ms./Miss><last name>,

I wanted to communicate with you and talk about the open position of <desired role>.

During my <time duration> at the company, I have worked hard and learned much, including <share your learnings>. My current experience, skills, and strong contributions mean I can be an excellent candidate for <job role>.

During the last year, I also helped <something that helps you stand out>. Additionally, I also help my co-workers resolve their queries and bottlenecks.

I would request a meeting to discuss the possibility of a promotion. Thank you for your time.

Warm regards,
<Your first name> <your last name>

8. Surat lamaran promosi pekerjaan untuk manajer ritel

Menangani operasi harian toko bisa menjadi proses yang sibuk; Anda dapat menghargai dan mengakui kerja keras manajer ritel Anda dengan mempromosikan mereka.

Berikut ini adalah contoh surat lamaran promosi jabatan untuk seorang manajer ritel:

Dear <employee’s name>,

Congratulations on your promotion to <job title>. Your new position at the <department title/office location> will be effective <month, day, year>.

You will report to <Manager Name>, Director of <department name>. You can reach them via email at <email address> or by phone at <phone number> if you have any questions.

We have monitored your remarkable interpersonal skills and ability to lead. You have also excelled at building a team of motivated and hardworking associates.

As discussed, your annual salary for the position will be <salary amount> paid <pay intervals, such as biweekly>.

We hope you take our company to new heights by maintaining the same dedication and commitment toward your work.

Warm regards,
<employer/manager name>

9. Format surat kenaikan pangkat

Menyoroti kenaikan gaji bisa menjadi aspek penting yang harus Anda pertimbangkan.

Berikut ini adalah templat format surat kenaikan pangkat:

Dear <employee name>,

Congratulations!

<The company’s name> is pleased to inform you that you have been promoted from <previous job position> to <new job position> in <office location> region.

Also, your monthly remuneration has been revised to <new income>.

It shall be effective from <month, day, year>.

All the other terms and conditions remain unchanged.

We appreciate your efforts and expect you to continue to take up all new challenges with the same enthusiasm.

Warm regards,
<employer/manager name>

Selain itu, ada beberapa jenis surat promosi yang berbeda, tetapi dapat dikategorikan dalam template contoh surat promosi formal dan kasual.

But selecting deserving employees for promotion to send them quick letters can be time-consuming and hectic for the HR teams. That’s where advanced employee engagement platforms like Empuls can simplify your process

Hal-hal penting yang bisa dibawa pulang

Mempromosikan karyawan Anda dapat secara efektif meningkatkan retensi karyawan dan memastikan Anda menciptakan ekosistem kerja yang sehat. Hal ini juga mendorong karyawan lain untuk bekerja keras dan membantu organisasi mencapai tujuan bisnis yang diinginkan.

Anda dapat menggunakan template contoh surat promosi yang tercantum di atas untuk meminimalkan kerepotan Anda dalam membuat surat resmi dan menghilangkan kemungkinan kemacetan. Namun, penting juga untuk mengintegrasikan alat bantu keterlibatan karyawan secara menyeluruh untuk mengenali, memberi penghargaan, dan terhubung dengan tenaga kerja Anda. Cobalah versi demo gratis dari platform manajemen karyawan all-in-one untuk menyederhanakan upaya pengenalan karyawan Anda.

Pertanyaan Umum

Berikut ini adalah jawaban atas beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang surat promosi.

Q. Apa yang dimaksud dengan surat promosi produk?

Ini adalah pertukaran formal antara pemberi kerja dan karyawan untuk menyelesaikan perjanjian promosi lisan dan membuat catatan resmi.

Q. Apa yang dimaksud dengan surat promosi penjualan?

Surat promosi yang diberikan kepada tim penjualan untuk mengakui upaya dan komitmen mereka terhadap tujuan bisnis disebut surat promosi penjualan.

Q. Bagaimana cara menulis surat promosi kepada HR?

Anda harus menyertakan detail seperti tanggal promosi, peran pekerjaan, gaji, atasan yang melapor, dan detail penting lainnya dalam surat promosi.

Ucapan Terima Kasih untuk Ucapan Selamat Ulang Tahun
Pesan Perpisahan untuk Rekan Kerja
Ucapan Selamat Ulang Tahun untuk Rekan Kerja
Ucapan Terima Kasih untuk Atasan atas Apresiasi
Umpan Balik untuk Manajer
Ucapan Terima Kasih untuk Ucapan Selamat Ulang Tahun Kerja
Surat Pengunduran Diri karena Alasan Pribadi
Judul Penghargaan Kreatif untuk Karyawan
Pesan Apresiasi untuk Rekan Kerja

Buka Rahasia Keterlibatan Terbesar untuk Mempertahankan Karyawan Terbaik Anda.
Pelajari bagaimana